Job Title

**Travailler au Cgep de Lvis** **Cest partager son quotidien avec plus de 3000 tudiantes et tudiants** et travailler dans un milieu de vie stimulant, o lon valorise le respect et lentraide. **Cest vivre une exprience professionnelle motivante,** qui amne raliser ses propres objectifs et obtenir la reconnaissance de ses aptitudes et de ses comptences. **Cest faire partie dune quipe dynamique comptant quelque 600 personnes,** qui ont cur la sant et le bien-tre au travail. **IDENTIFICATION DU POSTE** **Titre d''emploi :** Technicien(ne) en administration **Numro de rfrence :** 1901 **Direction :** Direction des tudes **DTAILS DU POSTE** **Catgorie demploi :** Soutien administratif **Nom du suprieur immdiat :** Madame Isabelle Tremblay **Lieu de travail :** Cgep de Lvis : 205 route Mgr-Bourget, Lvis, Qc. **Statut de l''emploi :** Rgulier temps complet **Horaire de travail :** Lundi au vendredi (35 h/sem.) Entre 8h et 17h (pourrait avoir tre disponible en dehors des heures normales occasionnellement (ex. 2 mardis par mois)) **chelle salariale :** Min : 27,07 $ Max : 36.14 $ **Entre en fonction** **prvue :** 4aot 2025 **AFFICHAGE** Dbut d''affichage : 2025-05-28 Fin d''affichage : 2025-06-10, 23 h 59 *Le Cgep de Lvis est un milieu stimulant compos dune quipe dynamique et engage qui a cur la russite des tudiantes et des tudiants. Le Cgep de Lvis est un milieu denseignement dimension humaine qui offre une carte de programmes dtudes varie permettant de rejoindre divers champs dintrt. Le cgep se distingue par ses crneaux dexpertise tels que les sciences, le gnie, larchitecture, linformatique, la gestion, les techniques du domaine de la sant pour ne nommer que ceux-l. Dot despaces pdagogiques inspirants, il permet un enseignement dune grande qualit.* **RAISON DTRE DU POSTE** Sous la responsabilit de la Directrice des tudes, la personne titulaire de ce poste accomplit diverses tches complexes. Elle assiste la directrice dans plusieurs dossiers, principalement pour tout ce qui concerne les instances officielles (Commission des tudes, assemble(s) et comits). Une partie importante du travail consiste en la rdaction de procs-verbaux, de mme que la planification et lorganisation des instances. Enfin, elle assure la gestion documentaire de la direction ainsi que le respect du caractre confidentiel et stratgique de linformation quelle manipule. **NATURE DU TRAVAIL** Le rle principal et habituel de la personne de cette classe demploi consiste effectuer divers travaux techniques caractre administratif. Elle assiste le personnel de soutien et les usagres ou usagers du service concern. En bureautique, elle coordonne le travail dune quipe ou accomplit les travaux techniques les plus complexes. **ATTRIBUTIONS CARACTRISTIQUES** Elle assure des tches administratives complexes et assure le soutien technique dans la rdaction, le traitement linguistique des textes et la prsentation des documents. Elle participe llaboration de normes, de procdures et doutils de gestion dont les spcifications lui sont fournies par du personnel-cadre ou professionnel et leur mise en application. **DESCRIPTION DTAILLE DE LA TCHE** Cette personne cl collabore avec la Direction des tudes assurer le dploiement du Plan de la russite, la mise en uvre de la Politique institutionnelle de gestion des programmes (PIGP) et de la Politique institutionnelle dvaluation des apprentissages (PIEA). Elle soutient la direction dans le dploiement de diffrents mcanismes lis ces composantes. Elle peut tre appele : * Coordonner les runions de divers comits, dont la Commission des tudes, lassemble des coordinations de dpartement, lassemble des coordinations de comit de programme, le comit de la russite ou toute autre instance pertinente. La coordination comprend la convocation des personnes participantes, la prparation de la documentation ncessaire, la rdaction du compte rendu ou du procs-verbal des runions et le suivi des suites donner; * Produire les avis dinscriptions et projets de rsolutions prsenter aux autres instances (Comit excutif, Conseil dadministration) en lien avec les oprations de la Direction; * Assurer le suivi des dossiers aprs leur approbation au conseil dadministration (traitement des rsolutions reues : ex. grilles de programme, politiques, calendrier, etc.); * Effectuer lensemble des travaux administratifs et de secrtariat tels que rapports annuels, plans et bilans de travail de la direction, politiques, programmes, procdures, directives et notes de service; * Agir titre de rpondante de la Direction en matire de gestion des documents et effectuer les oprations qui en dcoulent; * Assurer le classement et tenir jour lensemble des dossiers de la direction, incluant les ententes DEP/DEC et DEC/BAC; * Composer des documents, concevoir et rdiger des notes de service ainsi que la correspondance courante de la direction, analyser et rsumer par crit ou verbalement des documents; * Rechercher et recueillir des renseignements inclure dans la correspondance ou dans des rapports divers; * Assurer la mise jour des Politiques, Rglements et autres documents de la Direction sur lintranet, le site WEB du Cgep ainsi quauprs des ministres; * Recevoir, distribuer, acheminer et assurer le suivi du courrier postal et lectronique; * Grer lagenda de la directrice; * Tenir jour les chanciers; * Compiler des documents, des statistiques et des donnes, en vue de dresser une synthse, des tableaux et des graphiques, en lien avec les besoins de la Direction; * Collaborer lorganisation dactivits comme les journes pdagogiques; * Accueillir la clientle, lorienter et assurer le suivi des diffrentes demandes adresses par le personnel du Cgep, donner des renseignements dordre gnral et les diriger au besoin; * Prparer et assurer le suivi des communications lies diffrents dossiers : pdagogiques, institutionnels, au sein du rseau collgial ou fdratif. * Soutenir, au besoin, lquipe pour la production de documents en lien avec la gestion des programmes; * Coordonner les achats de matriel, prparer les demandes de paiement, assurer le suivi des dpenses au budget de la direction en fonction des pratiques tablies; * Assurer le suivi de demandes de remboursement dont celles en lien avec les certifications de crdits spcifiques o le cgep agit comme fiduciaire; * Au besoin, accomplir toute autre tche connexe. **QUALIFICATIONS REQUISES** Scolarit et exprience : Dtenir un diplme dtudes collgiales (DEC) en bureautique avec champ de spcialisation appropri ou un diplme ou une attestation dtudes dont lquivalence est reconnue par lautorit comptente. Connaissances pratiques : * Connatre la disposition des textes. * Connatre les mthodes et les usages propres la tenue dun secrtariat. **CONDITIONS EXIGES PAR LE CGEP** * Une excellente matrise la langue franaise parle et crite (taux lev de russite au test de franais); * Une excellente matrise du traitement de texte tel que Word; * Une capacit de synthse des propos entendus en vue den produire un compte rendu ou un procs-verbal ; * Une bonne connaissance de la suite Office : Outlook, Planner, OneDrive, TEAMS, Sharepoint et PowerPoint ainsi que des systmes informatiques de gestion du Cgep (gestion des locaux, des activits pdagogiques, approvisionnement, etc.); * Une habilet particulire concilier les priorits et les impratifs lis la Direction des tudes; * Un excellent sens de lorganisation, de la planification, de lautonomie et de la confidentialit (discrtion et diplomatie); * Un intrt et de la facilit pour lapprentissage de divers logiciels (capacit remettre en question les faons de faire pour amliorer le fonctionnement laide des outils informatiques disponibles). * Une comprhension du fonctionnement dun cgep et des instances qui la composent, un atout. **TESTS REQUIS** * Test de franais; * Test de rdaction; * Test Word. La russite de ces tests est une condition dobtention du poste. **REMARQUES** Si votre exprience professionnelle a volu depuis votre dernire visite, nous vous invitons joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l''ensemble de votre cheminement professionnel. Notez que la lettre de prsentation est obligatoire. La priorit est donne aux candidats internes. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons quavec celles retenues pour une entrevue. **Le Cgep de Lvis souscrit un programme d''accs l''galit en emploi et invite les femmes, les personnes handicapes, les membres des minorits visibles et ethniques ainsi que les autochtones prsenter leur candidature.**