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Job Requisition ID # 26WD94770 Position Overview We are looking for a dynamic, detail-oriented, and proactive Executive Assistant to provide high-level administrative support to two Senior Directors in the AEC Experience and Analytics team. This role goes beyond traditional administrative supportyoull be a key partner in helping our leaders and teams operate efficiently and stay focused on what matters most. You will handle a wide range of responsibilities and sensitive matters, using your experience and judgment to proactively anticipate needs, address potential issues, and ensure the team runs smoothly. Responsibilities Manage and maintain complex executive calendars, resolving conflicts and aligning priorities across multiple stakeholders Prioritize incoming communications, proactively escalating urgent issues and ensuring leaders are well-prepared and informed Collaborate with leadership teams to prepare agendas and meeting materials, track action items, and follow up on deliverables Coordinate and manage domestic and international business travel; track expenses and submit accurate, timely expense reports Plan and coordinate virtual and in-person meetings and events (onsite and offsite), including preparation of materials, logistics, venues, activities, and catering Facilitate broad team communication by maintaining email aliases, Slack/Teams channels, and access permissions; maintain and update SharePoint or Wiki sites as needed Manage departmental budgets and expenses; oversee vendor contracts and ensure department invoices and bills are paid on time Partner with staffing and outsourcing teams to support contingent workforce requests, contracts, and compliance requirements Support onboarding and new hire processes, including coordination across systems, tools, and teams Handle highly sensitive and confidential information related to employees, leaders, and company operations with discretion and integrity Collaborate closely with other Executive Assistants to coordinate leadership schedules and support organization-wide meetings and events Minimum Qualifications Bachelors degree 35 years of experience supporting senior executives in a fast-paced, multinational environment Exceptional time management, organizational, and multitasking skills, with an understanding that this role may require a flexible schedule Willingness to adapt to a rapidly changing environment, new processes, and evolving responsibilities Proven ability to work under pressure, communicate effectively, and consistently meet deadlines Proficiency with Microsoft Office Suite and collaboration tools across Mac and Windows environments, including Slack, Microsoft Teams, and SharePoint Comfortable using and adopting AI-powered tools; highly tech-savvy Strong interpersonal, written, and verbal communication skills Willingness and ability to travel locally and internationally for events or meetings, as needed Discreet and experienced in handling sensitive and confidential information Ideal Candidate Is a proactive self-starter who anticipates needs and takes ownership of outcomes Excels at managing multiple priorities and complex workflows simultaneously Enjoys building strong, positive working relationships across levels, functions, and geographies Is extremely organized and detail-driven, with the ability to manage large volumes of information Adapts quickly in fast-changing environments and is eager to learn and evolve Operates with integrity, discretion, and a strong sense of accountability Description du poste Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction dynamique, minutieux(se) et proactif(ve) pour fournir un soutien administratif de haut niveau deux directeurs principaux de l'quipe AEC Experience and Analytics. Ce poste va au-del du soutien administratif traditionnel: vous serez un partenaire cl pour aider nos dirigeants et nos quipes fonctionner efficacement et rester concentrs sur l'essentiel. Vous serez charg(e) d'un large ventail de responsabilits et de questions sensibles, et vous devrez utiliser votre exprience et votre jugement pour anticiper de manire proactive les besoins, traiter les problmes potentiels et veiller au bon fonctionnement de l'quipe. Responsabilits Grer et tenir jour des agendas complexes, rsoudre les conflits et harmoniser les priorits entre les diffrentes parties prenantes Hirarchiser les communications entrantes, signaler de manire proactive les questions urgentes et veiller ce que les dirigeants soient bien prpars et informs Collaborer avec les quipes de direction pour prparer les ordres du jour et les documents de runion, suivre les mesures prendre et assurer le suivi des rsultats attendus Coordonner et grer les voyages d'affaires nationaux et internationaux; suivre les dpenses et soumettre des notes de frais prcises et dans les dlais Planifier et coordonner les runions et les vnements virtuels et en personne (sur site et hors site), y compris la prparation du matriel, la logistique, les lieux, les activits et la restauration Faciliter la communication au sein de l'quipe en grant les alias de messagerie, les canaux Slack/Teams et les autorisations d'accs ; maintenir et mettre jour les sites SharePoint ou Wiki selon les besoins Grer les budgets et les dpenses du dpartement; superviser les contrats avec les fournisseurs et veiller ce que les factures du dpartement soient payes dans les dlais Collaborer avec les quipes de recrutement et d'externalisation pour rpondre aux demandes de personnel temporaire, aux contrats et aux exigences de conformit Soutenir les processus d'intgration et d'embauche, y compris la coordination entre les systmes, les outils et les quipes Traiter les informations hautement sensibles et confidentielles relatives aux employs, aux dirigeants et aux oprations de l'entreprise avec discrtion et intgrit Collaborer troitement avec les autres assistants de direction pour coordonner les emplois du temps des dirigeants et soutenir les runions et les vnements l'chelle de l'organisation Qualifications minimales Licence 3 5 ans d'exprience dans l'assistance aux cadres suprieurs dans un environnement multinational en constante volution Excellentes comptences en matire de gestion du temps, d'organisation et de multitche, avec la comprhension que ce poste peut ncessiter horaires flexibles Volont de s'adapter un environnement en constante volution, de nouveaux processus et des responsabilits changeantes Capacit avre travailler sous pression, communiquer efficacement et respecter systmatiquement les dlais Matrise de la suite Microsoft Office et des outils de collaboration sous Mac et Windows, notamment Slack, Microsoft Teams et SharePoint Aisance dans l'utilisation et l'adoption d'outils bass sur l'intelligence artificielle; grande matrise des technologies Solides comptences en communication interpersonnelle, crite et orale Disponibilit et capacit voyager au niveau local et international pour des vnements ou des runions, selon les besoins Discrtion et exprience dans le traitement d'informations sensibles et confidentielles Le candidat idal Est une personne proactive qui anticipe les besoins et s'approprie les rsultats Excelle dans la gestion simultane de plusieurs priorits et de flux de travail complexes Aime tablir des relations de travail solides et positives tous les niveaux, dans toutes les fonctions et dans toutes les rgions Est extrmement organis et soucieux du dtail, avec la capacit de grer de grands volumes d'informations S'adapte rapidement des environnements en volution rapide et est dsireux d'apprendre et d'voluer Fait preuve d'intgrit, de discrtion et d'un sens aigu des responsabilits #J-18808-Ljbffr