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Motif De L''offre D''emploi Remplacement d''un poste permanent Type Demploi Employ Dure anticipe en mois (pour les contrats et les affectations temporaires) N/A Famille Demplois Soutien administratif Nombre De Postes Pourvoir 1 Facult/Service - Dpartement Cabinet de la ou du vice-provost aux affaires acadmiques Campus Campus principal Date Daffichage 2025/12/19 Les Candidatures Doivent tre Reues AVANT LE 2026/01/16 Heures Par Semaine 35 Classe Salariale Personnel non syndiqu, classe NC6 - 35 heures chelle Salariale $75,007.00 - $93,759.00 Raison dtre du poste Fournir un soutien administratif au cadre excutif pour assurer le bon fonctionnement du cabinet. Coordonner la planification et la mise en oeuvre des activits et des projets du cabinet du cadre suprieur afin dappuyer latteinte des objectifs stratgiques du cabinet tout en maintenant le plus haut standard de qualit. Exercer toutes ses fonctions de faon autonome et proactive : pourra tre appel organiser des runions, coordonner la correspondance et les communications, grer le calendrier, organiser des voyages, prparer des documents et des rapports. Responsabilits typiques Service la clientle : Accueillir, informer et rediriger les personnes de linterne et de lexterne. Recevoir et filtrer la correspondance et les appels tlphoniques adresss au cadre suprieur, en juger la pertinence et lurgence pour assurer les suivis et informer ou impliquer le suprieur lorsque ncessaire. Rdaction administrative : Rdiger et rviser des documents partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative au nom du cadre suprieur. Dvelopper et maintenir des gabarits de communication officielle sortante du cabinet du cadre suprieur en respectant les rgles de lUniversit et en protgeant limage du service. Assister aux runions de la haute direction pour prendre des minutes et rdiger les procs-verbaux afin dassurer les suivis des dcisions prises. Prparer des prsentations, des brochures, des publications et autres documents connexes partir de notes manuscrites pour appuyer le dirigeant principal. Prparer des demandes pour approbation par le Bureau des gouverneurs, le Snat, le CA et autres comits et sous-comits. Coordination des oprations : Coordonner la planification et la mise en oeuvre des activits oprationnelles du cabinet du cadre suprieur. Assurer le fonctionnement optimal du cabinet par le dveloppement et la mise en place de procdures, processus et outils de travail en lien avec les objectifs stratgiques, les orientations et les priorits du cabinet afin quun service dappui normalis et de qualit soit offert au cadre suprieur. Gestion du calendrier et des runions : Grer le calendrier du cadre suprieur, fixer et confirmer les rendezvous afin dassurer lemploi optimal de son temps. Coordonner la tenue des runions, des comits et des souscomits qui sont prsids par le cadre suprieur. Tenir jour les listes des membres, prparer et acheminer les invitations aux rencontres et lordre du jour. Prparer et distribuer la documentation et les dossiers ncessaires et assurer les suivis des dcisions prises. Arrangements des voyages : Coordonner les arrangements de voyage pour le cadre suprieur. Effectuer des recherches auprs des compagnies fournisseurs afin dobtenir des estimations des cots et faire les rservations ncessaires en respectant les rglements de lUniversit. Assembler la documentation ncessaire, faire les suivis et collaborer avec dautres secteurs lUniversit pour finaliser le processus de paiement de factures et de remboursement des frais de voyage. Projets/initiatives stratgiques : Appuyer le cadre suprieur dans la planification et la mise en oeuvre de projets prioritaires, stratgiques et de nature hautement confidentielle. Assurer le leadership dans la planification et la mise en oeuvre des activits administratives de haut niveau et de projets spciaux dcoulant des dossiers sous la responsabilit du cadre suprieur, tels que des analyses dtailles, rdaction de documents officiels, de mmoires, dveloppement de rapports et prparation dexposs. Communication : Dvelopper, mettre en oeuvre et maintenir des communications efficaces avec lensemble des units relevant du cabinet du cadre suprieur afin dassurer une bonne coordination des activits et des vnements. Agir titre de personneressource des communications avec les clients externes au nom du cabinet du cadre suprieur. Gestion des dossiers : tablir et maintenir un systme efficace de classement pour prserver la confidentialit des dossiers et veiller la disponibilit de documents complets et exacts des fins de consultation future ou de vrification. Coordonner larchivage des dossiers. Maintenir un systme de rappel pour les dossiers ncessitant un suivi. Production des rapports : Effectuer des analyses, de la recherche, compiler des donnes, des statistiques et dautres renseignements afin de produire des rapports pour appuyer les discussions, la prise de dcision, les projets spciaux et les activits de la direction. Documentation : Rdiger et mettre jour la documentation, utiliser linterne, sur les procdures, les processus et les systmes lis aux responsabilits du titulaire. Connaissances, exprience et habilets Formation postsecondaire en administration, bureautique ou combinaison quivalente dtudes et dexprience de travail. Au moins sept (7) annes dexprience manifeste dans un rle semblable. Exprience en rdaction administrative bilingue, trs bonne connaissance de la grammaire. Trs bonne connaissance des logiciels informatiques. Sens de lorganisation, dautonomie et de jugement. Excellentes aptitudes en communication. Bilinguisme. Comptences Cls LUniversit DOttawa Voici les comptences exiges de tous les membres du personnel de lUniversit dOttawa : Planification : Mettre en place une srie de mesures ou dvnements afin datteindre un objectif ou de raliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorits dans le cadre de ses activits quotidiennes normales. Initiative : Faire preuve dinitiative et de crativit pour suggrer des amliorations et produire des rsultats positifs. Faire preuve de proactivit et de dbrouillardise. tre disponible et avoir la volont de se surpasser autant que possible. Souci du service la clientle : Aider ou servir les autres afin de rpondre leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y rpondre. Travail dquipe et coopration : Cooprer et bien collaborer avec les autres membres de lquipe afin datteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de lquipe. noncs thiques et dgalit des chances LUniversit dOttawa sengage offrir un milieu de travail diversifi et inclusif. Notre personnel nous tient rellement cur, tout comme lquit en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et dinclusion o lesprit dquipe, linnovation et la crativit nourrissent notre qute dexcellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulirement les personnes autochtones, racialises et handicapes ainsi que les femmes et les membres de la communaut LGBTIAQI2S+ postuler. La cration et le maintien dun environnement de travail totalement accessible sont dune importance capitale pour lUniversit. Cest pourquoi nous mettons tout en uvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures dadaptation pendant le processus de recrutement, dvaluation et de slection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en crivant . Toutes les personnes qualifies sont invites postuler; la priorit sera toutefois accorde celles qui ont la citoyennet canadienne ou la rsidence permanente. Remarques additionnelles Avant le 1er mai 2022, en vertu du Rglement 129 Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population tudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite lUniversit taient tenus dtre vaccins. Ce rglement a t suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait tre remis en vigueur tout moment en fonction des directives de la sant publique et des recommandations des spcialistes. #J-18808-Ljbffr