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English to follow Coordonnateur administratif(Ve) Contribution MEDLOG CANADA MEDLOG est un guichet unique pour les solutions terrestres globales. Nous nous consacrons quotidiennement tre le fournisseur de logistique et de chane d'approvisionnement le plus centr sur le client, le plus fiable et le plus ingnieux, engag fournir des solutions logistiques personnalises afin d'aider nos clients mettre leurs produits sur le march rapidement et de manire rentable. Rsum du poste Nous recherchons coordonnateur Administratif(ve) comptent(e) et proactif(ve) pour rejoindre notre quipe. Le/la candidat(e) idal(e) sera charg(e) de fournir un soutien administratif complet afin de garantir le bon fonctionnement du bureau. En tant que coordonnateur Administratif(ve), vous jouerez un rle cl dans la gestion de diverses tches administratives, notamment, mais sans s'y limiter, rpondre aux appels, accueillir les visiteurs, grer les fournitures de bureau, coordonner les runions, organiser les dplacements et aider avec les tches lies aux ressources humaines. Responsabilits principales Servir de premier point de contact pour l'organisation en rpondant aux appels entrants et en accueillant les visiteurs de manire professionnelle et courtoise. valuer rgulirement l'tat de prparation des espaces, en veillant ce que les espaces de travail, les salles de confrence et les bureaux soient srs et prts tre utiliss par les employs. Surveiller et maintenir l'inventaire des fournitures de bureau, y compris en passant des commandes et en rapprovisionnant au besoin pour garantir le bon fonctionnement des activits du bureau. Planifier et coordonner les runions, confrences et rendez-vous pour les cadres, en organisant les accommodations ncessaires et en veillant ce que les salles de runion soient prpares. valuer les besoins et prfrences de voyage pour le Directeur Gnral et les autres responsables, y compris la rservation de vols, hbergements et moyens de transport. Veiller ce que tous les plans de voyage respectent les politiques de l'entreprise et les contraintes budgtaires. Maintenir des dossiers et documents prcis et jour pour les cadres, notamment la correspondance, les rapports et les fichiers confidentiels. Assister le Responsable des Ressources Humaines dans diverses tches telles que les activits de recrutement, les vnements RH et les processus d'intgration des nouvelles recrues. Coordonner les plannings et la logistique pour les entretiens et les sessions de formation si ncessaire. Effectuer des tches de saisie de donnes de base selon les besoins, en mettant jour les bases de donnes, feuilles de calcul et autres documents avec des informations pertinentes. Qualifications et comptences Tous les employs de MEDLOG Canada sont tenus dincarner les valeurs de lentreprise et de viser des rsultats axs sur le client dans toutes leurs interactions, tant avec leurs collgues quavec les clients. Exprience avre dans un rle administratif, de prfrence dans un environnement au rythme soutenu. Excellentes comptences en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacit d'interagir efficacement avec les employs, les clients et les fournisseurs. Solides comptences organisationnelles avec une attention mticuleuse aux dtails. Matrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et d'autres applications logicielles pertinentes. Capacit grer plusieurs tches et prioriser efficacement la charge de travail pour respecter les dlais. Discrtion et capacit grer des informations confidentielles avec professionnalisme. Flexibilit et adaptabilit pour grer des priorits et des responsabilits changeantes. ________________________________________________________________________________________________________ Administrative Coordinator Contribution to MEDLOG CANADA MEDLOG is a one-stop shop for global inland solutions. We dedicate ourselves daily to be the most customer centric, reliable and resourceful logistics and supply chain provider, engaged in providing customizable logistics solutions in order to help our customers get their goods to market rapidly and, in a cost, effective manner. Position Summary We are seeking a competent and proactive Administrative Coordinator to join our team. The ideal candidate will be responsible for providing comprehensive administrative support to ensure efficient operation of the office. As an Administration Representative, you will play a key role in managing various administrative tasks, including but not limited to answering calls, greeting guests, maintaining office supplies, coordinating meetings, handling travel arrangements, and assisting with HR-related duties. Key Accountabilities Serve as the first point of contact for the organization by answering incoming calls and greeting guests in a professional and courteous manner. Regularly assess space readiness, ensuring workspaces, conference rooms, and offices are safe and employee ready. Monitor and maintain inventory of office supplies, including ordering and restocking as needed to ensure smooth office operations. Schedule and coordinate meetings, conferences, and appointments for executives, including arranging necessary accommodations and ensuring meeting rooms are prepared. Evaluate travel needs and preferences for the Managing Director and other managers, including booking flights, accommodations, and transportation arrangements. Ensure all travel plans align with company policies and budgetary guidelines. Maintain accurate and up-to-date records and documents for executives, including correspondence, reports, and confidential files. Assist the HR Manager with various tasks such as recruitment activities, HR events, and new hire onboarding processes. Coordinate schedules and logistics for interviews and training sessions as needed. Perform basic data entry tasks as required, including updating databases, spreadsheets, and other documentation with relevant information. Qualifications and Competencies All MEDLOG Canada employees are expected to exhibit the MSC Values, striving to drive customer centric results in all interactions with colleagues and customers alike. Proven experience in an administrative role, preferably in a fast-paced environment. Excellent communication and interpersonal skills with the ability to interact effectively with employees, clients, and vendors. Strong organizational skills with meticulous attention to detail. Proficiency in MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and other relevant software applications. Ability to multitask and prioritize workload effectively to meet deadlines. Discretion and ability to handle confidential information with professionalism. Flexibility and adaptability to handle changing priorities and responsibilities