Job Title

Overview POSITION TYPE : Full-time permanent. LOCATION : CPAWS National Office Ottawa Ontario. Option of working one day / week from home. LANGUAGE : Bilingual English / French SALARY : $45000 - $50000 per annum based on experience POSTING DATE : September 12th 2025 START DATE : October 20th 2025 About the Organization Canadian Parks and Wilderness () is a national charitable organization with 13 chapters across Canada almost 100 staff and hundreds of volunteers who have helped to protect over half a million square kilometers of Canadas public land and water since 1963. Our conservation vision is to protect at least half of Canadas public land and water in a framework of reconciliation for the benefit of both wildlife and humans. CPAWS is based on the unceded and unsurrendered lands of the Anishinabe Algonquin Nation and works in both unceded and treaty lands of First Nations Mtis and Inuit throughout the country known as Canada. CPAWS is committed to operating in a way that upholds justice equity diversity and inclusion (JEDI). We are also working to ensure our office is an inclusive and safe place for people from diverse backgrounds. About the Role CPAWS National Office is hiring a National Administrative Assistant to join our Operations team. Reporting to the National Operations Manager the successful candidate will play a key role in supporting daily operations working closely with all departments at the CPAWS National Office the board of Trustees as well as our regional chapters. This role offers an excellent opportunity for early-career administrative professionals to gain office management experience with one of Canadas leading environmental charities. If you are an enthusiastic collaborator who is detail-oriented has administrative and strong organizational skills and is passionate about nature conservation wed love to hear from you! We value each employees creativity and innovation and offer a collegial work environment professional development opportunities and a generous benefits package. Responsibilities i. Support the National Office Operations (85%) : Managing the general phone line and email address. Filing management (physical and online). Processing and prioritization of incoming mail. Processing tax receipts mailouts. Data entry and donor profile management support. In-office volunteers coordination. Main liaison with office property management. General office maintenance (water plants turning on the dishwasher washing towels organizing areas). Inventory management of IT assets and publications stored in the office. Updates of distribution lists and directories from chapters and staff across Canada twice a year. Coordinating shipments from the National Office to staff and partners. Managing stationery and office supplies for the National Office. Coordinating travel arrangements for National Office Staff. ii. Support with logistics of Network meetings (National Board of Trustees and Chapters) (15%) : Support the coordination and meeting logistics for the Board of Trustees and its committees including Zoom management calendar invitations venue quotations rooming list coordination travel arrangements restaurant bookings and document preparation support (e.g. agendas minutes). Support the coordination of Chapters network meetings (Executive directors and staff) virtual and in-person including Zoom management calendar invitations venue quotations rooming list coordination travel arrangements restaurant bookings and document preparation support (e.g. agendas minutes). Executive assistance provided to NED : agenda management and travel arrangements. Accountability and Authority The National Administrative Assistant will work from the CPAWS National Office in Ottawa and report to the National Operations Manager. They will work closely with the other teams at our national office such as Data team while supporting CPAWS chapter staff and members of the National Board of Trustees across the country. All staff are accountable through the staff structure to the National Executive Director for the planning and delivery of programs and services for which they are responsible. The National Executive Director is responsible for staff management and development and the effectiveness of programs and services within the priorities and budgets approved by the Board. The Human Resources Policy guides the National Executive Director in the day-to-day management of the organization. All CPAWS staff will ensure they have read understand and adhere to it. Qualifications & Expectations Essential Assets Passionate about protecting nature in Canada and will have some knowledge of Canadas commitment to reconciliation with First Nations Inuit and Mtis peoples in Canada. Bilingual (English-French) Minimum one year of administrative experience. Technical skills in MS Office 365 (Excel Word and Teams) Zoom and CRMs / Databases. Exceptionally organized with excellent attention to detail and high accuracy. Customer service oriented. Proactive with the ability and willingness to adapt to changing priorities and deadlines. An inclusive collegial and collaborative work ethic with strong teamwork skills. Nice to Have Experience working or volunteering in the non-profit / charitable sector. Secondary degree or diploma in Administration Business or a related field. Application Submissionand Hiring Process CPAWS is committed to a workforce that reflects the diversity of the populations we serve. We encourage applications from all qualified individuals including applicants from all cultures racialized communities abilities diverse sexual and gender identities and others who may contribute to equitable representation and diversity of perspectives and ideas. We are committed to a selection process and work environment that is inclusive and barrier-free. Please contact us if you should require additional support at any stage of the recruitment process at To apply kindly submit your resume and cover letterthrough BambooHR by September 30th 2025. We thank all candidates for their interest in the position. Only candidates selected for an interview will be contacted. Applications will be accepted on a rolling basis. We expect to have one phone call interview and one in-person interview. Adjoint e administratif ve national e TYPE DE POSTE : Temps plein permanent. LIEU : Bureau national de la SNAP Ottawa Ontario. Possibilit dune journe de tltravail par semaine LANGUE : Bilingue - anglais / franais SALAIRE : 45000$ 50000$ dollars par anne selon lexprience. DATE DAFFICHAGE : 12 septembre 2025 DATE DENTRE EN FONCTION : 20 octobre 2025 propos de lorganisation La Socit pour la nature et les parcs du Canada est un organisme de bienfaisance national qui compte 13 sections au Canada prs de 100 employs et des centaines de bnvoles qui ont contribu protger plus dun demi-million de kilomtres carrs de terres et deau x publiques du Canada depuis 1963. Notre vision de la conservation est de protger au moins la moiti des terres et des eaux publiques du Canada dans un cadre de rconciliation au profit de la vie sauvage et des humains. La SNAP Canada est situe sur les terres non cdes de la Nation algonquine anichinabe et travaille sur les terres vises par des traits des Premires Nations des Mtis et des Inuits dans lensemble du pays connu sous le nom de Canada. La SNAP Canada sengage mener ses activits en suivant les principes de justice dquit de diversit et dinclusion (JEDI). Notre objectif est de crer un lieu inclusif pour les personnes de divers horizons. propos du rle Le bureau national de la SNAP cherche recruter un(e) adjoint(e) administratif(ve) national(e) pour rejoindre son quipe des oprations. Sous la responsabilit de la gestionnaire des oprations nationales la personne retenue jouera un rle cl dans le soutien aux oprations quotidiennes en travaillant en troite collaboration avec tous les dpartements du bureau national de la SNAP le conseil dadministration ainsi que les sections rgionales. Ce poste offre une excellente occasion aux professionnels de ladministration en dbut de carrire dacqurir de lexprience en gestion de bureau au sein de lun des principaux organismes de bienfaisance canadiens vous la protection de lenvironnement. Si vous tes une personne qui a cur la collaboration qui a le souci du dtail qui possde des comptences administratives et organisationnelles solides et qui est passionne par la conservation de la nature vous tes probablement notre perle rare! Nous valorisons la crativit et linnovation de chaque employe et offrons un environnement de travail collgial des opportunits de dveloppement professionnel et un ensemble davantages comptitifs. Responsabilits i. Soutien aux oprations du bureau national (85%) : Grer la ligne tlphonique gnrale ainsi quune adresse lectronique gnrale. Grer des dossiers (physiques et en ligne). Traitement et priorisation du courrier entrant. Prparer des reus fiscaux et dautres documents relatifs la collecte de fonds et en faire lenvoi aux donateursrices. Effectuer la saisie des donnes et la gestion du profil des donateurs dans la base de donnes. Coordination des bnvoles au bureau. Principal interlocuteur avec la gestion immobilire des bureaux. Soutenir la gestionnaire des oprations en ce qui concerne lentretien gnral du bureau et les fournitures. Gestion des stocks des quipements informatiques et des publications conservs dans les bureaux. Mettre jour la liste de distribution et les annuaires des sections et du personnel travers le Canada au moins deux fois par an. Coordonner les envois du bureau national au personnel et aux partenaires. Gestion des fournitures de bureau et de papeterie pour le bureau national. Coordonner les envois du bureau national au personnel et aux partenaires. Coordonner les prparatifs de voyage du personnel du bureau national. ii. Soutien logistique pour les runions du rseau (conseil dadministration national et sections rgionales de la SNAP Canada (15%) : Assurer la coordination et la logistique des runions du conseil dadministration et de ses comits : gestion de Zoom invitations via le calendrier devis pour les lieux de runion coordination des listes dhbergement organisation des dplacements rservations de restaurants ainsi que laide la prparation des documents : ordres du jour rdaction des procs-verbaux etc. Soutenir la coordination des runions du rseau des sections rgionales (direction et personnel) virtuelles et en personne : gestion de Zoom invitations via le calendrier devis pour les lieux de runion coordination des listes dhbergement organisation des dplacements rservations de restaurants ainsi que laide la prparation des documents : ordres du jour rdaction des procs-verbaux etc. Fournir une assistance la directrice gnrale nationale : gestion de lagenda et organisation des runions et voyages. Responsabilit et autorit Ladjoint e administratif ve national e travaillera partir du bureau national de la SNAP Canada Ottawa et relvera de la gestionnaire des oprations nationales. Le ou la titulaire du poste collaborera troitement avec les autres quipes de notre bureau national tout en soutenant le personnel des sections de la SNAP et les membres du conseil dadministration national travers le pays. Tous les membres du personnel se rapportent la direction gnrale nationale par lintermdiaire de la structure du personnel en ce qui concerne la planification et la mise en uvre des programmes et des services dont ils sont responsables. La direction gnrale nationale est responsable de la gestion et du dveloppement du personnel ainsi que de lefficacit des programmes et des services dans le cadre des priorits et des budgets approuvs par le conseil dadministration. La politique des ressources humaines guide la direction gnrale nationale dans la gestion quotidienne de lorganisation. Tous les membres du personnel de la SNAP Canada doivent sassurer de lavoir lu et compr is. Questions textes et fminisation Les sections franaises rptent le contenu en anglais; si vous publiez, vous pouvez offrir une version bilingue mais en ligne unique, en conservant les sections cls en anglais et en franais. Cette version se concentre sur les responsabilits et les qualifications sans inclure les lments superflus. #J-18808-Ljbffr