Job Title

Titre du poste : Secrtaire de direction et de programmes dtudes (SBK14) Secteur de travail | Unit organisationnelle : Facult des sciences | Dpartement des sciences biologiques (2190) Groupe d''emploi : Bureau Numro du poste : 6847 Statut : Rgulier temps complet Horaire : Rgulier 35 heures / semaine **CE POSTE EST PARTAG MI-TEMPS ENTRE LE DPARTEMENT DES SCIENCES BIOLOGIQUES ET LE DPARTEMENT DES SCIENCES DE LACTIVIT PHYSIQUE** Possibilit de 1 journe de tltravail par semaine Pavillon : SB : des Sciences biologiques **EXIGENCES NORMALES :** Scolarit : Diplme dtudes professionnelles (DEP) en secrtariat Exprience : Une (1) anne dexprience pertinente Autres : Minimum de 75 % au test de franais. Salaire : Entre 27.76 $ et 35.16 $ Classement salarial : 6 ________________________________________ **DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION :** Cette personne assure le soutien clrical et administratif reli la gestion des activits de l''unit laquelle elle est associe. En l''absence de la personne dsigne, voit au maintien et au suivi de certaines oprations du bureau et en assure la bonne marche. La description de fonction, tant rpute faire partie intgrante de laffichage, peut tre consulte sur le site web des ressources humaines et au Syndicat. ________________________________________ **DESCRIPTION DTAILLE DES TCHES DU POSTE ( titre indicatif) :** - Apporte son soutien la personne dsigne, responsable de la prparation des assembles dpartementales des deux dpartements; convoque les participants; prpare lordre du jour et les projets de rsolution; participe aux comits excutifs; assiste et apporte son soutien pendant les runions; prend les notes et rdige les procs-verbaux et les extraits de rsolution; assure les suivis qui en dcoulent; - Accueille les personnes qui se prsentent au secrtariat des dpartements; reoit et filtre les communications tlphoniques, donne des renseignements et effectue les recherches ncessaires afin de rpondre aux demandes d''information provenant de la clientle; - Effectue la recherche, compile et organise les donnes ncessaires la production de divers documents tels que tableau, lettre, plan d''activits, modification budgtaire, rapport, affichage de contrats dauxiliaires; effectue la saisie et le traitement de textes ou de donnes ncessaires leur production; tient jour et compile des donnes ncessaires la production de statistiques et de diffrentes listes telles que liste de subvention, de clients, d''employes, d''employs et en commande l''impression; - Contrle et tient jour diffrents inventaires tels que cls, matriel de bureau, liste et produits relevant des deux dpartements en effectue la saisie de donnes correspondantes; remplit le formulaire appropri, le transmet la personne dsigne aux fins de signature et l''achemine l''unit administrative concerne; rgle les problmes qui y sont associs et en assure le suivi; - Tient jour le systme de classement des documents papier et numriques reli ses activits; effectue la mise jour et le transfert de certains dossiers au service des archives et de gestion des documents; *L''Universit du Qubec Montral souscrit un programme d''accs l''galit en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les personnes autochtones, les membres des minorits visibles, des minorits ethniques et les personnes en situation de handicap qui rpondent aux exigences du poste soumettre leur candidature.*