Job Title

Position OverviewWe are looking for a Samples Coordinator to take ownership of managing frozen food samples from receipt to delivery. You will ensure samples are handled efficiently, accurately, and safely, while supporting internal teams and maintaining smooth office operations. This role is ideal for someone highly organized, detail-oriented, and comfortable balancing hands-on coordination with front desk and administrative tasks.What Youll DoSample Coordination Receive, unpack, organize, and store frozen food samples efficiently and safely.Notify internal teams of sample arrivals and manage related communications.Place orders for and handle dry ice when packing samples.Ensure timely packaging and shipments of samples to our customers.Proactive follow-up with suppliers and service providers.Maintain accurate freezer inventory and organize storage for easy access.Prepare and manage documentation for domestic and international shipments.Scan, file, and distribute records for LATAM and export shipments.Support urgent sample deliveries, including occasional airport runs (expenses reimbursed).Front Desk & Office Support Welcome occasional visitors and act as the first point of contact for calls and inquiries.Manage mail, courier deliveries, and outgoing shipments.Review and process invoices for couriers, suppliers, and office services.Maintain office supplies and shared spaces, including kitchen areas.Assist with office events, catering, and seasonal initiatives.Provide general administrative support as needed.What Were Looking ForFluent in English (written and spoken); intermediate working proficiency in French.Excellent organization and attention to detail.Strong communication and customer service skills.Ability to manage multiple priorities and work independently.Proficiency with computers and Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).Experience with SAP Business One is an asset.Benefits & PerksParticipation in the annual discretionary bonus program.Comprehensive Health and Dental coverage (100% employer-paid).TELUS Virtual Health Care (telemedicine).Two (2) weeks of paid vacation annually.Five (5) personal/sick days per year.50% subsidized gym membership at Fit Form (nearby).Flex Friday schedule (early finish at 1pm during summer months, 3pm rest of the year).Casual-professional work environment.Weekly fresh fruit program.Brand-new, modern head office.Free onsite parking with electric vehicle charging stations.Fully company-paid team outings.About the employerFounded in 2001 as an international food trading company, ArdoVLM is now a recognized leader in global food supply chain integrity management.Building on an import-export business model with strategic investments in food safety auditing, farming, and food processing, ArdoVLMs commitments to brand protection are the foundation upon which we guarantee the quality of the competitively priced foodstuffs that we bring to market.Service, quality, and integrity day in and day out, year after year.Only candidates who are considered for the position will be contacted.__________________________________________________________________Aperu du posteNous recherchons un Coordinateur d'chantillons qui sera charg de grer les chantillons de produits alimentaires surgels, de leur rception leur livraison. Vous veillerez ce que les chantillons soient traits de manire efficace, prcise et sre, tout en soutenant les quipes internes et en assurant le bon fonctionnement du bureau. Ce poste est idal pour une personne trs organise, soucieuse du dtail et capable de concilier la coordination pratique avec les tches administratives et d'accueil.Vos missionsCoordination des chantillons Rceptionner, dballer, organiser et stocker les chantillons de produits alimentaires surgels de manire efficace et sre.Informer les quipes internes de l'arrive des chantillons et grer les communications associes.Passer les commandes et grer la glace carbonique lors de l'emballage des chantillons.Veiller l'emballage et l'expdition des chantillons nos clients dans les dlais impartis. Assurer un suivi proactif auprs des fournisseurs et des prestataires de services.Tenir jour l'inventaire des conglateurs et organiser le stockage pour faciliter l'accs.Prparer et grer la documentation pour les expditions nationales et internationales.Numriser, classer et distribuer les dossiers pour les expditions vers l'Amrique latine et les exportations.Assurer les livraisons urgentes d'chantillons, y compris les trajets occasionnels l'aroport (frais rembourss).Rception et assistance administrative Accueillir les visiteurs occasionnels et tre le premier point de contact pour les appels et les demandes de renseignements.Grer le courrier, les livraisons par coursier et les envois sortants.Vrifier et traiter les factures des coursiers, des fournisseurs et des services administratifs.Grer les fournitures de bureau et les espaces communs, y compris les cuisines.Aider l'organisation d'vnements au bureau, la restauration et aux initiatives saisonnires.Fournir une assistance administrative gnrale selon les besoins.Ce que nous recherchonsMatrise de l'anglais (crit et parl) ; niveau intermdiaire en franais.Excellent sens de l'organisation et souci du dtail.Solides comptences en communication et en service la clientle.Capacit grer plusieurs priorits et travailler de manire autonome.Matrise de l'informatique et de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).Une exprience avec SAP Business One est un atout.Avantages sociauxParticipation au programme annuel de primes discrtionnaires.Couverture complte des soins de sant et dentaires (prise en charge 100 % par l'employeur).Soins de sant virtuels TELUS (tlmdecine).Deux (2) semaines de congs pays par an.Cinq (5) jours de cong personnel/maladie par an.Abonnement la salle de sport Fit Form ( proximit) subventionn 50 %.Horaires flexibles le vendredi (fin de la journe 13 h pendant les mois d't, 15 h le reste de l'anne).Environnement de travail dcontract et professionnel.Programme hebdomadaire de fruits frais.Parking gratuit sur place avec bornes de recharge pour vhicules lectriques.Sorties d'quipe entirement prises en charge par l'entreprise. propos de l'employeurFonde en 2001 en tant que socit internationale de ngoce alimentaire, ArdoVLM est aujourd'hui un leader reconnu dans la gestion de l'intgrit de la chane d'approvisionnement alimentaire mondiale.S'appuyant sur un modle commercial d'import-export et sur des investissements stratgiques dans l'audit de la scurit alimentaire, l'agriculture et la transformation alimentaire, l'engagement d'ArdoVLM en faveur de la protection des marques est le fondement sur lequel nous garantissons la qualit des produits alimentaires prix comptitifs que nous commercialisons.Service, qualit et intgrit, jour aprs jour, anne aprs anne.Seuls les candidats retenus pour le poste seront contacts.