Job Title

Administrative Coordinator and Receptionist Company description: At Di-Geo International Placement Agency, we are dedicated to driving industrial growth by connecting skilled general workers with manufacturing units, suppliers, warehouses, distributors, and more. Our tailored workforce solutions fuel the progress of industries, specializing in sourcing and placing reliable general workers for a variety of essential roles. Our expertise, reliability, and sustainability make us the ideal partner for companies looking for a dependable workforce. Role Description: We are seeking a motivated and organized Administrative Coordinator and Receptionist to join our team. This position is responsible for providing essential administrative support and handling the daily operations of our front desk. The ideal candidate will possess excellent communication skills, be detail-oriented, and be capable of managing multiple tasks efficiently. Key Responsibilities Manage and track candidate applications, ensuring all applicant information is recorded accurately in the system. Coordinate interview scheduling and communicate with candidates to ensure smooth recruitment processes. Send weekly payroll emails to employees, ensuring all necessary information is included and delivered on time. Work with HR and finance teams to verify payroll details as needed. Maintain an up-to-date daily attendance spreadsheet, tracking employee attendance, absences, and tardiness. Update the assiduity spreadsheet regularly, recording data on employee absences, late arrivals, and early departures. Update the performance spreadsheet on a weekly basis to track and monitor employee performance metrics. Organize and maintain employee paperwork, ensuring all documents are accurately filed and easily accessible. Ensure compliance with company policies regarding document retention and confidentiality. Provide general administrative support to the team, assisting with day-to-day office tasks. Assist team members with additional tasks and projects, offering support where necessary to meet deadlines and ensure efficient operations. Act as a liaison between different departments to ensure smooth communication and task coordination. Greet and direct visitors, ensuring a professional and welcoming office environment. Answer and manage incoming phone calls, chats, and emails while redirecting them to appropriate team members or departments as needed. Ensure efficient daily operations and address any client or administrative concerns promptly. Qualifications & Skills Minimum completion of post-secondary education. Proficient in both French and English is required (verbal and written). Proven experience as at least 1 year of experience in the Front Desk Coordinator or similar role. Excellent interpersonal and customer service skills. Positive, action-oriented attitude. Professionalism and understanding of confidentiality. Proficiency in Microsoft Office Suite ( Excel, Word, Outlook) and/or Google Workspace. Exceptional attention to detail and organizational skills. Highly motivated, adaptable, and self-driven with a leadership mindset. Job Type: Full-time Permanent Pay: 21$ per hour Benefits: On-site parking. Daily snacks, hot and cold beverages. Company events. Dynamic and supportive work environment with schedule flexibility. End-of-year evaluation and performance-based bonuses. Career development and growth opportunities. Schedule: Monday to Friday 8 hours shift from 8:30 to 16:30. How to Apply: Interested candidates are invited to submit their resume outlining their qualifications and experience. Please apply for our job posting on Indeed. Other alternatives would be to email your application to hr@digeointernational. Coordinateur Administratif et Rceptionniste Description de l''entreprise : Chez Di-Geo International Placement Agency, nous sommes ddis la croissance industrielle en connectant des travailleurs qualifis avec des units de production, des fournisseurs, des entrepts, des distributeurs, et bien plus encore. Nos solutions de main-d''uvre sur mesure alimentent le progrs des industries, spcialises dans le sourcing et le placement de travailleurs fiables pour une varit de rles essentiels. Notre expertise, notre fiabilit et notre durabilit font de nous le partenaire idal pour les entreprises la recherche d''une main-d''uvre de confiance. Description du rle : Nous recherchons un Coordinateur Administratif et Rceptionniste motiv et organis pour rejoindre notre quipe. Ce poste est responsable de fournir un soutien administratif essentiel et de grer les oprations quotidiennes de notre accueil. Le candidat idal possdera d''excellentes comptences en communication, sera orient vers les dtails et sera capable de grer plusieurs tches de manire efficace. Responsabilits principales : Grer et suivre les candidatures des candidats, en veillant ce que toutes les informations des candidats soient enregistres avec prcision dans le systme. Coordonner la planification des entretiens et communiquer avec les candidats pour assurer un processus de recrutement fluide. Envoyer les courriels de paie hebdomadaires aux employs, en veillant ce que toutes les informations ncessaires soient incluses et envoyes dans les dlais. Travailler avec les quipes RH et financires pour vrifier les dtails de la paie si ncessaire. Maintenir une feuille de prsence quotidienne jour, en suivant les prsences des employs, les absences et les retards. Mettre jour rgulirement la feuille d''assiduit, en enregistrant les absences, les retards et les dparts anticips des employs. Mettre jour la feuille de performance chaque semaine pour suivre et surveiller les indicateurs de performance des employs. Organiser et maintenir la documentation des employs, en veillant ce que tous les documents soient correctement classs et facilement accessibles. Veiller au respect des politiques de l''entreprise concernant la rtention des documents et la confidentialit. Fournir un soutien administratif gnral l''quipe, en aidant avec les tches quotidiennes au bureau. Aider les membres de l''quipe avec des tches et projets supplmentaires, en offrant un soutien lorsque ncessaire pour respecter les dlais et assurer des oprations efficaces. Agir en tant qu''intermdiaire entre les diffrents dpartements pour garantir une communication fluide et une coordination des tches. Accueillir et orienter les visiteurs, en veillant maintenir un environnement de bureau professionnel et accueillant. Rpondre et grer les appels tlphoniques entrants, les discussions et les courriels tout en les redirigeant vers les membres d''quipe ou dpartements appropris, si ncessaire. Assurer le bon fonctionnement des oprations quotidiennes et traiter rapidement toute proccupation administrative ou client. Qualifications et comptences : Diplme de niveau postsecondaire minimum. Matrise du franais et de l''anglais (oral et crit) est requise. Exprience avre d''au moins 1 an dans un rle similaire de Coordinateur de Rception ou similaire. Excellentes comptences interpersonnelles et en service la clientle. Attitude positive et oriente vers l''action. Professionnalisme et comprhension de la confidentialit. Matrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) et/ou Google Workspace. Attention exceptionnelle aux dtails et comptences organisationnelles. Grande motivation, adaptabilit et autonomie avec un esprit de leadership. Type de poste : Temps plein, permanent Salaire : 21 $ de l''heure Avantages : Stationnement sur site. Casse-crote quotidien, boissons chaudes et froides. vnements d''entreprise. Environnement de travail dynamique et favorable avec flexibilit d''horaire. valuation de fin d''anne et primes bases sur la performance. Opportunits de dveloppement et de croissance de carrire. Horaires : Du lundi au vendredi Horaires de travail : 8 heures par jour de 8h30 16h30. Comment postuler : Les candidats intresss sont invits soumettre leur CV en dtaillant leurs qualifications et expriences. Veuillez postuler sur notre annonce sur Indeed. Une autre alternative consiste envoyer votre candidature par courriel hr@digeointernational.