Job Title

Office & HR Assistant Logix ITS Logix ITS is an innovative technology conglomerate dedicated to addressing everyday safety and parking challenges. We are driven by our passion for saving lives, preventing speeding, and simplifying parking experiences. Since our inception in 1995, we have emerged as a leading manufacturer in traffic calming, parking guidance technology, and traffic safety data software. With a global presence, our offices are strategically located in the US, Canada, Mexico, and India. At Logix ITS, our commitment to enhancing well-being extends not only to millions of drivers worldwide but also to our valued employees. We empower our team members to invest in their personal growth, knowledge, and skills. We are looking for a reliable and detail-oriented Office & HR Assistant to support both administrative office functions and human resources activities. This role will involve assisting with executive support, office management, recruitment, onboarding, health and safety initiatives, and internal communications. The ideal candidate thrives in a fast-paced environment, is highly organized, and excels at multitasking while maintaining confidentiality and professionalism. Key Responsibilities: Office Executive and Manager Support: Coordinate travel arrangements for executive team and assist in expense report submission. Assist executive team and managers with setting up team meetings and off/on-site events. Assist with various tasks and ad hoc assignments as needed. Office Administration: Greet guests at front door in a welcoming professional manner. Answer general phone line. Assist in organization, cleanliness & safety of office space, and coordinate moves, purchases and deliveries of office supplies and equipment. Manage office supplies & snacks. Coordinate office lunches or events as needed. Organize office operations and procedures such as information management, filing systems, requisition of supplies, and other clerical services. Finance document scanning. Postal duties, including handling in-office incoming and outgoing mail/packages, and mailing of product warranty documentation. Data entry, database clean-up & special projects for Human Resources and/or Finance. Oversee the handling and replenishment of petty cash in accordance with company procedures. Run general office errands as needed. HR Recruiting: Assist HR with preliminary recruitment tasks. Onboarding: Assist with onboarding by preparing welcome packages, setting up workstations, and other onboarding tasks as needed. Health & Safety Committee: Manage the Health & Safety Committee: coordinate inspections, training, update policies/procedures, report incidents, promote workplace safety and compliance, and other tasks as needed. Coordinate and run regular health and safety meetings. Manage fire/escape planning and drills. Newsletter: Manage all aspects of the company newsletter, including meetings, content coordination, and editing. Miscellaneous HR Tasks: Assist HR with maintaining and updating employee records. Assist HR with employee morale initiatives. Assist other departments with data auditing and editing as needed. Maintain strict confidentiality of employee information. Create/update company policies, procedures, and organizational charts as needed. Provide support to company committees by assisting with various tasks as needed. Qualifications: 1+ years of admin/HR experience Post-secondary education in Human Resources, Business Administration, or a related field Bilingual in French and English, both written and spoken English communication skills are essential for this role as it involves frequent written and verbal interactions with the executive team & employees in both Canada & the United States, and as well as preparing documentation and reports in English. Friendly, engaging and active listener Proven ability to juggle multiple priorities Professional behavior Excellent attention to detail, organization, effective time management, and team collaboration skills Dependable, self-directed, and able to complete projects with limited supervision Logix ITS is an equal opportunity employer, committed to fostering a dynamic and inclusive work environment for all employees. Assistant(e) du Bureau et RH Logix ITS est un groupe dentreprises qui cre des technologies innovantes et des solutions pour aider rsoudre les dfis quotidiens lis la scurit et au stationnement. Nous sommes passionns par la prvention de la vitesse excessive, la sauvegarde des vies et la simplification de l''''exprience de stationnement. Depuis 1995, nous sommes devenus un fabricant de premier plan en matire de ralentissement du trafic, de technologie de guidage au stationnement et de logiciels de donnes sur la scurit routire. Nous avons des bureaux au Canada, aux tats-Unis, au Mexique et en Inde. Chez Logix ITS, nous contribuons amliorer le bien-tre de millions de personnes qui circulent sur les routes et se garent dans les parkings du monde entier. Notre passion pour l''''amlioration du bien-tre s''''tend naturellement la vie de chacun de nos employs, car nous les aidons investir en eux-mmes, dans leurs connaissances et dans leurs comptences. Nous sommes la recherche dun(e) Assistant(e) de Bureau et RH fiable et ax(e) sur les dtails pour soutenir la fois les fonctions administratives du bureau et les activits des ressources humaines. Ce rle comprend le soutien aux cadres, la gestion du bureau, le recrutement, lintgration des nouveaux employs, les initiatives en sant et scurit, ainsi que les communications internes. Le ou la candidat(e) idal(e) spanouit dans un environnement dynamique, fait preuve dune grande organisation et excelle dans la gestion de multiples tches tout en maintenant la confidentialit et le professionnalisme. Responsabilits Principales: Bureau Soutien aux Cadres et aux Gestionnaires: Coordonner les arrangements de voyage de lquipe de direction et aider la soumission des rapports de dpenses. Aider les cadres et les gestionnaires organiser des runions dquipe et des vnements internes/externes. Appuyer diverses tches et mandats ponctuels selon les besoins. Administration du Bureau: Accueillir les visiteurs de manire professionnelle et chaleureuse. Rpondre la ligne tlphonique gnrale. Participer lorganisation, la propret et la scurit du bureau, coordonner les dmnagements, les achats et les livraisons de fournitures et dquipement. Grer les fournitures et les collations de bureau. Coordonner les repas ou vnements au bureau, au besoin. Organiser les oprations et les procdures du bureau, notamment la gestion de linformation, les systmes de classement, les demandes de fournitures et les autres services administratifs. Numriser des documents financiers. Effectuer les tches postales, y compris le traitement du courrier/colis entrant et sortant, ainsi que lenvoi de documents de garantie de produits. Saisir des donnes, nettoyer les bases de donnes et participer des projets spciaux pour les RH et/ou les finances. Superviser la gestion et le rapprovisionnement de la petite caisse, conformment aux procdures de lentreprise. Effectuer des courses gnrales au besoin. Ressources Humaines Recrutement: Appuyer les RH dans les tches prliminaires de recrutement. Intgration: Aider lintgration des nouveaux employs en prparant les trousses de bienvenue, en installant les postes de travail et en effectuant d''''autres tches connexes. Comit de Sant et Scurit: Grer le comit de sant et scurit: coordonner les inspections, les formations, mettre jour les politiques et procdures, signaler les incidents, promouvoir la scurit et la conformit au travail, et effectuer dautres tches connexes. Coordonner et animer les runions rgulires de sant et scurit. Grer les plans et exercices dvacuation. Bulletin Mensuelle: Grer tous les aspects du bulletin interne de lentreprise, y compris les runions, la coordination du contenu et la rvision. Tches RH Diverses: Aider les RH maintenir et mettre jour les dossiers des employs. Appuyer les initiatives visant renforcer le moral des employs. Aider les autres dpartements vrifier et corriger les donnes, au besoin. Maintenir une stricte confidentialit des renseignements sur les employs. Crer ou mettre jour les politiques, procdures et organigrammes de lentreprise, selon les besoins. Appuyer les comits internes de lentreprise dans diverses tches. Qualifications: Minimum 1 an dexprience en administration/RH tudes postsecondaires en ressources humaines, administration des affaires ou domaine connexe Bilingue franais et anglais, loral comme lcrit La matrise de langlais est essentielle pour ce poste, car il implique des interactions frquentes orales et crites avec lquipe de direction et les employs au Canada et aux tats-Unis, ainsi que la prparation de documents et rapports en anglais. Attitude amicale, dynamique et lcoute Capacit dmontre grer plusieurs priorits Comportement professionnel Excellente attention aux dtails, sens de lorganisation, gestion efficace du temps et aptitude travailler en quipe Fiable, autonome et capable de mener des projets terme avec une supervision minimale Logix ITS souscrit au principe dgalit daccs lemploi et sengage offrir un environnement de travail dynamique et inclusif tous ses employs.