Sommaire Relevant du VP Finance, le(la) secrtaire administratif(ve) assure un soutien essentiel aux oprations comptables, administratives et documentaires de lentreprise. Elle contribue la fluidit des communications internes et externes, au traitement rigoureux des dossiers, ainsi qu la conformit des processus administratifs. Son rle est au cur du bon fonctionnement du bureau et du dpartement comptable, notamment pour les comptes payables, recevables, la gestion documentaire et divers suivis lis aux oprations quotidiennes (papeterie, rception de marchandise). Responsabilits quilibrer les tats de compte fournisseurs Comptes payables (A/P) Trier les courriels et identifier les factures traiter Acheminer les factures en approbation aux personnes responsables Faire le classement des payables selon les procdures tablies Prparer les enveloppes de chques et en assurer la distribution interne ou lenvoi postal Regrouper et classer les bons de livraison / packings provenant des chantiers Copier et classer les factures dachats de l'atelier pour les projets Assister la rception et la cration des bons de commande (PO) pour le dpartement mcanique Complter les ouvertures de comptes fournisseurs (informations bancaires, taxes, licences, documents requis, etc.) Effectuer le suivi des documents requis auprs des fournisseurs (volume important via ERP) Participer au processus de fin de mois : Envoyer les demandes de factures manquantes Communiquer avec les fournisseurs pour faire corriger les informations (nom, adresse, courriel, etc.) Comptes recevables (A/R) Faire les copies des factures de vente et des pices justificatives pour la comptabilit Gestion documentaire et suivis administratifs Regrouper les informations ncessaires pour les relevs de cartes de crdit (factures, preuves, etc.) Maintenir jour le fichier cumulatif dessence par quipe/compagnie Mettre jour le fichier de suivi des achats de repas Participer la prparation des dossiers et fichiers de fin danne Rassembler les copies de factures Prparer les fiches fournisseursEffectuer le classement mensuel requis Assister la responsable RT au besoin Appuyer la saisie de temps dans le systme comptable Qualifications DEP en secrtariat ou DEC en bureautique, administration ou domaine connexe Minimum 1 3 ans dexprience en soutien administratif ou comptable (milieu industriel ou construction : un atout) Matrise de la suite Office (particulirement Excel) Aisance avec les logiciels administratifs ou ERP (Prextra : un atout) Excellente organisation, rigueur et autonomie Capacit grer plusieurs demandes simultanment dans un environnement dynamique Bon sens du service client interne et facilit de communication Nous offrons Activits sociales organises par lentreprise Rgime REER/RPDB Assurances collectives (dentaire, invalidit, vie, maladie, complmentaire) Congs mobiles Environnement de travail stimulant et en pleine croissance Seniority level Entry level Employment type Full-time Job function Finance #J-18808-Ljbffr
Job Title
Secrétaire administratif(ve)