Job Title

Job Requisition ID #25WD92954 La traduction en anglais se trouve plus bas!/The French translation se trouve plus bas! Description du poste Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction dynamique, minutieux(se) et proactif(ve) pour fournir un soutien administratif de haut niveau deux directeurs principaux de l'quipe Divertissement et mdias. Ce poste va au-del du soutien administratif traditionnel : vous serez un partenaire cl pour aider nos dirigeants et notre quipe fonctionner efficacement et rester concentrs sur l'essentiel. Vous accomplirez un large ventail de tches, grerez des dtails de nature confidentielle et critique, tout en utilisant votre exprience pour anticiper les problmes potentiels et garantir le bon fonctionnement de l'quipe. Responsabilits Assistance de direction Grer les agendas, planifier les runions et coordonner les dplacements Suivre les dpenses des cadres et gnrer des notes de frais. Soumettre les notes de frais en temps opportun. Comprendre les calendriers budgtaires et les chances Collaborer avec l'quipe de direction, si ncessaire, pour prparer les ordres du jour et les documents de runion, rdiger les comptes rendus de runion, suivre les mesures prendre et assurer le suivi des livrables Planifier et coordonner les vnements et les runions virtuels et en personne, sur site et l'extrieur, y compris la prparation des documents de runion, la logistique, le lieu, les activits et la restauration Grer les alias de messagerie, les listes de distribution et les rpertoires partags, y compris la gestion des autorisations Collaborer de manire irrprochable avec les autres administrateurs de l'quipe de direction pour planifier les runions et coordonner les vnements l'chelle de l'organisation Peut servir de personne de rfrence pour les achats du dpartement, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC et la gestion globale des actifs Gestion de la main-d'uvre temporaire Collaborer avec les quipes d'externalisation sur les commandes de personnel, les contrats et veiller la conformit locale mettre des bons de commande, vrifier les factures et traiter les paiements pour les cots et les dpenses lis la main-d'uvre temporaire Approvisionnement Utiliser le portail Supplier Central pour mettre des bons de commande, intgrer des fournisseurs et suivre les approbations, les commandes et les factures du dbut la fin Servir de personne de contact pour les achats du dpartement, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC, la gestion des fournisseurs et la gestion globale des actifs Qualifications minimales Licence 3 5 ans d'exprience dans le soutien aux cadres suprieurs dans un environnement multinational en constante volution Excellentes comptences en matire de gestion du temps, d'organisation et de multitche. Comprhension du fait que ce poste n'est pas un emploi classique de 9 h 17 h Capacit s'adapter un environnement en constante volution et de nouveaux processus et responsabilits Capacit avre travailler sous pression, communiquer efficacement et respecter les dlais Matrise de la suite Microsoft Office, des systmes d'exploitation Mac et Windows et des applications professionnelles connexes telles que Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint Aucune apprhension vis--vis des outils d'IA et capacit les utiliser avec aisance. Comptences techniques Solides comptences en communication interpersonnelle et crite/verbale en anglais Capacit et volont de se dplacer pour assister des vnements ou des runions internes, au niveau local et international, selon les besoins En raison de la rpartition gographique de notre quipe, vous serez parfois amen travailler en dehors des heures de bureau habituelles Discrtion et exprience dans le traitement d'informations sensibles et confidentielles Le candidat idal Fait preuve d'initiative et est autonome, capable de travailler avec un minimum de supervision Excelle dans la gestion de projets complexes et dans l'obtention de rsultats, tant de manire indpendante qu'en collaboration Aime tablir des relations de travail positives tous les niveaux et dans toutes les rgions Trs organis, soucieux du dtail et capable de jongler avec plusieurs responsabilits Accepte le changement, apprend rapidement et s'adapte bien aux environnements dynamiques Comprend la valeur de l'intgrit et de l'honntet sur le lieu de travail et s'approprie son travail Position Overview We are looking for a dynamic, detail-oriented, and proactive Executive Assistant to provide high-level administrative support to (2) Senior Directors in the Entertainment & Media team . This role goes beyond traditional admin support youll be a key partner in helping our leaders and team operate efficiently and stay focused on what matters most. You will perform a wide range of tasks, handle details of a confident and critical nature, while using your experience to proactively address potential problems and ensure an efficiently functioning team. Responsibilities Executive Support Manage calendars, schedule meetings, and coordinate travel arrangements Tracks executive expenses and generates expense reports. Submits expense reports in a timely manner . Understand budget timelines and deadlines Collaborate with the Leadership teamas needed to prepare agendas and meeting materials, document meeting minutes, track action items, and follow up on deliverables Plan and coordinate virtual and in-person events and meetings on and offsite, including preparation of meeting materials, logistics , venue, activities, and catering Maintain email aliases, distribution lists, and shared directories, including maintaining permissions Collaborate flawlessly with other executive team admins to execute on scheduling meetings and coordinate organization-wide events May serve as point person for departmental purchases, including but not limited to PC tracking and overall asset management Contingent Workforce Management Collaborate with outsourcing teams on staffing orders, contracts, and ensure local compliance Raise purchase orders, verify invoices, and process payments for CW costs and expenses Procurement Utilize Supplier Central portal to raise purchase orders, onboard vendors, and track approvals, orders, and invoices from start to finish May serve as point person for departmental purchases, including but not limited to PC tracking, vendor management, and overall asset management Minimum Qualifications Bachelors degree 3-5years experience supporting senior executives in a fast-paced, multinational environment Exceptional time management, organizational, and multitasking skills. Understanding that this job is not typical 9-5 Willing to adapt to a rapidly changing environment and new processes and responsibilities Proven ability to work under pressure, communicate effectively, and meet deadlines Proficient in Microsoft Office Suite, Mac and Windows operating systems and related business applications such as Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint Not afraid of AI tools and can proficiently use them. Tech savvy Strong interpersonal and written/verbal communication skills in English Able and willing to travel to events or internal meetings, locally and internationally asrequired Due to our globally distributed team, you may occasionally work outside of normal business hours Discreet and experienced in handling sensitive and confidential information. The Ideal Candidate Takes initiative and is a self-starter who thrives with minimal supervision Excels at managing complex projects and delivering results both independently and collaboratively Enjoys building positive working relationships across all levels and geographies Highly organized, detail-driven, and capable of juggling multiple responsibilities Embraces change, learns quickly, and adapts well to dynamic environments Understands the value of integrity and honestyin the workplace and takes ownership of their work Learn More / Plus d'information About Autodesk / propos dAutodesk Welcome to Autodesk! Amazing things are created every day with our software from the greenest buildings and cleanest cars to the smartest factories and biggest hit movies. We help innovators turn their ideas into reality, transforming not only how things are made, but what can be made. We take great pride in our culture here at Autodesk its at the core of everything we do. Our culture guides the way we work and treat each other, informs how we connect with customers and partners, and defines how we show up in the world. When youre an Autodesker, you can do meaningful work that helps build a better world designed and made for all. Ready to shape the world and your future? Join us! Bienvenue chez Autodesk! Nos logiciels crent chaque jour des choses extraordinaires: des btiments les plus cologiques aux voitures les plus propres, en passant par les usines les plus intelligentes et les films succs. Nous aidons les innovateurs concrtiser leurs ides, transformant non seulement la faon dont les choses sont fabriques, mais aussi ce qui peut ltre. Nous sommes trs fiers de notre culture chez Autodesk; elle est au cur de tout ce que nous faisons. Notre culture guide notre faon de travailler et de nous comporter les uns envers les autres, influence nos interactions avec nos clients et nos partenaires, et dfinit notre image au monde. En tant quAutodeskien, vous pouvez accomplir un travail significatif qui contribue btir un monde meilleur, conu et ralis pour tous. Prt faonner le monde et votre avenir? Rejoignez-nous! Salary transparency / Transparence salariale Salary is one part of Autodesks competitive compensation package. Offers are based on the candidates experience and geographic location. In addition to base salaries, our compensation package may include annual cash bonuses, commissions for sales roles, stock grants, and a comprehensive benefits package. Le salaire est l'un des lments du programme de rmunration concurrentiel d'Autodesk. Pour les postes bass au Canada (Colombie-Britannique), nous proposons un salaire de base compris entre X et X dollars. Les offres sont bases sur l'exprience et la situation gographique du candidat et peuvent dpasser cette fourchette.En plus du salaire de base, notre programme de rmunration peut inclure des primes annuelles en espces, des commissions pour les postes commerciaux, des attributions d'actions et un ensemble complet d'avantages sociaux. Diversity & Belonging / Diversit et appurtenance We take pride in cultivating a culture of belonging where everyone can thrive. Learn more here: sommes fiers de cultiver une culture dappartenance o chacun peut spanouir. Pour en savoir plus, cliquez ici : you an existing contractor or consultant with Autodesk? tes-vous un sous-traitant ou un consultant existant dAutodesk ? Please search for open jobs and apply internally (not on this external site). Veuillez rechercher des emplois vacants et postuler linterne (pas sur ce site externe). #J-18808-Ljbffr