Job Title

Titre du poste : Directeur administratif / Directrice administrative Description (POSTE TEMPORAIRE AVEC POSSIBILIT DE PERMANENCE)sommaire :Sous la supervision du propritaire, vous assurerez la gestion complte du cycle comptable, administratif et des ressources humaines pour l''ensemble de nos succursales. Vritable pilier de l''entreprise, vous serez responsable de la rigueur financire (comptes clients/fournisseurs), de la conformit gouvernementale et de la gestion administrative du personnel, tout en agissant comme point de contact cl pour le soutien oprationnel. Principales responsabilits : Gestion financire et comptable : Cycle complet des comptes recevables : perception, dpts mobiles et bancaires, conciliation, gestion des limites de crdit et recouvrement.Cycle complet des comptes payables : appariement des factures et bons de rception, saisie dans Sage (Simple Comptable), analyse des marges de profit par commande et paiements lectroniques.Gestion exclusive de la trsorerie et des accs bancaires : excution de toutes les transactions et suivi rigoureux des liquidits. Ressources humaines et paie : Gestion de la paie de A Z via Simple Comptable et transfert de fonds (Desjardins).Calcul des avantages sociaux (assurance collective), vacances, jours fris et ajustements salariaux.Administration du personnel : cration des dossiers d''employs, gestion des dparts (relevs d''emploi), suivi de la CSST et programmation des accs systmes/puces de pointage. Conformit et Gouvernement : Prparation et paiement des remises gouvernementales (DAS, taxes, impts) auprs de l''ARC et Revenu Qubec.Gestion proactive de la correspondance et des audits administratifs. Soutien oprationnel et bureau : Support technique de premier niveau (systme informatique, terminaux de paiement).Gestion des approvisionnements (fournitures de bureau, uniformes, hygine).Programmation des systmes de scurit (alarmes) et surveillance occasionnelle. Profil recherch : Expertise confirme avec le logiciel Sage (Simple Comptable) et le systme Dcor (atout majeur).Grande autonomie, discrtion absolue et thique de travail irrprochable (accs exclusif aux comptes bancaires).Capacit grer un volume lev de courriels et de tches simultanes.Souci du dtail chirurgical, particulirement pour le jumelage inventaire/facturation et l''analyse des marges. Comptes Recevables : Gestion complte du cycle d''encaissement : Perception des avis de paiement (courriels/chques), excution des dpts mobiles ou bancaires et application rigoureuse aux comptes clients multi-succursales.Contrle et conciliation : Vrification quotidienne des dpts, prparation des sommaires de caisse et collaboration avec l''quipe comptable pour la validation des reus bancaires.Gestion du crdit et perception : Suivi rigoureux des comptes en souffrance, excution des activits de collection et mission mensuelle des tats de compte.Support aux oprations de vente : Autorisation stratgique des transactions en succursale pour les comptes sous alarme (Hold/Overdue) et envoi des confirmations de paiement aux clients. Comptes Payables Traitement et appariement : Validation rigoureuse des factures fournisseurs avec les bons de rception ( packing slips ) et saisie dans le systme comptable pour assurer l''intgrit des inventaires.Analyse de rentabilit : Suivi prcis des commandes spciales par le jumelage des cots et des factures clients afin de calculer les marges de profit ralises.Gestion des dcaissements : Excution des paiements (virements Interac/bancaires) et gestion prioritaire du fournisseur principal pour maximiser les escomptes commerciaux.Rsolution de litiges : Analyse et rglement rapide des carts de facturation en assurant une communication fluide avec les partenaires d''affaires. Ressources Humaines et Paie Cycle complet de la paie : Calcul, traitement et distribution de la paie via Sage (Simple Comptable) et Desjardins, incluant les vacances, fris et avantages sociaux.Gestion administrative du personnel : Cration des dossiers d''employs, conformit des documents d''embauche et gestion des fins d''emploi (relevs d''emploi et suivis gouvernementaux).Contrle des prsences : Supervision du systme de pointage ( punch ), ajustement des heures et production des rapports de cot de main-d''uvre pour la direction.Administration des accs : Programmation des accs systmes (Dcor), des puces de pointage et gestion des adhsions l''assurance collective obligatoire. Conformit Gouvernementale et Bancaire Gouvernance fiscale : Prparation et paiement des remises (DAS, TPS/TVQ, Impts) auprs de l''ARC et de Revenu Qubec, et suivi rigoureux de la correspondance.Gestion exclusive de la trsorerie : Responsabilit totale des transactions bancaires, de la conciliation des comptes et du maintien de la scurit des fonds.Conformit sociale : Gestion des dossiers CNESST (taux, paiements et communications) et mission des feuillets lgaux lors des dparts.Transparence administrative : Prparation systmatique des pices justificatives pour approbation et collaboration avec le comptable interne pour les audits. Soutien Oprationnel et Technique Soutien technique de proximit : Assistance aux employs pour les problmes informatiques, les terminaux de paiement et les procdures oprationnelles.Gestion des approvisionnements : Supervision des achats de papeterie, consommables informatiques et uniformes pour l''ensemble des sites.Scurit et surveillance : Programmation des codes d''alarme et vrification ponctuelle des systmes de camras de surveillance.Service client : Soutien ponctuel au comptoir de vente et traitement des paiements par carte de crdit distance.