Job Title

La version franaise suivra About Fasken As a premier law firm with over 900 lawyers worldwide, Fasken is where excellence meets expertise. We are dedicated to shaping the future our clients want, precisely when it matters most. For more information, visit We are looking for a Concierge Coordinator who stands out for efficiency, communication and resourcefulness to join our dynamic team. Reporting to the Director, Administrative Services, Ottawa the Concierge Coordinator will be responsible for responding to a variety of hospitality and concierge requests from the Firm''s legal professionals and providing a high quality of personalized service. At Fasken, Success Means Having a strong client service approach you''re ready, willing, and able to put our clients first and exceed their expectations Caring about one another you possess strong interpersonal skills and the ability to build harmonious working relationships within your immediate team, across other departments in the firm, and the community Working collaboratively you''re a self-starter who values working in a collaborative team based environment Possessing exceptional communication skills (both verbal and written) when dealing with lawyers, clients, staff and third parties Approaching your work with agility and the willingness to learn and utilise new technology Being adaptable to changing priorities in a fast-paced environment while being organized and maintaining accuracy with a high attention to detail Demonstrating strong research, investigative and problem solving skills with the ability to exercise judgement to resolve issues Treating sensitive and confidential matters with discretion and diplomacy at all times Primary Responsibilities Concierge: Respond courteously and professionally to all requests for internal services from our legal professionals, and follow up with them meticulously. Purchase and make reservations for various requests (gifts, travel arrangements, booking hoteling space, reservations, appointment booking, etc.) and provide information in a clear and precise manner. Provide high quality client service. Master the database and knowledge base software (Desk Pro and Monday Board). Be on the lookout for new products/trends in order to make new suggestions (gifts, restaurants, events, etc.). Update the supplier knowledge base as required. Propose initiatives to improve customer satisfaction. Have a good knowledge of local restaurants, shops, events, attractions, etc. Office Services: Assist with boardroom set up/ cleanup and maintenance for meetings: coordinating catering, moving tables, lifting and stacking chairs Work closely with the director to keep the office supply and document center area tidy and stocked Responsible for the delivery and pick up of records file boxes and other deliveries to and from internal clients Keep printer stations stocked and tidy with paper and stationary General small office repair and maintenance and provide timely assistance when firm members have issues with premises-related problems Conduct periodic inspections of the premises to ensure all is in good condition Coordinate office moves and assign pass cards Act as the point of contact with building contracted services to resolve issues and follows-up as required to ensure problems are corrected Assists with special projects as assigned by the Director Performs related administrative, clerical and other duties as assigned Reception & AV back up coverage Required Knowledge and Experience Certificate in administration, hospitality or college diploma in communication, customer service, or related field. Have at least three (3) years of relevant experience. Strong communication skills both orally and in writing. Proficient in the use of Microsoft Office Suite including Word, Excel and Outlook. High level of professionalism and desire to offer high quality customer service and a results-oriented approach. Ability to manage multiple files and evolve in a fast-paced work environment. Excellent organizational skills, ability to manage priorities and work extended hours. Autonomous, positive attitude, and spirit of collaboration. Ability to safely lift and handle items up to 40 lbs as part of regular job duties. Pay Range $55,000 to $65,000 per annum. Pay range to be commensurate with experience. Diversity and Inclusion At Fasken we are committed to creating a diverse, equitable and inclusive Firm. Our commitment includes ensuring equitable access to employment and equitable opportunities to advance and succeed at the Firm. Accessibility and Accommodation We always strive to provide an accessible candidate experience. Reasonable accommodations are available on request for eligible candidates. Background and Reference Checks Any offer of employment may be conditional upon references and full background checks including a criminal record check, a credit check, employment and educational verifications. Your Application We appreciate hearing from all qualified candidates, however, only those applicants whose background and experience match our requirements will be contacted. NO AGENCIES, PLEASE. -- Au sujet de Fasken Situ l''intersection de l''excellence et de l''expertise, Fasken est un cabinet d''avocats de premier plan comptant plus de 900avocats et avocates l''chelle mondiale. Nous nous engageons auprs de nos clients faonner l''avenir qu''ils imaginent, prcisment au moment o cela compte le plus. Pour plus de renseignements, visitez Nous sommes la recherche d''un coordonnateur ou d''une coordonnatrice des services de conciergerie qui se dmarque par son efficacit, ses capacits de communication et sa dbrouillardise pour se joindre notre quipe dynamique. Sous la supervision du directeur des services administratifs du bureau d''Ottawa, vous aurez la responsabilit de rpondre diverses demandes de services de conciergerie et de bureau de la part des professionnels juridiques du cabinet et d''offrir un service personnalis de haute qualit. Chez Fasken, la russite se dfinit comme suit: Avoir une approche axe sur le service la clientle vous avez l''attitude, la volont et les comptences ncessaires pour faire passer nos clients en premier et dpasser leurs attentes. Se soucier d''autrui vous avez de grandes habilets interpersonnelles et une facilit tablir des relations de travail harmonieuses avec les personnes de votre quipe immdiate, des autres services du cabinet et de la communaut. Travailler en collaboration vous avez un bon sens de l''initiative et aimez travailler dans un environnement o le travail d''quipe est mis de l''avant. Possder de solides aptitudes en communication (tant l''oral qu'' l''crit) dans les relations avec les avocats, les clients, le personnel et les tiers. Aborder son travail avec agilit et dmontrer une volont d''apprendre et d''utiliser les nouvelles technologies. S''adapter l''volution des priorits dans un environnement exigeant, en faisant preuve d''un bon sens de l''organisation, d''un souci constant d''exactitude et d''une grande minutie. Possder de solides aptitudes en matire de recherches, d''enqutes et de rsolution de problmes et faire preuve de jugement pour rsoudre les problmes. Traiter les enjeux sensibles et confidentiels avec discrtion et diplomatie tout coup. Principales responsabilits Tches de conciergerie: Rpondre avec courtoisie et professionnalisme toutes les demandes de services internes provenant de nos professionnels juridiques et assurer un suivi rigoureux. Faire des achats et des rservations pour diverses demandes (cadeaux, dplacements, bureau la carte [en hotelling ], divertissement, prise de rendez-vous, etc.) et fournir l''information de faon claire et prcise. Offrir un service la clientle de haute qualit. Matriser les logiciels de base de donnes et de base de connaissances (Desk Pro et Monday). tre l''afft des nouveaux produits et des nouvelles tendances pour tre en mesure de faire des suggestions intressantes (cadeaux, restaurants, vnements, etc.). Actualiser la base de connaissances sur les fournisseurs, au besoin. Proposer des initiatives visant amliorer la satisfaction de la clientle. Possder une bonne connaissance des restaurants, des magasins, des vnements, des attractions locales, etc. Services de bureau: Aider amnager les salles de confrence avant les runions, les ranger aprs les runions et faciliter leur entretien: coordonner le service offert par le traiteur, dplacer les tables, et soulever et empiler les chaises. Collaborer troitement avec le directeur pour que l''espace des articles de bureau et de la documentation reste rang et qu''il n''y manque de rien. Assumer la responsabilit de la livraison et de la collecte des botes de dossiers et des autres livraisons envoyes ou reues par les clients internes. Veiller ce que les postes d''impression soient bien approvisionns en papier et en articles de papeterie. Effectuer de petites rparations et des tches de maintenance gnrale; fournir un soutien rapide lorsque les membres du cabinet ont des problmes lis aux locaux. Procder des inspections priodiques des lieux pour s''assurer que tout est en bon tat. Coordonner les changements de bureau et attribuer les cartes d''accs. Servir de point de contact avec les fournisseurs dont les services sont lis au btiment afin de rsoudre les problmes et assurer le suivi ncessaire pour veiller ce que les problmes soient corrigs. Aider la ralisation de projets spciaux assigns par le directeur. Excuter des tches administratives, des tches de bureau et d''autres tches connexes, selon les besoins. Remplacer les personnes travaillant la rception ou fournissant un soutien audiovisuel, au besoin. Connaissances et exprience exiges Diplme technique en administration ou htellerie, ou diplme d''tudes collgiales en communication, service la clientle ou dans un domaine connexe Au moins trois (3)ans d''exprience pertinente Solides comptences en communication bilingue, tant l''oral qu'' l''crit (franais et anglais) Matrise de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook Grand niveau de professionnalisme, dsir d''offrir un service la clientle de grande qualit et approche oriente sur l''atteinte des rsultats Capacit grer plusieurs dossiers et voluer dans un environnement de travail au rythme rapide Excellentes comptences organisationnelles, et capacit de grer les priorits et de travailler des heures prolonges Autonomie, attitude positive et esprit de collaboration Diversit et inclusion Chez Fasken, nous nous sommes engags crer un milieu de travail diversifi, quitable et inclusif. Pour honorer notre engagement, nous offrons un accs quitable l''emploi, aux occasions de russite et aux possibilits d''avancement au sein du cabinet. Accessibilit et mesures d''adaptation Notre objectif est d''offrir une exprience de recrutement accessible tous et toutes. Des mesures d''adaptation raisonnables peuvent tre prises, sur demande, pour l''ensemble des candidats et candidates admissibles. Vrification des antcdents et des rfrences Toute offre d''emploi peut tre conditionnelle la vrification des rfrences ainsi qu'' des vrifications compltes des antcdents (casier judiciaire, dossier de crdit, antcdents professionnels et scolaires, etc.). Votre candidature Nous apprcions d''avoir des nouvelles de tous les candidats qualifis, cependant, seuls les candidats dont les antcdents et l''exprience correspondent nos exigences seront contacts. NOUS NE COMMUNIQUERONS AVEC AUCUNE AGENCE DE PLACEMENT.