About the Assembly of First Nations (AFN) The AFN is an advocacy organization that takes direction and fulfills mandates as directed by First Nations in-Assembly through resolutions. As a national advocacy organization for First Nations, the AFN seeks to advance First Nations Inherent and Treaty Rights through the development of policy, public education, and where applicable, the co-development of legislation to build First Nations capacity. The AFN was created out of a desire among First Nations leadership for a strong and effective collective advocacy organization.From this, values such as respect for human rights, diversity, justice, and the sovereignty of each rights-holding First Nation guide the work of the organization. Position Overview The AFN, Fisheries sector, is seeking an experienced and skilled individual responsible for providing high-level administrative support. This role reports to the Director of Fisheries. Key Responsibilities: Administrative & Operational Support Provide general administrative and clerical support to the Director and sector staff. Prepare and process travel requests, bookings, and claims for staff, National Fisheries Committee delegates and guests. Manage the calendar, appointments, and meeting schedules of the Director and team if requested. Organize logistics for meetings, workshops, and special events, including air or ground transportation, hotel and meeting room bookings, catering, and meeting material preparation. Attend meetings and record, transcribe, and distribute accurate minutes and action items. Maintain filing systems and databases; classify and organize incoming correspondence, reports, and reference materials. Monitor and manage office supply inventory and order supplies as needed. Finance & Records Prepare cheque requisitions, purchase orders, and reconcile travel and credit card expenses. Assist with financial tracking of program expenditures and assist in the reconciliation of budget reports with Finance records. Maintain copies of sector accounting and funding records in accordance with AFN procedures. Communication & Coordination Serve, if requested, as a primary point of contact for external stakeholders on behalf of the Director. Communicate with other AFN departments, government officials, First Nations, and National Fisheries Committee delegates via phone, email, and written correspondence. Distribute incoming and outgoing communications and ensure timely routing and response. Support coordination of Chiefs Committees, Technical Committees, and Working Groups. Cross-Sectoral & Political Support Attend AFN staff meetings and sector meetings, support internal knowledge sharing. Assist in the preparation of materials for AFN Assemblies, such as the Annual General Assembly and Special Chiefs Assembly. Provide support at AFN political events and meetings, as needed. Participate in engagement sessions, political forums, and cultural gatherings as required. General Responsibilities Ensure work is completed in accordance with AFN''s policies, procedures, and quality standards. Submit leave requests and time reporting through the Bamboo HR system. Maintain a high level of confidentiality and professionalism in all communications. Perform other duties as assigned by the Director. Qualifications Secondary school diploma required; a certificate or diploma in administrative studies, business administration, or a related field is preferred. Minimum of 2 years of experience in an administrative role; experience in a political, Indigenous, or non-profit setting is an asset. Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) and ability to adapt to digital office systems. Strong written and spoken communication skills. Excellent organizational and time management abilities; able to manage multiple priorities effectively. Experience coordinating travel, meetings, and events. Familiarity with accounts payable/receivable processes and financial reconciliation. Ability to work independently and as part of a team in a fast-paced environment. Demonstrated cultural competency and knowledge of First Nations cultures, values, governance, and current issues. Ability to speak a First Nations language or French is an asset. Working Conditions Primarily office-based with regular travel required for meetings, community engagement, and events. Flexible hours, including evenings and weekends, to accommodate community needs and organizational priorities. Physical and Mental Demands Extended periods of computer use and desk work. High levels of concentration and emotional resilience are required when addressing complex justice and community safety concerns. Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment. Diversity Statement Qualified persons of First Nations Ancestry will be given preference in accordance with s.16(1) of the Canadian Human Rights Act. Why Work with AFN? At the Assembly of First Nations (AFN), we value our employees and are committed to fostering a supportive, engaging, and rewarding workplace. When you join our team, you''ll enjoy: Employer-Paid Health Benefit Premiums Comprehensive health, dental, and vision coverage for you and your family, with premiums fully paid by AFN. Generous Pension Matching A competitive pension plan with significant employer contributions to help you build your future. Ample Vacation, Sick, and Personal Days Generous vacation entitlements, paid sick leave, and personal days, plus additional non-legislative time off throughout the year. Professional Development Support Coverage for courses, certifications, and training to help you grow your skills and advance your career. Wellness Funds Annual funds you can use towards fitness, mental health supports, or other wellness-related expenses. Modern, Central Location Our bright, collaborative office is located in the Sun Life Building in downtown Ottawa, with Parliament LRT Station right in the building for an easy commute. Convenient Amenities Steps away from cafes, restaurants, and shops. Meaningful Work Be part of a national organization advocating for First Nations, making a positive difference for communities across Canada. Collaborative & Inclusive Culture Work alongside passionate, dedicated colleagues in a supportive and dynamic environment. Accommodation Statement The Assembly of First Nations (AFN) is dedicated to an inclusive selection process and work environment. If you require accommodation during the recruitment process, please advise the Human Resources representative when you are invited to meet regarding this employment opportunity. While we appreciate all applications, only those candidates short-listed for an interview will be contacted. AFN may cancel, postpone, or revise employment opportunities at any time. Thank you for your interest in employment with the AFN We truly appreciate your application and will carefully review your resume. As we receive a high number of applications, we want to inform you that we can only contact shortlisted candidates. Adjoint administratif ou adjointe administrative Pches Poste temps plein, dure indtermine Lieu : Ottawa (hybride) de prfrence. Date de clture : ouvert pendant une semaine Concours interne/externe propos de l''Assemble des Premires Nations (APN) L''APN est une organisation de dfense des intrts des Premires Nations, qui suit des directives et accomplit des mandats conformment aux rsolutions adoptes par les Premires Nations-en-Assemble. En tant qu''organisation nationale de dfense des intrts des Premires Nations, l''APN cherche promouvoir les droits inhrents et issus des traits des Premires Nations par l''laboration de politiques, la sensibilisation du public et, le cas chant, l''laboration conjointe de lois visant renforcer les capacits des Premires Nations. L''APN est ne de la volont des dirigeants des Premires Nations de se doter d''une organisation de dfense des intrts commune, forte et efficace. Des valeurs telles que le respect des droits de la personne, la diversit, la justice et la souverainet de chaque Premire Nation dtentrice de droits guident le travail de l''organisation. Aperu du poste L''APN, Secteur des pches, cherche une personne exprimente et qualifie pour assurer un soutien administratif de haut niveau. Ce poste relve du(de la) directeur(trice) du Secteur des pches. Principales responsabilits Soutien administratif et oprationnel Fournir un soutien administratif et de bureau gnral au( la) directeur(trice) et au personnel du Secteur. Prparer et traiter les demandes de dplacement, les rservations et les demandes de remboursement pour le personnel, les dlgus du Comit national des pches et les invits. Grer le calendrier, les rendez-vous et les runions du(de la) directeur(trice) et de l''quipe, sur demande. Assurer la logistique des runions, des ateliers et des vnements spciaux, y compris le transport arien ou terrestre, les rservations d''htels et de salles de runion, la restauration et la prparation du matriel de runion. Assister aux runions et prparer, transcrire et distribuer des procs-verbaux et des listes de mesures prcis. Tenir jour les systmes de classement et les bases de donnes; classer et organiser le courrier entrant, les rapports et les documents de rfrence. Surveiller et grer les stocks de fournitures de bureau et commander d''autres fournitures, s''il y a lieu. Finances et archives Prparer les demandes de chques et les bons de commande et effectuer le rapprochement des frais de dplacement et des dpenses par carte de crdit. Aider au suivi financier des dpenses de programme et aider au rapprochement des rapports budgtaires avec les registres financiers. Conserver une copie des registres comptables et financiers du Secteur, conformment aux procdures de l''APN. Communication et coordination Servir, sur demande et au nom du(de la) directeur(trice), de personne-ressource principale auprs des parties prenantes externes. Communiquer par tlphone, courriel et courrier avec les autres secteurs de l''APN, les reprsentants de gouvernement, les Premires Nations et les dlgus du Comit national des pches. Distribuer les communications entrantes et sortantes et veiller un acheminement et une rponse en temps opportun. Contribuer la coordination des Comits des Chefs, des Comits techniques et des Groupes de travail. Soutien intersectoriel et politique Participer aux runions du personnel de l''APN et aux runions du Secteur, et soutenir la communication interne de connaissances. Aider la prparation des documents pour les Assembles de l''APN, telles que l''Assemble gnrale annuelle et l''Assemble extraordinaire des Chefs. Apporter un soutien dans le cadre d''vnements et runions politiques de l''APN, s''il y a lieu. Participer aux sances de mobilisation, aux forums politiques et aux rassemblements culturels, s''il y a lieu. Responsabilits gnrales Veiller ce que le travail soit effectu conformment aux normes de qualit, aux politiques et aux procdures de l''APN. Soumettre les demandes de cong et les dclarations des temps de travail via le systme Bamboo HR. Assurer un niveau lev de confidentialit et de professionnalisme dans toutes les communications. Accomplir d''autres tches assignes par le(la) directeur(trice). Qualifications Diplme d''tudes secondaires requis; un certificat ou un diplme en administration, en administration des affaires ou dans un domaine connexe est prfrable. Au moins deux annes d''exprience un poste administratif; une exprience dans le domaine politique, autochtone ou sans but lucratif serait un atout. Matrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et capacit de s''adapter aux systmes bureautiques numriques. Solides comptences en communication crite et orale. Excellentes capacits de gestion du temps et d''organisation; aptitude grer efficacement plusieurs priorits. Exprience dans l''organisation de dplacements, de runions et d''vnements. Connaissance des processus de comptes dbiteurs et crditeurs et ceux de rapprochement financier. Capacit travailler de manire autonome et en quipe dans un milieu de travail voluant un rythme rapide. Comptences culturelles avres et connaissance des cultures, des valeurs, de la gouvernance et des questions actuelles des Premires Nations. La matrise d''une langue des Premires Nations ou du franais serait un atout. Conditions de travail Principalement au bureau, ainsi que des dplacements rguliers pour assister des runions, sances de mobilisation communautaires et vnements. Horaire flexible, y compris en soire et la fin de semaine, pour rpondre aux besoins communautaires et aux priorits organisationnelles. Exigences physiques et mentales Longues priodes d''utilisation d''un ordinateur et travail de bureau. Un niveau lev de concentration et de rsilience motionnelle est ncessaire pour traiter des questions complexes lies la justice et la scurit communautaire. Savoir grer plusieurs priorits dans un milieu de travail voluant un rythme rapide. nonc relatif la diversit La prfrence sera accorde aux personnes qualifies d''ascendance des Premires Nations, conformment l''article 16(1) de la Loi canadienne sur les droits de la personne . Pourquoi travailler l''APN? l''Assemble des Premires Nations (APN), nous sommes conscients de l''importance de nos employs et nous sommes dtermins maintenir un milieu de travail favorable, stimulant et gratifiant. En vous joignant notre quipe, vous bnficierez des avantages suivants : Primes d''assurance maladie payes par l''employeur Une couverture complte des soins de sant, des soins dentaires et des soins de la vue pour vous et votre famille, dont les primes sont entirement payes par l''APN. Un rgime complmentaire de retraite gnreux Un rgime de retraite comptitif avec des cotisations importantes de l''employeur pour vous aider btir votre avenir. De nombreux jours de cong annuel, cong de maladie et cong personnel Un cong annuel, un cong de maladie pay et un cong personnel gnreux, ainsi que des jours de cong supplmentaires non prvus par la loi tout au long de l''anne. Soutien au perfectionnement professionnel Prise en charge de cours, de certifications et de formations pour vous aider perfectionner vos comptences et progresser dans votre carrire. Fonds de mieux-tre Des fonds annuels que vous pouvez utiliser pour le conditionnement physique, un soutien en sant mentale ou d''autres dpenses lies au mieux-tre. Emplacement central et moderne Nos bureaux lumineux et collaboratifs sont situs dans l''difice Sun Life, au centre-ville d''Ottawa. La station de train lger sur rail (TLR) Parlement est situe dans l''difice, ce qui facilite les trajets quotidiens. Commodits quelques pas des cafs, restaurants et magasins du centre-ville. Un travail enrichissant Faites partie d''une organisation nationale qui dfend les intrts des Premires Nations et qui amliore le quotidien des communauts partout au Canada. Culture axe sur la collaboration et l''inclusion Travaillez aux cts de collgues passionns et dvous dans un environnement dynamique et solidaire. nonc relatif l''accommodement L''Assemble des Premires Nations (APN) s''engage maintenir un processus de slection et un milieu de travail inclusifs. Si vous avez besoin de mesures d''adaptation durant le processus de recrutement, veuillez en informer l''agent(e) des ressources humaines au moment o un entretien vous sera propos concernant la prsente offre d''emploi. Toutes les candidatures sont les bienvenues, mais nous ne communiquerons qu''avec les personnes prslectionnes en vue d''une entrevue. L''APN se rserve le droit d''annuler, de reporter ou de rviser les offres d''emploi tout moment. Nous vous remercions de l''intrt que vous portez l''APN. Nous vous remercions sincrement pour votre candidature; elle sera examine attentivement ainsi que votre curriculum vit. Compte tenu du nombre lev de candidatures attendues, nous tenons vous informer que nous ne communiquerons qu''avec les candidats prslectionns.
Job Title
Administrative Assistant – Fisheries