Job Title

Description Specialist is responsible for the daily accounting functions necessary to facilitate invoicing, lease administration, accounts receivable, accounts payable, credit card management and effective control of cash resulting in timely and accurate financial statements. Additionally, the position assists with the interim and annual audit requirements as well as supports the financial and capital analysts with reporting and analysis as required. Responsibilities JOB DUTIES: Invoicing Shared responsibility of maintaining the Authority''s billing system, which includes timely and accurate maintenance of tables to ensure accurate invoicing and recording of revenues in the financial system Invoicing for Aeronautical Fees, Utilities, Charter Buses, Employee Parking, Commercial Realty Tax and other Miscellaneous goods and services provided to clients Prepare and process credit memos and other adjustments to accounts as required Monitor and track timely and accurate reporting and recording of Airport Improvement Fee revenues Lease and Concession Administration Shared responsibility of maintaining the Authority''s lease administration system including timely and accurate maintenance of tables to ensure accurate generation of leases and recording of revenues in the financial system Establishment and maintenance of a spreadsheet tracking system for concession revenues, processing lease/concession adjustments, performing reconciliation and analysis on expiring, extended, or superseded agreements Maintenance of Security Deposits, including identifying required security as per Authority policy, tracking both cash and letters of credit, preparing annual spreadsheets and payment requisitions for interest on cash held, following up on letters of credit expiry dates to minimize Authority exposure Compile monthly revenue accruals for period end reporting Request or ensure timely receipt of audited financial statements from the leasing group as per terms of lease agreements Banking, Reconciliation and Cash Control Shared responsibility for cash collection, controlling receipt and deposit of funds received by mail and hand Ensure that proper accounting procedures are followed, safe keeping, timely banking is completed, and the appropriate, timely and accurate entries are made to the Accounts Receivable and Cash Management modules of the financial system. Establish and maintain required tracking documents to facilitate monthly reconciliation of bank statements Performpreliminary bank reconciliation Complete change requests from various internal sources Parkade (including Pay on Foot machines), Park and Fly Parking Lot, Ground Transportation, and Bus Ticket Audits Shared responsibility for auditing of the two parking facility daily shift reports Shared responsibility for auditing semi-monthly ground transportation revenue reports Shared responsibility for auditing Metro Transit bus ticket revenue and inventory Ensure established procedures are adhered to and receipts are reconciled with system generated revenue reports Tickets are counted and accounted for prior to storage to mitigate fraudulent activity Daily transfer/upload of PnF Credit Card information to Global payments for recognition of revenue Accounts Payable, Electronic Payments and Cheque Payments Position has shared responsibility for accounts payable functions including timely payment of invoices, by cheque, electronically, preauthorized payments, and direct debits ensuring that proper accounting procedures and internal procedures are followed and accurate entries made to Accounts Payable modules of the financial system under strict timelines Monitor aged payables and initiating regular and urgent cheque runs, maintaining vendor files and records of all payments Preparing monthly accounts payable accruals Administration of cash floats (issuance and replenishment) Reconciling corporate Mastercard statements Auditing travel and expense claims Performing month-end procedures and report preparation Accounts Receivable, Credit and Collections Shared responsibility for monitoring and collection of outstanding amounts in accordance with the Authority''s collection policy. This involves the issuing of collection letters and follow up Using exceptional judgment with respect to timeliness of elevating critical arrears situations Preparing client correspondence related to Companies'' Creditors Arrangement Act and Bankruptcies Financial Reporting Shared responsibility for reports including but not limited to: Monthly Car Concession Revenue Reporting to Leaseholds Monthly (Air Service) User Fees Reports Monthly Collection Activity Period and Year End reporting for Accounts Payable and Accounts Receivable. ie; bank reconciliation reports, security deposit reports, travel reports, accrual reports, etc OCCASIONAL DUTIES: AARMS Billing System Oracle System Interface Arcadis Ground Transportation System Interface Moneris Credit Card Management System Interface Support Capital/Financial Analysts with reporting and analysis as required Support Financial Accounting and Risk Manager with compiling information for the interim and annual audit as required Requisitioning of Goods and Services including managing inventory of Metro Transit bus tickets Minor repairs and troubleshooting of equipment Special projects or initiatives Fulfilment of annual goals Preparing documentation for refunds Researching returned mail Qualifications QUALIFICATIONS: Post-secondary education in finance or accounting. Minimum three (3) years'' experience in an accounting environment Experience handling cash, preparing bank deposits, and standard cash reconciliation methods Experience monitoring accounts receivable and initiating collections utilizing standard methods and reporting Experience monitoring accounts payable and initiating payment activities to achieve timely payments Demonstrated ability to communicate effectively both orally and in writing Demonstrated ability to work as a member of a team Demonstrated attention to detail Demonstrated ability to manage time and prioritize work Demonstrated ability to learn and apply new skills and knowledge Demonstrated knowledge of policies, procedures and chart of accounts Demonstrated safety awareness Demonstrated proficiency using Microsoft Office (Outlook, MS Word and Excel) Knowledge of HIAA''s policies and procedures Knowledge of HIAA''s Rates and Charges Knowledge of generally accepted accounting principles Knowledge of AARMS Billing System and Oracle Financial Software ABOUT HIAA: At Halifax International Airport Authority, we are dedicated to building strong, vibrant communities through our commitment to connecting people and goods to the world. Our vision is to be Canada''s best gateway airport, and our values drive everything we do. As a member of our team, you''ll be part of a dynamic and dedicated community of professionals, working together to make a positive impact on the world around us. We prioritize the health, safety, and security of our people and passengers, and make decisions based on integrity and a sense of humanity. We are committed to sustainability, service excellence, and collaboration, and strive to go above and beyond in everything we do. At HIAA, you will enjoy being part of an evolving global industry, with all the comforts that come from being one of just over 200 employees. Employee engagement matters at HIAA -- in the last three years, an average of 91% of our employees said they would recommend HIAA as an employer. Safety first: We go above and beyond to ensure a safe and healthy workplace for all our employees, providing comprehensive training, proper safety equipment, and a culture of collaboration and support. With us, you can trust that your well-being is always our top concern. Caring supervisors and teammates: You''ll join a team of supportive and caring individuals who are always ready to help each other succeed. Our supervisors and coworkers are invested in your professional and personal growth, and will work with you to provide guidance, support, and encouragement and professional development. With us, you''ll always feel supported, personally and professionally. Part of a larger community: You''ll be part of a vibrant and dedicated community of professionals working together with one purpose: to safely and efficiently manage, operate and promote the region''s largest airport. Whether you''re a customer service representative, an electrician, or a member of our management team, you''ll play a crucial role on our team and as part of the Halifax Stanfield community. With us, you''ll be part of something bigger. Flexible work options: We believe in the importance of work-life balance. That''s why we offer flexible work options, including remote work opportunities, to help our employees manage their time and responsibilities more effectively. With us, you''ll have the flexibility to work in ways that best suit your needs and lifestyle, allowing you to achieve a better balance between your career and your personal life. Competitive compensation and benefits: We believe in rewarding our employees for their hard work and dedication. That''s why we offer competitive compensation and a comprehensive benefits package to support the physical, emotional, and financial well-being of our team. With us, you''ll have access to industry-leading pay and benefits, including health insurance, a registered pension plan retirement savings plans, and wellness programs, to help you thrive both personally and professionally. This position also qualifies for commuting allowance and free parking. Our current pay range is $ $46.14 per hour based on a 37.5 hour work week. If your experience and qualifications match this competition please apply in confidence. HIAA believes in equitable opportunities for everyone We encourage women, Indigenous persons, persons with disabilities and racially visible persons to apply and self-identify To self-identify, please clickhereand complete the survey. ******************************************************************************* SPCIALISTE DES SERVICES DE COMPTABILIT RSUM DU POSTE: En interprtant et en appliquant les politiques et les procdures tablies, le/la spcialiste des services de comptabilit est responsable des fonctions quotidiennes relatives la comptabilit pour faciliter la facturation, l''administration des baux, la gestion des comptes clients et des comptes fournisseurs, la gestion des cartes de crdit et le bon contrle de la trsorerie, permettant ainsi la production d''tats financiers prcis en temps opportun. De plus, le/la titulaire du poste contribue au respect des exigences relatives aux vrifications annuelles et anticipes et soutient les analystes financierres et de capital pour la production de rapports et d''analyses, au besoin. TCHES RELIES LA FONCTION: Facturation Partager la responsabilit de la maintenance du systme de facturation de l''AAIH, notamment la maintenance prcise et opportune de tableaux pour garantir une facturation exacte et l''enregistrement des revenus dans le systme financier. Facturer les redevances aronautiques, les services publics, les autobus noliss, le stationnement des employs, les taxes foncires commerciales ainsi que les autres biens et services divers fournis aux clients. Prparer et traiter les notes de crdit ainsi que les autres corrections comptables, au besoin. Effectuer le suivi de la production de rapports prcis et en temps opportun ainsi que de l''enregistrement des recettes tires des frais d''amlioration aroportuaire. Administration des baux et des concessions Partager la responsabilit de la maintenance du systme de gestion des baux de l''AAIH, notamment la maintenance prcise et opportune de tableaux pour garantir la production rigoureuse de baux et l''enregistrement des revenus dans le systme financier. Mettre en place un systme de suivi des feuilles de calcul pour les recettes provenant des concessions, le traitement de modifications aux baux ou aux concessions, le rapprochement de comptes et l''analyse d''ententes chues, prolonges ou remplaces et en effectuer la maintenance. Grer les dpts de garantie, notamment en dterminant la garantie requise en vertu de la politique de l''AAIH, en effectuant la fois le suivi du flux de trsorerie, des lettres de crdit et des dates d''chance des lettres de crdit ainsi qu''en prparant chaque anne des feuilles de calcul et des demandes de paiement d''intrts sur l''encaisse afin de minimiser les risques pour l''AAIH. Calculer les produits recevoir chaque mois pour la production de rapports de fin de priode. Demander les tats financiers vrifis auprs du groupe de locataires ou veiller les avoir reus en temps opportun, conformment aux modalits des contrats de location. Contrle des oprations bancaires, du rapprochement de comptes et de la trsorerie Partager la responsabilit de l''encaissement des fonds, de la gestion de la rception et du dpt des fonds reus par la poste et en personne. Veiller respecter les procdures comptables appropries, garder les fonds en sret, effectuer les oprations bancaires en temps opportun et saisir les donnes de manire prcise et opportune dans les modules relatifs aux comptes clients et la gestion de la trsorerie du systme financier. Mettre au point et tenir jour les documents ncessaires en matire de suivi pour simplifier le rapprochement mensuel des relevs bancaires. Effectuer la conciliation bancaire prliminaire. Traiter les demandes de changements provenant de diverses sources internes. Effectuer la vrification des transactions associes au stationnement tag (y compris les machines de paiement), au stationnement Park''N Fly, au transport terrestre et aux billets d''autobus. Partager la responsabilit de la vrification des rapports quotidiens des deux aires de stationnement. Partager la responsabilit de la vrification des rapports bimensuels des revenus du transport terrestre. Partager la responsabilit de la vrification des revenus et de l''inventaire des billets d''autobus de Metro Transit. Veiller au respect des procdures tablies et la conciliation des encaissements avec les rapports gnrs par le systme. Recenser et comptabiliser les billets avant de les conserver afin de limiter les activits frauduleuses. Transfrer ou tlverser quotidiennement les renseignements relatifs aux cartes de crdit de Park''N Fly Global Payments aux fins de comptabilisation des produits. Comptes fournisseurs, paiements lectroniques et par chque Partager la responsabilit des fonctions associes aux comptes fournisseurs, y compris le paiement de factures en temps opportun, par chque, par voie lectronique et par virement automatique, en veillant au respect des procdures comptables et internes appropries ainsi qu'' la saisie des donnes exactes dans les modules relatifs aux comptes fournisseurs du systme financier en respectant des dlais prcis. Faire le suivi du classement chronologique des comptes fournisseurs et amorcer le processus habituel ou prioritaire d''impression de chques, en tenant jour les dossiers de fournisseurs et les registres de l''ensemble des paiements. Prparer chaque mois les charges payer. Administrer les fonds de caisse (paiement et renflouement). Effectuer la conciliation des relevs de cartes de crdit professionnelles Mastercard. Vrifier les demandes de remboursement de frais de dplacement et de dpenses. Excuter les procdures et prparer les rapports de fin de mois. Comptes clients, crdit et recouvrement Partager la responsabilit du suivi et du recouvrement des montants impays conformment la politique de recouvrement de l''AAIH. Cela comprend l''envoi de lettres de recouvrement et le suivi. Faire preuve d''un jugement exceptionnel en ce qui concerne le moment opportun pour relever les situations graves de retard de paiement. Prparer la correspondance avec les clients en ce qui concerne la Loi sur les arrangements avec les cranciers des compagnies et les faillites. Rapports financiers Partager la responsabilit des rapports, y compris, mais sans s''y limiter: Rapports mensuels sur les recettes des concessions automobiles aux proprits bail; Rapports mensuels sur les redevances douanires (services ariens); Activits mensuelles de recouvrement; Produire les rapports de fin de priode et de fin d''exercice pour les comptes fournisseurs et les comptes clients, p. ex. les rapports de rapprochement bancaire, les rapports sur les dpts de garantie, les rapports sur les frais de dplacement, les rapports sur les frais courus, etc. TCHES PONCTUELLES: Utiliser le systme de facturation AARMS, l''interface du systme Oracle, l''interface du systme du transport terrestre Arcadis et l''interface du systme de gestion des cartes de crdit Moneris. Aider les analystes financiers et de capital avec la production de rapports et d''analyses, au besoin. Soutenir le/la gestionnaire de la comptabilit et des risques financiers en compilant des renseignements pour les vrifications annuelles et anticipes, au besoin. Effectuer les demandes d''approvisionnement en biens et en services, notamment la gestion de l''inventaire de billets d''autobus de Metro Transit. Procder des rparations mineures et au dpannage de l''quipement. Participer des projets spciaux ou des initiatives. Atteindre les objectifs annuels. Prparer les documents relatifs aux remboursements. Faire des recherches pour les correspondances retournes. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE: Dtenir un diplme d''tudes postsecondaires en finances ou en comptabilit. Avoir au moins trois (3) ans d''exprience dans un milieu comptable. Avoir de l''exprience en matire de gestion de trsorerie, de prparation de dpts bancaires et de mthodes normalises pour le relev des oprations de caisse. Possder de l''exprience en matire de supervision des comptes clients et d''initiation de processus de recouvrement, l''aide de mthodes et de rapports normaliss. Avoir de l''exprience en matire de supervision de comptes fournisseurs et d''initiation d''activits de paiement pour effectuer les paiements en temps voulu. tre en mesure de communiquer efficacement de vive voix et par crit. Pouvoir travailler en quipe. Avoir le souci du dtail. tre capable de grer son temps et d''tablir l''ordre de priorit de ses tches. Avoir la capacit d''apprendre et de mettre en pratique de nouvelles comptences et connaissances. Connatre manifestement les politiques, les procdures et le plan de comptes. Faire preuve de sensibilit par rapport la scurit. Matriser l''utilisation des logiciels Microsoft Office (Outlook, MS Word et Excel). Connatre les politiques et les procdures de l''AAIH. Connatre les tarifs et les frais de l''AAIH. tre au fait des principes comptables gnralement reconnus. Connatre le systme de facturation AARMS et le logiciel financier Oracle. PROPOS DE L''AAIH: l''Administration de l''aroport international d''Halifax (AAIH), nous sommes dtermins btir des collectivits fortes et dynamiques et servir de pont entre les gens et les marchandises, d''une part, et le reste du monde, d''autre part. Notre vision est d''tre la meilleure passerelle d''entre aroportuaire au Canada, et nos valeurs motivent tout ce que nous faisons. En vous joignant notre quipe, vous ferez partie d''une communaut de professionnelles dvous et vaillants, qui travaillent ensemble pour exercer une influence positive sur le monde qui nous entoure. La sant et la scurit de notre personnel et de nos passagerres sont notre priorit, et nous prenons des dcisions en faisant preuve d''intgrit et d''humanit. Nous accordons une grande importance la durabilit, l''excellence du service et la collaboration, et nous nous efforons de nous surpasser dans toutes nos activits. Vous aimerez faire partie d''une industrie mondiale en pleine volution et, comme l''AAIH ne compte qu''un peu plus de 200employes, vous profiterez de tous les avantages qui en dcoulent. l''AAIH, l''engagement des membres de notre personnel est important: au cours des trois dernires annes, 91% d''entre eux ont dclar qu''ils recommanderaient l''AAIH comme employeur. La scurit d''abord: Nous faisons tout notre possible pour assurer un milieu de travail sain et scuritaire tous nos employes, en leur offrant une formation complte ainsi que de l''quipement de scurit adquat, et en favorisant une culture de collaboration et de soutien. Au sein de notre entreprise, votre bien-tre est toujours notre principale proccupation. Des superviseurses et des collgues bienveillants: Vous vous joindrez une quipe compose de gens bienveillants, solidaires et toujours prts s''entraider pour russir. Nos superviseurses et nos collgues s''investissent dans votre croissance professionnelle et personnelle, et vous offriront des conseils, du soutien, des encouragements et un perfectionnement professionnel. En travaillant avec nous, vous vous sentirez toujours soutenue, personnellement et professionnellement. Faire partie d''une grande communaut: Vous ferez partie d''une communaut de professionnelles dvous et dynamiques qui travaillent ensemble dans un seul but: assurer la gestion et le fonctionnement efficaces et scuritaires du plus grand aroport de la rgion, ainsi qu''en faire la promotion. Que vous soyez une reprsentante du service la clientle, une lectricienne ou une membre de notre quipe de direction, vous jouerez un rle crucial au sein de notre quipe et de la communaut d''Halifax Stanfield, et vous ferez partie d''un collectif. Modalits de travail flexibles: Nous croyons en l''importance de la conciliation de la vie professionnelle et de la vie personnelle. C''est pourquoi nous proposons des modalits de travail flexibles, dont le tltravail, afin d''aider nos employes grer plus efficacement leur temps et leurs responsabilits. Vous aurez donc la possibilit de travailler selon un horaire adapt vos besoins et votre style de vie, ce qui vous permettra d''atteindre un meilleur quilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle. Rmunration et avantages concurrentiels: Nous sommes d''avis qu''il faut rcompenser nos employes pour leur travail acharn et leur dvouement. Voil pourquoi nous offrons une rmunration concurrentielle et un rgime complet d''avantages sociaux pour favoriser le bien-tre physique, motionnel et financier de notre quipe. Vous aurez ainsi la possibilit de bnficier d''une rmunration et d''avantages sociaux parmi les meilleurs du secteur, notamment une assurance maladie, un rgime de pension agr, des rgimes d''pargne-retraite et des programmes de bien-tre, afin de vous aider vous panouir sur le plan personnel et professionnel. Ce poste donne galement droit une indemnit de transport et un stationnement gratuit. Notre chelle salariale actuelle se situe entre 42,53$ et 46,14$ de l''heure, en fonction d''une semaine de travail de 37,5 heures. Si votre exprience et vos qualifications correspondent cette offre d''emploi, veuillez soumettre votre candidature en toute confiance. Ce poste est uniquement affich l''interne pour le moment. L''AAIH croit en l''galit des chances pour tous. Nous encourageons les femmes, les personnes autochtones, les personnes handicapes et les personnes de minorit raciale poser leur candidature et indiquer leur appartenance un groupe vis par l''quit. Pour vous identifier, veuillez cliquericiet rpondre au questionnaire (en anglais).