Job Title

Job Title: Assistant to the Deans Office and Program Coordinator Competition Number : 032-2025 Service: Canon Law Immediate Supervisor : Dean of the Faculty of Canon Law Job Type: Permanent, full-time (Unionized) Work Schedule: 35 hours per week Salary Scale : Level 6 ($57 484 - $72 603) In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness. Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in: social communication, counselling and psychotherapy, canon law, public ethics, conflict studies, theology, human relations, transformative leadership and spirituality, and social innovation. Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits. SUMMARY The Assistant to the Dean''s Office and Program Coordinator is a key position to support the administrative operation of the dean''s office and the faculty of Canon Law, as well as to ensure effective operation and coordination of the programs and courses. Specific Accountabilities I- Administrative support to the dean''s office and faculty manages all requests for meetings (received and sent) on the deans agenda;anticipates and initiates all procedures related to schedules in professors contracts (requests for promotion, sabbatical, etc.);works with the dean on special projects;sets the meeting schedule for faculty council; organizes, coordinates and prepares the relevant documentation for the meeting and does the minutes;plans and organizes committee meetings for the faculty: executive committee, faculty council, selection committee (full-time professors and administrative staff) and ad hoc committees; checks that the necessary documentation for all meetings is accurate and available to committee members;prepares relevant applications for the Board of Governors and the Executive Committee and submits them to the dean;manages the teaching assistant and work-study programs so that the needs of the faculty are met;translates short documents and communications into English or French;represents the faculty on certain committees;in collaboration with the dean, updates the facultys manuals, including the Student Manual and Professor Manual. Financial resource management develops, in collaboration with the Dean, the annual budget for the faculty, including its two affiliated centres;processes invoices, ensuring payments in accordance with internal procedures established by the Deans Office;ensures rigorous monitoring of expenditures to guarantee compliance with the approved budget;acts as an administrative and financial resource person for the dean, professors and staff;anticipates the needs of the faculty and makes the necessary purchases. Human resources prepares contracts for part-time professors and manages the preparation of professors contracts in keeping with the universitys regulations;prepares the teaching assistant contracts and follows up with Human Resources Services;coordinates the writing of special contracts with Human Resources Services;sees to the posting of professors positions and administrative staff positions with Human Resources Services and does the required follow-up;creates and keeps up to date the dossiers of professors and part-time professors while maintaining complete confidentiality;creates and keeps up to date a course evaluation dossier for each professor and for each part-time professor;ensures the logistics for hiring interviews for professors: receives applications and sends acknowledgements of receipt; prepares a dossier for each candidate for the selection committee; and follows up on the communication with the candidates;welcomes and gives information to new professors; gives them the relevant documentation; coordinates and plans the integration process with the dean''s office and the faculty and oversees the smooth running of this process. Support to public events and projects Supports the dean and faculty in the following activities: planning, organizing, and coordinating special events such as public talks, events and conferences, including the Legal Education Program;maintains faculty specific database for sending invitations to public events and collaborates with the SPU media office staff in planning and organizing such events;supports events of the Faculty of Canon Law when they take place outside of regular work hours such as evenings or weekends. II- Coordinating and promoting programs and course offerings In collaboration with the dean and faculty: puts together the course schedules;maintains a database of the courses taught by each professor;coordinates the course list publication;updates the course calendar on the uoCampus platform, as required;collects and verifies that syllabi comply with faculty regulations regarding content requirements.collaborates with the director of studies and the academic advisor in planning the orientation for new students and welcoming them;is liaison with the appropriate university departments in all issues related to course offerings, professors, student evaluations, distance learning needs, and assignment of classrooms;works with the Recruitment and Communications Services to develop an advertising and promotion plan. Supporting the work of the faculty executive committee participates as needed at the faculty meetings that are related to programs and curriculum; supports the dean in the implementation of the decisions made;collaborates with those responsible for organizing regular evaluation of the administrative needs of the facultyhelps prepare the requests to the Senate to change or create new programs, courses, regulations, etc.;works as a resource person and liaison with other SPU departments and outside institutions (including BBI-TAITE, Australia, and other such institutions as may develop in the future) on matters related to programs and course offerings;provides academic integrity support, managing the administrative process related to the academic fraud cases and subsequent appeals as stipulated by the relevant academic regulation. Maintaining the Faculty of Canon Law pages on the SPU web site In collaboration with the appropriate departments of the university, follows up on updating the information on the programs, events, and activities of the Faculty of Canon Law and the pages of the faculty; regularly reviews the web site to makes sure that the information on the course offerings is up to date and correct. III - Collaboration with the Centre for Canonical Services (CCS) and the Centre for Safeguarding Minors and Vulnerable Adults (CPCS) Collaborates with the Centre for Canonical Services and the Centre for Safeguarding Minors and Vulnerable Adults in coordinating, providing, and implementing the works of the Centres, as directed by the Dean ESSENTIAL SKILLS AND QUALIFICATION Postsecondary diploma related to office administration or equivalent experience.Experience in doing administrative work for academic programs in a university environment.Experience in using various computer systems and software, such as Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Internet, Adobe Acrobat, UOCampus, CMS (Content Management System), EventPro, email, internet, Microsoft front page Excellent communication and interpersonal skills.Excellent communication and interpersonal skills.Ability and willingness to work collaboratively.Excellent planning and organizing skills, and ability to simultaneously support multiple projects.Ability to work under pressure for meeting deadlines and responding to unexpected demands.Fully bilingual in French and English, both written and oral. Interested candidates are requested to submit an online application at www.ustpaul.ca by January 2, 2025 at 11:59 pm. We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process. We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all Canadians. If your application is successful and you think you need accommodation during the selection process, please notify us. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act. Titre du poste : Adjoint(e) au bureau du doyen et coordonnateur(trice) des programmes Numro de concours : 032-2025 Service : Facult de droit canonique Suprieur immdiat : Doyen de la Facult de droit canonique Type demploi : Permanant, temps plein (Syndiqu) Horaire de travail : 35 heures par semaine chelle salariale : Niveau 6 (57 484$ - 72 603$) Le masculin est utilis sans aucune discrimination et dans le seul but dallger le texte. LUniversit Saint-Paul (1848) est le collge fondateur de lUniversit dOttawa, avec laquelle elle a conserv un lien de fdration depuis 1965. Bilingue et chelle humaine, elle compte plus de 1000 tudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothrapie, droit canonique, thique publique, tudes de conflits, thologie, relations humaines, leadership transformatif et spiritualit et innovation sociale. L''Universit Saint-Paul offre un environnement de travail propice lpanouissement professionnel et des avantages sociaux comptitifs. RSUM Ladjoint(e) au bureau du doyen et coordonnateur(trice) des programmes est un poste cl qui vise soutenir le fonctionnement administratif du bureau du doyen et de la Facult de droit canonique, et assurer le bon fonctionnement et une coordination efficace des programmes et des cours. Fonctions principales I- Soutien administratif au bureau du doyen et la facult Le ou la titulaire : gre toutes les demandes de runion (reues et envoyes) figurant lordre du jour du doyen;anticipe et engage toutes les procdures lies aux horaires dans les contrats des professeurs (demandes de promotion, de cong sabbatique, etc.);Collabore avec le doyen sur des projets spciaux;fixe le calendrier des runions du conseil de facult; organise, coordonne et prpare la documentation pertinente pour les runions et rdige les procs-verbaux;planifie et organise les runions des diffrents comits de la facult : comit excutif, conseil de facult, comit de slection (professeurs temps plein et personnel administratif) et comits ad hoc; sassure que la documentation ncessaire pour toutes les runions est exacte et mise la disposition des membres des comits;prpare les candidatures pertinentes pour le Bureau des gouverneurs et le comit excutif, et les soumet au doyen;administre les programmes dassistant denseignement et de travail-tudes afin de rpondre aux besoins de la facult;traduit de courts documents et des communications en anglais ou en franais;reprsente la facult au sein de certains comits;en collaboration avec le doyen, met jour les manuels de la facult, notamment le manuel de l''tudiant et le manuel du professeur. Gestion des ressources financires labore, en collaboration avec le doyen, le budget annuel de la facult, y compris ses deux centres affilis ;traite les factures, en veillant ce que les paiements soient effectus conformment aux procdures internes tablies par le bureau du doyen ;assure un suivi rigoureux des dpenses afin de garantir le respect du budget approuv ; agit comme personne-ressource en matire dadministration et de finances pour le doyen, les professeurs et le personnel ;anticipe les besoins de la facult et effectue les achats ncessaires; Ressources humaines Le ou la titulaire : prpare les contrats des professeurs temps partiel et assure la prparation des contrats des professeurs conformment aux rglements de luniversit;prpare les contrats des assistants denseignement et assure le suivi avec le service des ressources humaines;coordonne la rdaction des contrats spciaux avec le service des ressources humaines;veille laffichage des postes de professeurs et de personnel administratif en collaboration avec le Service des ressources humaines et assure le suivi ncessaire;cre et tient jour les dossiers des professeurs et des professeurs temps partiel, en toute confidentialit;cre et tient jour un dossier dvaluation de cours pour chaque professeur et pour chaque professeur temps partiel;assure la logistique des entretiens dembauche des professeurs : rception des candidatures et envoi des accuss de rception; pour chaque candidat, prparation dun dossier pour le comit de slection; suivi de la communication avec les candidats et candidates;accueille et informe les nouveaux professeurs, leur fournit la documentation ncessaire, coordonne et planifie le processus dintgration avec le bureau du doyen et la facult, et veille au bon droulement de ce processus. Soutien aux vnements et projets publics Appuie le doyen et les professeurs dans les activits suivantes : la planification, lorganisation et la coordination dvnements spciaux tels que des confrences, des vnements, des dbats publics, y compris le programme de formation lgale; le maintien dune base de donnes spcifique la facult pour lenvoi dinvitations des vnements publics et la collaboration avec le personnel du bureau des mdias de lUSP pour la planification et lorganisation de ces vnements; le soutien aux vnements de la Facult de droit canonique lorsquils ont lieu en dehors des heures habituelles de travail, comme le soir ou le week-end. II- Coordination et promotion des programmes et des offres de cours En collaboration avec le doyen et la facult, le ou la titulaire : labore lhoraire des cours;tient jour une base de donnes des cours dispenss par chaque professeur;coordonne la publication de la liste de cours; met jour le calendrier des cours dans la plate-forme uoCampus;rassemble et vrifie que les syllabi sont conformes aux rglements de la facult en matire d''exigences de contenu;collabore avec le directeur des tudes et la conseillre aux tudes pour planifier lorientation et laccueil des nouveaux tudiants;est en liaison avec les services universitaires appropris pour toutes les questions lies l''offre de cours, aux professeurs, aux valuations des tudiants, aux besoins d''apprentissage distance et l''attribution des salles de classe;travaille avec le Service de recrutement et des communications pour laborer un plan de publicit et de promotion. Appuyer le travail du comit excutif de la facult Le ou la titulaire : participe au besoin aux runions de la facult qui sont lies aux programmes et aux programmes dtudes; appuie le doyen dans la mise en uvre des dcisions qui sont prises;collabore avec les personnes responsables afin dorganiser une valuation rgulire des besoins administratifs de la facult;aide prparer les demandes adresses au Snat pour modifier les programmes, cours, rglements, etc., ou en crer de nouveaux;travaille comme personne-ressource sur les questions lies aux programmes et aux offres de cours; assure la liaison avec les autres dpartements de lUSP et les tablissements extrieurs.fournit un soutien en matire d''intgrit acadmique, en grant le processus administratif li aux cas de fraude acadmique et aux recours ultrieurs, conformment les rglements acadmiques applicables. Maintenir les pages de la Facult de droit canonique sur le site Web de lUniversit En collaboration avec les services concerns de luniversit, assure le suivi de la mise jour des informations sur les programmes, les vnements et les activits de la Facult de droit canon et des pages de la Facult; examine rgulirement le site Web pour sassurer que les informations sur les offres de cours sont jour et correctes. III- Collaboration avec le Centre de services canoniques (CSC) et le Centre de protection des mineurs et des adultes vulnrables (CPCS) Collabore avec le Centre des services canoniques et le Centre pour la protection des mineurs et des adultes vulnrables pour coordonner, fournir et mettre en uvre les travaux des centres, conformment aux directives du doyen COMPTENCES ET QUALITS ESSENTIELLES Un diplme universitaire li la bureautique et ladministration de programmes ou une exprience quivalente;Une exprience du travail administratif relatif des programmes universitaires dans un milieu universitaire;Une exprience dans lutilisation de la suite Microsoft Office 365, des plates-formes Internet pour la communication, etc.;Dexcellentes aptitudes en matire de communication et de relations interpersonnelles;La capacit et la volont de travailler en collaboration;Dexcellentes comptences de planification et dorganisation, et la capacit soutenir simultanment plusieurs projets;La capacit travailler sous pression pour respecter les chances et rpondre des demandes inattendues;Un bilinguisme complet en franais et en anglais, tant lcrit qu loral. Les candidats intresss sont pris de soumettre leur candidature en ligne Offres d''emploi (ustpaul.ca) d''ici le 2 janvier 2025 23h59. Nous remercions toutes les personnes qui ont pos leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine tape de slection. Nous souscrivons aux principes de lquit en matire demploi et nous encourageons la participation de tous les individus ligibles de travailler au Canada. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures dadaptation au cours du processus de slection, veuillez-nous en informer si vous vous tes contact pour une entrevue. Les renseignements personnels sont protgs conformment aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels. PI597867bd7f28-25448-39272006