Job Title

Mode de travail : Prsentiel Ce poste est bas en prsentiel et requiert une prsence rgulire sur site. Aperu du poste Le/La Coordonnateur(trice) aux oprations commerciales joue un rle cl de soutien au sein de l''organisation des ventes de SMARDT. Ce poste apporte structure, rigueur et coordination aux oprations de ventes, l''excution des vnements marketing et l''administration des commandes. Il agit comme un facilitateur central pour l''quipe des ventes, en assurant l''intgrit des donnes, la production de rapports en temps opportun, la bonne excution des vnements commerciaux et une transition fluide entre les ventes et les oprations. Le poste relve du gestionnaire SIOP et collabore troitement avec les quipes Ventes, Marketing, Oprations, Finance et Production. Responsabilits principales Oprations de ventes, rapports et administration Salesforce Fournir un soutien analytique et des rapports l''quipe des ventes l''aide de Salesforce et d''outils connexes. Produire des rapports Salesforce standards et ad hoc pour soutenir les revues de pipeline, les processus SIOP, le suivi de la performance des ventes et les rapports de gestion. Assurer la qualit des donnes Salesforce en identifiant les carts, incohrences ou informations manquantes et en coordonnant les suivis avec la direction des ventes. Appuyer les activits d''administration Salesforce (saisie et mise jour des donnes, soutien aux utilisateurs, maintien de champs et processus standardiss). Soutenir l''alignement des donnes entre Salesforce, le portail des ventes, Business Central, Septor et les tableaux de bord internes. Identifier les incohrences de donnes et coordonner leur rsolution avec les parties prenantes concernes. vnements marketing, salons commerciaux et coordination de l''habilitation des ventes Agir titre de coordonnateur(trice) principal(e) pour les vnements marketing lis aux ventes (salons commerciaux, vnements clients, runions internes). Grer la logistique des vnements : coordination des lieux, dplacements, fournisseurs, expditions et prparation sur site. Coordonner avec les fournisseurs externes afin d''assurer une excution efficace et rentable. Grer l''inventaire du matriel promotionnel et des outils de vente. Prparer et expdier le matriel, les sacs-cadeaux et les articles promotionnels. Soutenir les visites clients l''usine en coordonnant la logistique et l''hospitalit. Administration des commandes et coordination SIOP Prendre en charge l''administration des commandes, incluant la prparation, la validation et la saisie des commandes clients. Prparer, mettre jour et maintenir la documentation des commandes de vente (SORD). Assurer l''exactitude des informations clients, configurations de produits, prix, modalits de livraison et exigences particulires. Collaborer avec les quipes Ventes, Gestion de projets, Oprations et Finance afin de rsoudre toute information manquante avant la libration des commandes. Soutenir une transition efficace entre les ventes et les oprations. Collaborer avec le/la gestionnaire SIOP afin d''assurer l''exactitude du carnet de commandes et des prvisions. Qualifications Diplme collgial ou baccalaurat en administration, oprations de ventes, marketing ou domaine connexe. 2 4 ans d''exprience en administration des ventes, oprations commerciales ou rle similaire. Excellentes comptences analytiques et organisationnelles, avec un grand souci du dtail. Exprience avec Salesforce et la production de rapports. Matrise d''Excel et des outils bureautiques courants. Bonnes aptitudes en communication et coordination interfonctionnelle. Atouts Exprience en milieu manufacturier, HVAC ou produits sur mesure. Connaissance des processus de saisie des commandes et de la documentation commerciale. Exprience en soutien des salons commerciaux ou activits d''habilitation des ventes. Exposition aux processus SIOP ou de planification de la demande. Pourquoi joindre SMARDT Joindre une entreprise internationale en forte croissance, reconnue pour ses solutions HVAC durables et innovantes. Avoir un impact concret sur des projets stratgiques contribuant la performance nergtique et la dcarbonation. Travailler dans un environnement collaboratif, structur et ax sur les rsultats, o la rigueur et l''autonomie sont valorises. voluer dans une culture qui favorise l''amlioration continue, le travail d''quipe et la responsabilisation. Accder de relles opportunits de dveloppement professionnel au sein d''une organisation en pleine expansion. La matrise de l''anglais est requise pour ce poste afin de communiquer avec des collgues, partenaires, fournisseurs et clients situs l''extrieur du Qubec. Work Arrangement: On-site This position is on-site and requires regular presence at the workplace. Position Overview The Commercial Operations Coordinator plays a critical support role for the SMARDT sales organization, providing structure, accuracy, and coordination across sales operations, marketing event execution, and order-entry administration. This role acts as a central enabler for the sales team, ensuring data integrity, timely reporting, well-executed sales events, and a clean handoff from sales to operations. The position reports to the SIOP Manager and works closely with Sales, Marketing, Operations, Finance, and Production teams. Key Responsibilities Sales Operations, Reporting & Salesforce Administration Provide analytical and reporting support to the sales team using Salesforce and related tools. Run standard and ad-hoc Salesforce reports to support pipeline reviews, SIOP processes, sales performance tracking, and management reporting. Support Salesforce data hygiene by identifying gaps, inconsistencies, or missing updates and coordinating follow-up with Sales leadership. Assist with Salesforce administration activities, including data entry, updates, user support, and maintaining standardized fields and processes. Support cross-system data alignment between Salesforce, Sales Portal, Business Central, Septor, and internal dashboards. Identify data discrepancies and coordinate resolution with relevant stakeholders. Marketing Events, Trade Shows & Sales Enablement Coordination Serve as the lead coordinator for sales-related marketing events, including trade shows, customer events, and internal sales meetings. Manage event logistics including venue coordination, travel, vendors, shipping, and on-site preparation. Coordinate with external vendors to ensure timely and cost-effective execution. Manage sales collateral and promotional material inventory. Prepare and ship materials, gift bags, and promotional items. Support customer factory visits by coordinating logistics and hospitality. Booking Administration (Order Entry) & SIOP Coordination Lead booking administration activities, including preparation, validation, and entry of customer orders. Prepare and maintain Sales Order Documentation (SORDs). Ensure accuracy of customer details, configurations, pricing, delivery terms, and special requirements. Coordinate with Sales, Project Management, Operations, and Finance to resolve issues prior to order release. Support a clean handoff from sales to operations. Collaborate with the SIOP Manager to support forecasting and backlog accuracy. Qualifications Diploma or Bachelor''s degree in Business Administration, Sales Operations, Marketing, or a related field. 24 years of experience in sales administration or commercial support. Strong analytical and organizational skills with attention to detail. Experience with Salesforce and reporting. Proficiency in Excel and standard office tools. Strong communication skills and ability to coordinate across functions. Experience Experience in manufacturing, HVAC, or engineered-to-order environments. Familiarity with order-entry processes and commercial documentation. Experience supporting trade shows or sales enablement activities. Exposure to SIOP or demand planning processes. Why Join SMARDT Join a fast-growing international company recognized for its innovative and sustainable HVAC solutions. Make a tangible impact on strategic projects that support energy efficiency and decarbonization. Work in a collaborative, structured, and performance-driven environment. Grow within a culture that values continuous improvement, accountability, and teamwork. Access meaningful professional development opportunities. English proficiency is required for this role to communicate with colleagues, partners, vendors, and customers located outside of Quebec.