Job Title

Sous la responsabilit de la direction finances, administration et immeubles, le ou la Gestionnaire de bureau assure une gestion efficiente et proactive des volets administratifs, immobiliers et contractuels de lorganisation. Il ou elle veille la bonne gestion des baux (locatifs et commerciaux), entretient les relations avec les fournisseurs, assure lintgrit des btiments et dfend les intrts de lorganisme auprs des partenaires externes. Ce rle stratgique est central pour assurer un environnement fonctionnel, scuritaire et en conformit avec les obligations lgales et contractuelles.Responsabilits principales :Gestion des baux et contratsAssurer la gestion complte des baux : logements, bureaux et ententes avec les particuliers.Veiller la conformit lgale des baux et des renouvellements.Ngocier, renouveler et suivre les contrats de services (entretien mnager, informatique, scurit, etc.).Tenir jour une base de donnes des contrats et chances.Gestion des relations avec les fournisseursAgir titre de point de contact principal pour les fournisseurs.valuer la performance des fournisseurs et recommander des ajustements au besoin.Solliciter des soumissions, analyser les offres et effectuer les suivis administratifs.Gestion immobilire et intgrit des btimentsSassurer de lentretien rgulier des btiments et du bon fonctionnement des systmes (lectricit, plomberie, ventilation, etc.).Superviser les inspections, rparations et travaux dentretien.Identifier et suivre les dficiences dans le nouveau btiment, en assurer la rsolution rapide.Mettre en place un calendrier dentretien prventif.Reprsentation et dfense des intrts de lorganisationAgir comme reprsentant de lorganisation auprs de propritaires, partenaires immobiliers, municipalits, professionnels techniques, etc.Participer aux rencontres, faire valoir les droits et intrts de lorganisme avec diplomatie et rigueur.Rdiger des comptes rendus et des rapports stratgiques la direction.Soutien lorganisation gnrale du bureauCoordonner les besoins logistiques (mobilier, matriel, accs aux espaces).Soutenir la direction dans divers suivis administratifs lis la gestion des lieux.FORMATIONFormation en administration, gestion immobilire, gestion de bureau ou domaine connexe.EXPRIENCEMinimum de 3 5 ans dexprience dans un rle similaire.Connaissance du milieu des OBNL (atout important).CONNAISSANCES LINGUISTIQUESExcellente matrise de la langue franaise et anglaise, autant loral, qu lcrit (lescommunications se font dans les deux langues, car les fournisseurs de service sont autantfrancophones quanglophones).CONNAISSANCES TECHNIQUESBonne connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office.Bonne connaissance des outils bureautiques et de gestion (ex. : Excel, logiciels de suivicontractuel).ATTITUDES ET HABILETS RECHERCHESAdhsion aux valeurs du Y des femmes de Montral : respect, non-violence, inclusion, quit,intgrit, solidarit;Habilets marques en ngociation, communication et gestion contractuelle.Capacit grer plusieurs dossiers simultanment avec autonomie et rigueuCONDITIONS DEMPLOIDure : Contrat dure indtermine Horaire : 35 heures/semaine Entre en fonction : Immdiatement Salaire : Selon lchelle salariale Conditions de travail : Horaire flexible, REER collectif avec contribution de lemployeur, rgime dassurances collectives, vacances et congs mobiles concurrentiels, accs un Programme dAide aux Employes (PAE), stationnement gratuit. Poste en prsentiel, 5 jours /semaine. COMMENT POSTULERSi ce dfi vous intresse, que vous vous reconnaissez dans le profil recherch et que vous voulez marquer lhistoire du Y des femmes, faites-nous parvenir votre CV lattention du service des ressources humaines par courriel rh@ydesfemmesmtl.org en indiquant le titre du poste dans lobjet du message.Le Y des femmes de Montral adhre aux principes dembauche inclusive et galitaire. comptences gales, les candidatures des personnes appartenant un ou plusieurs groupes discrimins seront priorises.Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons quavec celles qui seront retenues pour une entrevue.