Job Title

As Food Safety Coordinator, you will be responsible for:Screen and assess new suppliers selected by the Commercial and Procurement teamsComplete supplier pre-qualification questionnaires, verifying manufacturing site details, supply chain data, and product compliance with import regulations (e.g., microbiology, pesticides, heavy metals)Request and collect a comprehensive range of food safety and technical documents from global suppliers in accordance with internal SOPsReview and approve documentation to ensure alignment with food safety standards and the accuracy of supplier food safety systemsProactively follow up with suppliers throughout the onboarding process to ensure timely completionCollaborate with FSQA Food Safety Coordinators to confirm that supplier documentation meets customer food safety requirements before submission to clients in the U.S. and CanadaUpload supplier food safety documentation to customer portals as requiredMaintain accurate and up-to-date electronic records in internal databasesEnsure well-organized document management and record keepingFacilitate clear and effective communication between ArdoVLM and its suppliersPerform additional administrative or support tasks as neededRequired SkillsStrong multitasking and prioritization abilities under tight deadlinesAnalytical mindset with keen attention to detailHighly organized and dependable, with a strong sense of ownershipProactive and solution-oriented, able to resolve issues independentlyClear communicatorable to simplify complex topics and collaborate across departmentsSkilled in Microsoft Teams, including meetings with international suppliersExcellent English communication skills (written and oral); Spanish is a valuable assetPatient, observant, and conscientious in day-to-day responsibilitiesThe ability to communicate in French is preferred and considered an asset. Furthermore, given the nature of this position and the fact that most of our customers, partners and activities are based outside Quebec, mainly in the United States, fluency in English is also required to fulfill the responsibilities of the position, which include regular communications with external stakeholders and management of documentation and materials in English.Education & Work ExperienceEducational background in food safety or quality, with relevant training in microbiology5 years of experience in the food industryTechnical SkillsProficient in Microsoft Word, Excel, Outlook, SharePoint, Teams, and Adobe AcrobatExperience with SAP Business One (SAPB1) is an assetBenefitsPart of the annual discretionary bonus planHealth/Dental insurance coverage (100% of premiums paid by the company) after 3 months of employmentTelus Virtual Health Care (Telemedicine) after 3 months of employment3 weeks paid vacation per year5 personal/sick days per year2 days per week Work from Home, 3 days in the office (expected in office full time to train for first 8-10 weeks)50% subsidized gym membership to Fit Form down the street from the officeFlex Friday working hours (end to day 1 pm during summer, 3 pm all other months)Casual-professional work environmentWeekly fresh fruit program in the officeBrand new beautiful head officeFree onsite parking with free electric charging stationsOutdoor patio for lunches and eventsCompany-paid team-building outingsAbout the employerFounded in 2001 as an international food trading company, ArdoVLM is now a recognized leader in global food supply chain integrity management. Building on an import-export business model with strategic investments in food safety auditing; farming and food processing, ArdoVLMs commitments to brand protection are the foundation upon which we guarantee the quality of the competitively priced foodstuffs that we bring to market. Service, quality and integrity day in and day out, year after year.Only candidates that are considered for the position will be contacted.______________________________________________________________________________En tant que Coordinateur de la Scurit Alimentaire, vous seriez charg de:Examiner et valuer les nouveaux fournisseurs slectionns par les quipes commerciales et d'approvisionnement.Remplir les questionnaires de prqualification des fournisseurs, en vrifiant les dtails du site de fabrication, les donnes de la chane d'approvisionnement et la conformit des produits avec les rglementations d'importation (par exemple, microbiologie, pesticides, mtaux lourds).Demander et collecter une gamme complte de documents techniques et de scurit alimentaire auprs des fournisseurs mondiaux, conformment aux procdures oprationnelles normalises internesExaminer et approuver la documentation pour s'assurer qu'elle est conforme aux normes de scurit alimentaire et que les systmes de scurit alimentaire des fournisseurs sont exacts.Assurer un suivi proactif auprs des fournisseurs tout au long du processus d'intgration afin de veiller ce que les documents soient complts dans les dlais impartis.Collaborer avec les coordinateurs de la scurit alimentaire de l'AQSA pour confirmer que la documentation des fournisseurs rpond aux exigences du client en matire de scurit alimentaire avant de la soumettre aux clients aux tats-Unis et au Canada.Tlcharger la documentation relative la scurit alimentaire des fournisseurs sur les portails des clients, le cas chant.Maintenir des enregistrements lectroniques prcis et jour dans les bases de donnes internes.Veiller la bonne organisation de la gestion des documents et de la tenue des dossiersFaciliter une communication claire et efficace entre ArdoVLM et ses fournisseursEffectuer d'autres tches administratives ou de soutien selon les besoins.Comptences requisesSolides capacits grer plusieurs tches la fois et tablir des priorits dans des dlais serrsEsprit analytique et souci du dtailTrs bien organis et fiable, avec un fort sentiment d'appartenanceProactif et orient vers les solutions, capable de rsoudre les problmes de manire indpendanteCapacit communiquer clairement, simplifier des sujets complexes et collaborer avec d'autres services.Matrise de Microsoft Teams, y compris pour les runions avec des fournisseurs internationauxExcellentes comptences en anglais (crites et orales) ; l'espagnol est un atout prcieux.Patient, observateur et consciencieux dans l'exercice de ses responsabilits quotidiennes.La capacit de communiquer en franais est privilgie et considre comme un atout. Par ailleurs, compte tenu de la nature de ce poste et du fait que la plupart de nos clients, partenaires et activits sont bass l'extrieur du Qubec, principalement aux tats-Unis, la matrise de l'anglais est galement requise pour s'acquitter des responsabilits du poste, qui comprennent des communications rgulires avec des intervenants externes et la gestion de la documentation et du matriel en anglais. Formation et exprience professionnelleFormation en scurit alimentaire ou en qualit, avec une formation pertinente en microbiologie5 ans d'exprience pralable dans l'industrie alimentaire.Comptences techniquesMatrise de Microsoft Word, Excel, Outlook, SharePoint, Teams et Adobe AcrobatUne exprience avec SAP Business One (SAPB1) est un atout.AvantagesParticipation au programme annuel de primes discrtionnairesAssurance maladie et dentaire (primes entirement payes par la socit) aprs trois mois demploiAccs au service Soins Virtuels TELUS Sant aprs trois mois demploiTrois semaines de congs pays par anCinq jours de cong personnel/maladie par anDeux jours de travail par semaine domicile, trois jours de travail au bureau (la personne retenue devra se rendre au bureau temps plein pendant les huit dix premires semaines des fins de formation)Abonnement subventionn 50 % la salle de sport Gym Fit Forme situe tout proche de notre bureauHoraires de travail flexibles le vendredi (fin de journe 13 heures pendant lt, 15 heures les autres mois)Une demi-journe de cong paye le jour de votre anniversaireEnvironnement de travail dcontract et professionnel propos de lemployeurFonde en 2001 en tant que socit internationale de commerce alimentaire, ArdoVLM est aujourdhui un chef de file reconnu dans la gestion de lintgrit de la chane dapprovisionnement alimentaire mondiale. Fonds sur un modle dentreprise dimport-export soutenu par des investissements stratgiques dans la vrification de la scurit alimentaire, lagriculture et la transformation des aliments, les engagements dArdoVLM en matire de protection de la marque sont la base sur laquelle nous garantissons la qualit des produits alimentaires prix comptitifs que nous mettons sur le march. Service, qualit et intgrit, jour aprs jour, anne aprs anne.Seules les personnes retenues pour le poste seront contactes