Job Title

TFP est un rseau regroupant les principales cliniques de fertilit travers lAmrique du Nord, comprenant 12 cliniques de FIV service complet et plus de 30 tablissements au total. Nous nous engageons tre le partenaire daffaires privilgi des praticiens de la FIV et des soins prnataux, afin datteindre des rsultats cliniques de calibre mondial, une excellence oprationnelle et une exprience exceptionnelle pour les patients. TFP offre aux cliniques partenaires un soutien administratif ainsi quun environnement collaboratif et synergique sur les plans mdical-scientifique, professionnel et commercial. Relevant du gestionnaire des services financiers partags, ladministrateur(trice) des comptes fournisseurs est responsable du traitement des factures en vue de leur approbation et de leur paiement pour plusieurs cliniques partenaires du rseau TFP. Ce poste pratique, orient vers les dtails, est idal pour une personne souhaitant contribuer la simplification et lamlioration des processus. Le candidat retenu apprciera travailler au sein dune quipe collaborative et solidaire, tout en simpliquant activement pour russir dans un environnement entrepreneurial dynamique. Le poste relve de la socit TFP et soutient un portefeuille de cliniques. TFP is a network of the leading fertility practices across North America, which includes 12 full-service IVF clinics and over 30 locations across North America. We are committed to being the business partner of choice for leading IVF and prenatal care practitioners to achieve world-class clinical outcomes, operational excellence, and exceptional patient experiences. TFP provides partner clinics with back-office support and a collaborative, synergistic medical-scientific, professional, and business environment. Reporting to the Shared Services Finance Manager, the Accounts Payable Administrator is responsible for processing invoices for approval and payment for multiple Partner clinics within the TFP network. This is a very hands-on, detail oriented role and ideal for someone who wants to be part of streamlining and improving processes. The successful candidate will value being part of a supportive collaborative team, while rolling up their sleeves to achieve success within our fast-paced entrepreneurial environment. The position will be working under the TFP company supporting a portfolio of clinics. Responsabilits principales Veiller ce que toutes les factures reues soient correctement approuves, codes et traites pour paiement. Comprendre le systme de bons de commande et sassurer que les factures correspondent aux bons avant tout paiement. Matriser le processus dapprobation de tous les types de factures dans chaque clinique. Effectuer les paiements de factures via la banque en ligne et le systme Tipalti, en CAD et en USD. Surveiller les botes de rception des comptes fournisseurs afin de sassurer que toutes les factures sont reues et que les relevs sont examins. Sassurer que les factures sensibles au temps soient payes dans les dlais. Travailler avec le systme de paiement Tipalti et le logiciel comptable NetSuite afin de garantir la bonne synchronisation des donnes et lenregistrement adquat auprs des bons fournisseurs et comptes. Traiter les paiements de rmunration des mdecins chaque mois et veiller leur enregistrement avant la clture mensuelle. Aider au traitement des remboursements aux patients et lenregistrement des notes de crdit. Enregistrer les transactions par carte de crdit et rapprocher les relevs mensuels, en recueillant tous les reus. Prparer les rapprochements des relevs de fournisseurs, rpondre leurs demandes de paiement et obtenir toute facture manquante pour traitement. Communiquer et collaborer avec dautres dpartements et cliniques du rseau TFP. Prparer les provisions enregistrer mensuellement si des factures ne sont pas encore reues ou sont en attente dapprobation. Aider aux demandes daudit de fin danne lies aux comptes fournisseurs. Dvelopper une comprhension complte du processus dapprovisionnement et de comptes fournisseurs pour chaque clinique. Dvelopper une comprhension complte du rseau TFP et des fournisseurs habituels. Devenir comptent(e) dans lutilisation de NetSuite, des systmes bancaires en ligne, de Tipalti (gestion des AP) et de tout futur systme mis en place. Fournir lquipe de comptabilit des informations financires, rapports et analyses, selon les besoins. Effectuer toute autre tche assigne. Key Responsibilities Ensure all invoices received for payment are properly approved, coded, and processed for payment; Understand the purchase order system, ensuring invoices match the PO before payment occurs; Understand the approval process for all types of invoices at each clinic; Process payments of invoices through online banking and the Tipalti system in both CAD and USD currencies; Monitor Accounts Payable inboxes to ensure all invoices are received and statements are reviewed; Ensure that time sensitive invoices are paid on time; Work with payment processing (Tipalti) and accounting software (NetSuite) to ensure information syncs properly and is recorded under proper vendors and accounts; Process Physician Compensation Payments monthly ensuring all are recorded prior to month end; Assist with patient refunds and recording credit memos; Record creditcard transactions and reconcile credit card statements, obtaining all receipts monthly; Prepare reconciliations of vendor statements, responding to vendor inquiries about payment and obtaining any missing invoices for processing; Communicate and liase with other departments and clinics within the TFP network; Prepare accruals to be recorded monthly if invoices have not been received or are pending approval; Assist with year end audit requests related to Accounts Payable; Develop a full understanding of the purchasing and accounts payable process for each clinic; Develop a full understanding of the TFP network of Partner clinics and typical Vendors; Become proficient in NetSuite, online banking systems, Tipalti (AP processor) and any future systems introduced; Provide Accounting team with financial information, reports, and analysis, as required; Perform other duties as assigned. Qualifications Diplme dtudes secondaires requis. Formation postsecondaire en administration des affaires, un atout. Exprience en comptabilit ou en traitement des comptes fournisseurs requise (2 ans prfrs). Capacit grer plusieurs chances et prioriser les livrables essentiels. Excellentes aptitudes en communication crite et verbale. Esprit dquipe et curiosit professionnelle. Solides comptences en rsolution de problmes, avec un grand souci du dtail. Excellente matrise de MS Office (Excel, PowerPoint, Word, Teams). Exprience et connaissance de divers systmes comptables et ERP, notamment NetSuite, plateformes bancaires en ligne, ainsi que logiciels de traitement de paiements (Tipalti de prfrence). Exprience dans le secteur de la sant et/ou dans un environnement de services comptables centraliss, un atout. tre bilingue (franais et anglais) est un atout. Qualifications High schooldiploma is required Post secondary education in Business is an asset Accounting or Accounts Payable processing experience required (2 years preferred) Ability to multi-task with multiple deadlines and prioritize crucial deliverables Excellent written and verbal communication skills A team player who is not afraid to ask questions Strong problem-solving skills with particular attention to detail Excellent MS Office Skills (ex. Excel, PowerPoint, Word, Teams) Previous experience / knowledge with various accounting and ERP systems, specifically NetSuite, experience with banking online platforms, and experience with payment processing software (Tipalti preferred) Experience in the Healthcare industry and/or in a managed centralized accounting services environment is an asset Being bilingual (French and English) is an asset. #J-18808-Ljbffr