Job Title

PRINCIPALES FONCTIONS : Collaborer la prparation des runions du CA, de l''AGA, et la gestion des membres En collaboration avec la directrice, prparer les rencontres du conseil d''administration (CA). S''assurer que les membres du CA reoivent tous les documents ncessaires. S''assurer de la bonne prsentation et de la fiabilit des documents remis aux membres du CA. Participer l''organisation de l''assemble gnrale annuelle (AGA) : rservation de salle et d''quipement. Grer la liste des membres et l''envoi des documents de renouvellement ou d''adhsion. Veiller la gestion des documents et diverses tches Rdiger, modifier, saisir et corriger les lettres, les rapports, les demandes de subventions, les tiquettes, les procs-verbaux, les extraits de rsolutions et autres documents pertinents. Photocopier, distribuer, numriser et classer des documents, maintenir les dossiers jour et les diffuser aux employes concernes. Mettre jour, superviser et scuriser les bases de donnes et le systme de classement. Veiller au classement des documents et des rapports en respect du calendrier d''archivage (selon les exigences gouvernementales). Prparer et envoyer le courrier par la poste, par courriel et par tlcopieur. Assurer un suivi du courrier au comptoir postal et veiller cueillir le courrier. Commander et maintenir jour les fournitures de bureau (feuilles, stylos, etc.). Assurer l''ouverture et la mise jour des dossiers des employes (formulaire d''emploi, spcimen de chque, adresse courriel, etc.). Expliquer aux nouvelles employes les principales modalits administratives (feuilles de temps, comptes de dpenses, politique de conditions de travail, etc.). Prparer et grer les formulaires de consentement la vrification d''empchements pour les employes, les bnvoles et les membres du conseil d''administration. Assurer le suivi du registre des quipements informatiques. Faire la compilation des statistiques pour la direction et les bnvoles. Soutenir la direction et l''quipe dans les dmarches lies au bon fonctionnement administratif et logistique de l''organisme (suivi des contrats de service, coordination de rparations, recherches d''information, etc.). Tches secondaires Au besoin, rpondre aux appels, les filtrer ou les acheminer, prendre les messages et fournir les renseignements demands. Au besoin, participer aux runions de gestion hebdomadaires et aux rencontres d''quipe ou autres convoques par la direction. QUALIFICATIONS RECHERCHES : Diplme d''tudes collgiales (DEC) ou diplme d''tudes professionnelles (DEP) ou toute autre combinaison de formations juges pertinentes. Expriences de deux trois ans dans le domaine, un atout. Connaissance du fonctionnement d''un organisme communautaire autonome. Bonne connaissance des outils informatiques, soit des logiciels MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et autres. Excellente connaissance du franais crit (franais au bureau) et parl. Personne polyvalente, rigoureuse et autonome, dote d''un bon sens de l''organisation et d''une grande capacit d''adaptation. Faire preuve de discrtion, de diplomatie et de respect de la confidentialit des lieux et des femmes qui frquentent la ressource. Capacit travailler efficacement en quipe, dans un climat de bienveillance, de collaboration et sous des dlais parfois serrs. CONDITIONS DE TRAVAIL : La Maison de Marthe, c''est un milieu de travail dynamique, mais c''est aussi... Un espace de stationnement sans frais. Un accs un programme d''aide aux employs (PAE). Une possibilit de cotiser au REER+ du Fonds de solidarit FTQ. Des vacances annuelles avantageuses, 13 jours fris et prsence de congs mobiles. De la flexibilit et une conciliation travail-vie personnelle. Une assurance collective venir au courant de l''anne. Prcisions sur l''emploi Emploi temps partiel, 20-25 heures/semaine, poste permanent en prsentiel. Rmunration selon exprience et chelle salariale bonifie. Lieu de travail principal : Qubec. Date d''entre en fonction : le plus rapidement possible. Cette offre vous intresse? Faites parvenir votre C.V. accompagn d''une lettre de motivation le plus tt possible madame Mireille Bdard, directrice gnrale, .