Job Title

Established since 1879, Birks is a luxury jewelry store whose reputation is built on quality, exclusivity, unique design and excellence in service. We pride ourselves in offering meaningful experiences and in building intimate relationships with each one of our clients. Reporting to the Vice-President, Human Resources, Chief Legal Officer & Corporate Secretary, the Legal Assistant is responsible for providing legal administrative/secretarial support to the legal department as well as providing some administrative support to the human resources departmentLEGAL ADMINISTRATIVE AND SECRETARIAL SUPPORT Draft agendas, minutes, emails, and correspondence for Board and Committee meetings. Manage Board document platform and help organize Board, Committee, and shareholder meetings. Provide administrative support for transactions, financings, and special projects. Coordinate SEC filings and EDGAR submissions. Maintain corporate records, Directors Handbook, and key lists (legal fees, trademarks, litigation, registered agents). Liaise with transfer agent for shareholder meetings, stock transfers, and option exercises. Conduct IP searches. Manage electronic filing system and compliance reminders. Prepare stock option agreements, update D&O questionnaires, and basic immigration documents for work permits. Obtain and maintain signed copies of agreements. Organize calendars, meetings, and travel; process expense reports and invoices. Draft, review, and translate correspondence and contracts (English/French). Handle departmental mail, file management, and supply orders; assist with daily administrative tasks.OTHER ADMINISTRATIVE AND SECRETARIAL SUPPORT Provide administrative support to the human resources department as required Provide occasional administrative support to the President & CEO and other members of the senior management team, as requiredPARALEGAL WORK Prepare and handle corporate filings Maintain registers and update organizational charts Help with preparation of shareholder meeting documents Prepare resolutions Conduct legal research Review certain documents for complianceOur ideal candidate has: - A minimum of five (5) years in a similar position with basic knowledge of corporate laws- Cegep degree in administration or equivalent experience- Legal assistant certificate or equivalent experience - Strong team values- Strong interpersonal and communication skills- Attention to detail- Highly organized- Ability to work under pressure and work on several files concurrently- Excellent knowledge Word and Outlook- Basic Knowledge of Excel and PowerPoint - Bilingual: French and English (spoken/written)*Please note that due to the nature of the responsibilities of the position, a proficient level of English is required, in particular to communicate on a regular basis with employees outside of Quebec.* In return for your commitment to excellence, we offervarious paid time off programsTele-medicineEmployee Assistance ProgramBirks University: Accessibility to a variety of trainingsEmployee Discount Program ************************************************************************Depuis 1879, Birks est un joaillier de luxe rput non seulement pour la qualit, l'exclusivit et le caractre unique de ses crations, mais galement pour l'excellence ingale de son service. C'est pour nous une immense fiert que d'offrir une exprience authentique et tisser des liens solides avec chacun de nos clients. Relevant au Vice-prsident, Ressources humaines, Chef des affaires juridiques et Secrtaire corporatif, lAdjoint(e) juridique est responsable de fournir un soutien administratif et de secrtariat juridique au dpartement juridique ainsi quun certain soutien administratif au dpartement des ressources humaines.SOUTIEN ADMINISTRATIF ET SECRTARIAL JURIDIQUERdiger les ordres du jour, procs-verbaux, courriels et correspondance pour les runions du Conseil et des Comits.Grer la plateforme de documents du Conseil et aider organiser les runions du Conseil, des Comits et des actionnaires.Fournir un soutien administratif pour les transactions, financements et projets spciaux.Coordonner les dpts auprs de la SEC et les soumissions EDGAR.Maintenir les registres corporatifs, le Manuel des administrateurs et les listes cls (honoraires juridiques, marques de commerce, litiges, agents enregistrs).Assurer la liaison avec lagent de transfert pour les runions des actionnaires, transferts dactions et exercices doptions.Effectuer des recherches en proprit intellectuelle.Grer le systme de classement lectronique et les rappels de conformit.Prparer les ententes doptions dachat dactions, mettre jour les questionnaires D&O et prparer des documents dimmigration de base pour les permis de travail.Obtenir et conserver les copies signes des ententes.Organiser les agendas, runions et dplacements; traiter les rapports de dpenses et factures.Rdiger, rviser et traduire la correspondance et les contrats (anglais/franais).Grer le courrier du dpartement, la gestion des dossiers et les commandes de fournitures; assister dans les tches administratives quotidiennes.AUTRE SOUTIEN ADMINISTRATIF ET SECRTARIALFournir un soutien administratif au dpartement des ressources humaines, au besoin.Fournir un soutien administratif occasionnel au Prsident & Chef de la direction et aux autres membres de la haute direction, au besoin.TRAVAIL PARAJURIDIQUEPrparer et grer les dpts corporatifs.Maintenir les registres et mettre jour les organigrammes.Aider la prparation des documents pour les runions des actionnaires.Prparer des rsolutions.Effectuer des recherches juridiques.Rviser certains documents pour assurer la conformit.Profil du candidat idal - Un minimum de cinq (5) ans d'exprience dans un rle similaire (incluant une connaissance basique des droits des entreprises.- Diplme de Cgep en administration ou exprience quivalente - Certificat dassistant juridique ou exprience quivalente- Comptences interpersonnelles et de communication leves- Souci du dtail- Grande capacit dorganisation- Capacit travailler sous pression et travailler sur plusieurs dossiers en mme temps- Excellente connaissance de Word et Outlook- Connaissance fonctionnelle d Excel et PowerPoint - Travail dquipe- Bilingue : franais et anglais (parl/crit)*Veuillez noter qu'en raison de la nature des responsabilits de ce poste, la connaissance de l'anglais est requise, en particulier pour communiquer rgulirement avec les employs en dehors du Qubec.*En change de votre engagement envers l'excellence, voici ce que nous vous offrons:Une trousse complte d'avantages sociauxHoraires flexibles et hybrides pour la plupart des postes au sige socialProgrammes de congs pays varisTlmdecineProgramme d'aide aux employsUniversit Birks : Accs une varit de formationsProgramme de rabais pour les employs