Job Title

Syntax is a leading Managed Cloud Provider for Mission Critical Enterprise Applications and has been providing comprehensive technology solutions to businesses of all sizes since 1972. Syntax has undisputed strength to implement and manage ERP deployments (Oracle, SAP) in a secure and resilient private, public or hybrid cloud. With strong technical and functional consulting services, and world-class monitoring and automation, Syntax serves some of North Americas largest corporations across a diverse range of industries. Syntax has offices worldwide, and partners with Oracle, SAP, AWS, Microsoft, IBM and other global technology leaders. About the Team: Youll join a dynamic and collaborative team focused on sourcing top-tier contractor talent for SAP-related projects. You will work closely with the team to identify, hire, and onboard highly qualified SAP professionals who support strategic business initiatives. Position Summary: We are seeking a detail-oriented and proactive Contractor Onboarding Coordinator to support our recruiters and contract managers. This pivotal role ensures a smooth, compliant, and timely onboarding experience for external SAP consultants joining our projects. You will act as a key liaison between selected contractors, internal stakeholders, and our contract management and onboarding teams. Your responsibilities will span across collecting contractor information, creating and managing system profiles, and coordinating critical onboarding steps with multiple departments. Key Responsibilities: Create and maintain all recruitment requests received in the ATS tool Coordinate with selected contractors to collect required personal information for onboarding Ensure documentation compliance for all onboardings Create and maintain candidate profiles in ATS systems accurately and promptly. Collaborate with Contract Managers to support the preparation and validation of contracts. Share onboarding details to relevant internal stakeholders to enssure a smooth onboarding and great candidate experience (e.g. IT, security, finance, resourcing) Track onboarding progress and follow up on pending items with contractors and internal teams Manage the contracts extensions and off-boarding processes Act as the primary point of contact to support candidates throughout their journey with Syntax; Participate in quarterly follow up with contractors about Syntax IT & Security compliance requirements. Identify roadblocks, and improvement opportunities to ensure process efficiency and effectiveness Maintain thorough and up-to-date documentation of onboarding activities. Work closely with the Operations Lead on ensure daily operations are supported, as as on special projects from time to time Qualifications: Required: 2+ years of experience in an administrative, HR coordination, staffing, or onboarding role (ideally in a project-based or consulting environment) Strong organizational skills and attention to detail Excellent communication and follow-up skills (email and verbal) Proficiency with MS Office and collaboration tools (e.g., Outlook, Excel, Teams, SharePoint) Ability to multitask and prioritize in a fast-paced environment Team player, self confidence and proactive attitude Preferred: Experience working with contractor management, recruitment, or SAP project teams Familiarity with contracts and onboarding documentation Syntax est un fournisseur de services grs de cloud pour des applications dentreprise critiques et offre des solutions technologiques compltes aux entreprises de toutes tailles depuis 1972. Syntax dispose dune expertise inconteste pour mettre en uvre et grer des dploiements ERP (Oracle, SAP) dans un cloud priv, public ou hybride, scuris et rsilient. Grce des services de conseil techniques et fonctionnels solides, ainsi qu une surveillance et une automatisation de classe mondiale, Syntax dessert certaines des plus grandes entreprises dAmrique du Nord dans divers secteurs. Syntax possde des bureaux travers le monde et collabore avec Oracle, SAP, AWS, Microsoft, IBM et dautres leaders mondiaux de la technologie. Propos de lquipe Vous rejoindrez une quipe dynamique et collaborative, qui se concentre sur la recherche de talents contractuels de premier ordre pour les projets lis SAP . Vous travaillerez en troite collaboration avec lquipe pour identifier, recruter et intgrer des professionnels SAP hautement qualifis, soutenant des initiatives stratgiques dentreprise. Rsum du Poste Nous recherchons un Coordinateur de lIntgration des Contractuels orient vers les dtails et proactif pour soutenir nos recruteurs et gestionnaires de contrats. Ce rle essentiel garantit une exprience dintgration fluide, conforme et rapide pour les consultants externes SAP rejoignant nos projets. Vous jouerez un rle cl de liaison entre les contractuels slectionns, les parties prenantes internes, ainsi que nos quipes de gestion des contrats et dintgration. Vos responsabilits incluront la collecte des informations des contractuels, la cration et la gestion des profils dans les systmes, et la coordination des tapes critiques dintgration avec plusieurs dpartements. Responsabilits Cls Crer et maintenir toutes les demandes de recrutement reues dans loutil ATS. Coordonner avec les contractuels slectionns pour collecter les informations personnelles requises pour lintgration. Veiller la conformit des documents pour toutes les intgrations. Crer et maintenir des profils de candidats dans les systmes ATS, avec prcision et rapidit. Collaborer avec les gestionnaires de contrats pour soutenir la prparation et la validation des contrats. Partager les dtails dintgration avec les parties prenantes internes pertinentes afin dassurer une intgration fluide et une excellente exprience pour les candidats (p. ex. : IT, scurit, finance, gestion des ressources). Suivre le progrs de lintgration et effectuer un suivi des lments en suspens avec les contractuels et les quipes internes. Grer les extensions et les processus de fin de contrat. Agir en tant que point de contact principal pour soutenir les candidats tout au long de leur parcours chez Syntax. Participer des suivis trimestriels avec les contractuels concernant les exigences de conformit IT et scurit de Syntax. Identifier les obstacles et les opportunits damlioration pour garantir lefficacit et lefficience du processus. Maintenir une documentation complte et jour des activits dintgration. Travailler en troite collaboration avec le responsable des oprations pour garantir le soutien des oprations quotidiennes, ainsi que sur des projets spciaux de temps autre. Qualifications Obligatoires : 2+ ans dexprience dans un rle administratif, de coordination RH, de gestion des ressources ou dintgration (idalement dans un environnement bas sur des projets ou de conseil). Solides comptences organisationnelles et souci du dtail. Excellentes comptences en communication et suivi (crit et verbal). Matrise des outils MS Office et de collaboration (p. ex. : Outlook, Excel, Teams, SharePoint). Capacit grer plusieurs tches et tablir des priorits dans un environnement rapide. Esprit dquipe, confiance en soi et attitude proactive. Prfres : Exprience dans la gestion des contractuels, le recrutement ou les quipes de projets SAP. Familiarit avec les contrats et la documentation dintgration.