Job Title

Established since 1879, Birks is a luxury jewelry store whose reputation is built on quality, exclusivity, unique design and excellence in service. We pride ourselves in offering meaningful experiences and in building intimate relationships with each one of our clients. Reporting to the Vice-President, Human Resources, Chief Legal Officer & Corporate Secretary, the Legal Assistant is responsible for providing legal administrative/secretarial support to the legal department as well as providing some administrative support to the human resources department LEGAL ADMINISTRATIVE AND SECRETARIAL SUPPORT Draft agendas, minutes, emails, and correspondence for Board and Committee meetings. Manage Board document platform and help organize Board, Committee, and shareholder meetings. Provide administrative support for transactions, financings, and special projects. Coordinate SEC filings and EDGAR submissions. Maintain corporate records, Directors'' Handbook, and key lists (legal fees, trademarks, litigation, registered agents). Liaise with transfer agent for shareholder meetings, stock transfers, and option exercises. Conduct IP searches. Manage electronic filing system and compliance reminders. Prepare stock option agreements, update D&O questionnaires, and basic immigration documents for work permits. Obtain and maintain signed copies of agreements. Organize calendars, meetings, and travel; process expense reports and invoices. Draft, review, and translate correspondence and contracts (English/French). Handle departmental mail, file management, and supply orders; assist with daily administrative tasks. OTHER ADMINISTRATIVE AND SECRETARIAL SUPPORT Provide administrative support to the human resources department as required Provide occasional administrative support to the President & CEO and other members of the senior management team, as required PARALEGAL WORK Prepare and handle corporate filings Maintain registers and update organizational charts Help with preparation of shareholder meeting documents Prepare resolutions Conduct legal research Review certain documents for compliance Our ideal candidate has: - A minimum of five (5) years in a similar position with basic knowledge of corporate laws - Cegep degree in administration or equivalent experience - Legal assistant certificate or equivalent experience - Strong team values - Strong interpersonal and communication skills - Attention to detail - Highly organized - Ability to work under pressure and work on several files concurrently - Excellent knowledge Word and Outlook - Basic Knowledge of Excel and PowerPoint - Bilingual: French and English (spoken/written) *Please note that due to the nature of the responsibilities of the position, a proficient level of English is required, in particular to communicate on a regular basis with employees outside of Quebec.* In return for your commitment to excellence, we offer... various paid time off programs Tele-medicine Employee Assistance Program Birks University: Accessibility to a variety of trainings Employee Discount Program ************************************************************************ Depuis 1879, Birks est un joaillier de luxe rput non seulement pour la qualit, l''exclusivit et le caractre unique de ses crations, mais galement pour l''excellence ingale de son service. C''est pour nous une immense fiert que d''offrir une exprience authentique et tisser des liens solides avec chacun de nos clients. Relevant au Vice-prsident, Ressources humaines, Chef des affaires juridiques et Secrtaire corporatif, l''Adjoint(e) juridique est responsable de fournir un soutien administratif et de secrtariat juridique au dpartement juridique ainsi qu''un certain soutien administratif au dpartement des ressources humaines. SOUTIEN ADMINISTRATIF ET SECRTARIAL JURIDIQUE Rdiger les ordres du jour, procs-verbaux, courriels et correspondance pour les runions du Conseil et des Comits. Grer la plateforme de documents du Conseil et aider organiser les runions du Conseil, des Comits et des actionnaires. Fournir un soutien administratif pour les transactions, financements et projets spciaux. Coordonner les dpts auprs de la SEC et les soumissions EDGAR. Maintenir les registres corporatifs, le Manuel des administrateurs et les listes cls (honoraires juridiques, marques de commerce, litiges, agents enregistrs). Assurer la liaison avec l''agent de transfert pour les runions des actionnaires, transferts d''actions et exercices d''options. Effectuer des recherches en proprit intellectuelle. Grer le systme de classement lectronique et les rappels de conformit. Prparer les ententes d''options d''achat d''actions, mettre jour les questionnaires D&O et prparer des documents d''immigration de base pour les permis de travail. Obtenir et conserver les copies signes des ententes. Organiser les agendas, runions et dplacements; traiter les rapports de dpenses et factures. Rdiger, rviser et traduire la correspondance et les contrats (anglais/franais). Grer le courrier du dpartement, la gestion des dossiers et les commandes de fournitures; assister dans les tches administratives quotidiennes. AUTRE SOUTIEN ADMINISTRATIF ET SECRTARIAL Fournir un soutien administratif au dpartement des ressources humaines, au besoin. Fournir un soutien administratif occasionnel au Prsident & Chef de la direction et aux autres membres de la haute direction, au besoin. TRAVAIL PARAJURIDIQUE Prparer et grer les dpts corporatifs. Maintenir les registres et mettre jour les organigrammes. Aider la prparation des documents pour les runions des actionnaires. Prparer des rsolutions. Effectuer des recherches juridiques. Rviser certains documents pour assurer la conformit. Profil du candidat idal - Un minimum de cinq (5) ans d''exprience dans un rle similaire (incluant une connaissance basique des droits des entreprises. - Diplme de Cgep en administration ou exprience quivalente - Certificat d''assistant juridique ou exprience quivalente - Comptences interpersonnelles et de communication leves - Souci du dtail - Grande capacit d''organisation - Capacit travailler sous pression et travailler sur plusieurs dossiers en mme temps - Excellente connaissance de Word et Outlook - Connaissance fonctionnelle d'' Excel et PowerPoint - Travail d''quipe - Bilingue : franais et anglais (parl/crit) *Veuillez noter qu''en raison de la nature des responsabilits de ce poste, la connaissance de l''anglais est requise, en particulier pour communiquer rgulirement avec les employs en dehors du Qubec.* En change de votre engagement envers l''excellence, voici ce que nous vous offrons: Une trousse complte d''avantages sociaux Horaires flexibles et hybrides pour la plupart des postes au sige social Programmes de congs pays varis Tlmdecine Programme d''aide aux employs Universit Birks : Accs une varit de formations Programme de rabais pour les employs