Apprenez-en plus sur lOrdre des infirmires et infirmiers du Qubec LOrdre des infirmires et infirmiers du Qubec (OIIQ) est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la sant au Qubec. Il est rgi par la Loi sur les infirmires et les infirmiers et par le Code des professions. LOIIQ est galement guid par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et lquit. Il compte plus de 83 000 membres et quelque 16 000 personnes dans un parcours dadmission la profession. Sa mission est dassurer la protection du public par et avec les infirmires et infirmiers, tout en veillant lamlioration de la sant des Qubcois. LOIIQ a galement pour mandat dassurer la comptence et lintgrit des infirmires et infirmiers du Qubec ainsi que de contribuer la promotion dune pratique infirmire de qualit. Faire carrire lOIIQ, cest bnficier dun environnement de travail dynamique o la diversit et linclusion sont des valeurs partages. Les dfis y sont motivants et lambiance est collaborative. Mais cest aussi profiter de nombreux avantages uniques au quotidien et long terme. Les avantages de travailler lOrdre de la flexibilit pour mieux concilier vos vies personnelle et professionnelle; de la collaboration et du partage; des avantages sociaux qui se dmarquent; des dfis de taille; du dveloppement professionnel; de la responsabilisation. Des dfis motivants Au sein de la Direction, Dveloppement et soutien professionnel, vous soutenez administrativement les activits du directeur et des gestionnaires de lquipe par lutilisation des notions de bureautique ddies, entre autres, la communication, la production et la gestion de documents, ainsi qu la logistique de rencontres et dvnements. De faon plus spcifique, vous tes responsable des activits administratives lies au secrtariat et au soutien des processus administratifs de la Direction, en troite collaboration avec la directrice. Vous assurez le traitement des communications de la suite Microsoft Office, vous : Prenez connaissance des changes et en assurez le suivi et le traitement au besoin ; Rpondez aux appels, prenez les messages, communiquez les informations relevant de votre comptence, filtrez les appels et acheminez les appels la bonne personne ; Prenez connaissance de tous les courriels, rpondez certaines demandes et acheminez les autres demandes ou messages la bonne personne ; les classez lendroit appropri et en assurez un suivi rigoureux ; Courrier rgulier: dpouillez le courrier, rpondez certaines missives relevant de votre comptence et les distribuez la bonne personne. Du directeur: prenez, dplacez et confirmez des rendez-vous, runions, confrences et audiences, assurez le suivi et le respect des chanciers des dossiers en cours ; De la Direction: tablissez les itinraires de voyages daffaires et faites les rservations de locomotion, dhbergement et de restauration. Vous assumez la logistique des activits de secrtariat et de soutien administratif de la Direction: Organisez lensemble des activits relatives aux rencontres internes/externes, y compris les rencontres pour diffrents comits (convocation, prparation de documents, envoi de documents, rservations de salles et dquipements pertinents et autres selon les besoins) ; Assistez aux runions, au besoin ; Prparez la mise en page de correspondance, documentation, prsentation ou autre ; Effectuez la correction dpreuves en vrifiant la conformit et lexactitude des documents (orthographe, syntaxe et normes de rdaction propres lOIIQ) ; la demande du directeur, collaborez lapprobation hebdomadaire des feuilles de temps de la Direction ; Compilez des donnes varies, en fonction de la Direction, les mettez jour sur demande et sortez les rapports statistiques en utilisant les logiciels appropris ; Collaborez llaboration des procdures en lien avec les activits de la Direction et assurez leur mise jour ; Participez au suivi budgtaire de la direction, la maintenance du budget des dpenses oprationnelles, au suivi des factures et leur entre dans le systme de rquisition. Collaborez la prparation des prvisions budgtaires et au suivi budgtaire ; Assurez les demandes davance de chques et dengagement de dpenses ainsi que le suivi des demandes de jetons de prsence et de remboursement des dpenses ; Procdez la classification des dossiers et de la documentation, autant lectronique que papier, en fonction du systme de gestion documentaire de la direction et veillez leur maintien ; Assurez la confidentialit des dossiers. Effectuer toute autre tche connexe. Avez-vous ce quil faut pour tre notre adjoint de direction ou adjointe de direction ? Diplme dtudes collgiales en secrtariat ou technique de bureau et un certificat universitaire pertinent lemploi. Chaque anne de scolarit manquante peut tre compense par deux annes dexprience pertinente lemploi ; Exprience pertinente dau moins cinq ans. Lexprience manquante peut tre compense par une scolarit pertinente, suprieure ce qui est exig; Excellente matrise du franais (orthographe, grammaire, syntaxe, habilets rdactionnelles); Bonne connaissance de langlais (un atout); Matrise dune mthode de prise de notes rapide; Matrise de la suite MS Office; Sens des responsabilits ; Gestion des priorits et sens organisationnel ; Capacit dadaptation ; Grande autonomie et intgrit ; Aptitudes pour les relations interpersonnelles et le travail dquipe ; Sens de linitiative ; Sens critique et souci de la qualit ; Pour dposer votre candidature Merci dutiliser le formulaire ci-dessous pour nous faire parvenir toutes vos informations de candidature. *Indique un champ obligatoire Adresse courriel * (requis) Poste convoit ou candidature spontane * (requis) Comment avez-vous entendu parler de cette offre? * (requis) Prcisez Avez-vous dj travaill lOIIQ? * (requis) Avez-vous dj postul l'OIIQ? * (requis) Quel est votre statut? Pouvez-vous lgalement travailler au Canada? * (requis) Tlchargez votre CV * (requis) ou faites glisser les fichiers ici. Tlchargez votre lettre de prsentation ou faites glisser les fichiers ici. Renseignements personnels Nous vous remercions de lintrt que vous portez lOrdre des infirmires et infirmiers du Qubec. LOIIQ assure la protection et la confidentialit des renseignements personnels qui lui sont communiqus, dans le respect des lois en vigueur. Lutilisation de ce formulaire tant non scurise, aucun renseignement personnel supplmentaire ne doit tre inclus lors de lenvoi de votre candidature. Ainsi, ne doivent apparatre dans votre CV et votre lettre de prsentation, en aucun cas : signature; numro dassurance sociale; date de naissance. Jautorise lOIIQ communiquer ma candidature et mes renseignements personnels une tierce partie, telle une firme de recrutement, pour les fins de recrutement de ce poste ou pour effectuer une vrification demploi, dantcdents ou de rfrences, le cas chant. L'OIIQ souscrit au principe de l'quit en matire d'emploi. Dans ce document, lemploi du masculin pour dsigner des personnes na dautres fins que celle dallger le texte. LOIIQ remercie les personnes qui manifestent leur intrt en posant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues la suite de l'analyse des dossiers seront contactes. #J-18808-Ljbffr
Job Title
Un adjoint ou une adjointe de direction