Nous sommes prsentement la recherche dun(e) rceptionniste pour un remplacement temporaire en raison dun cong maladie . Relevant du directeur gnral, le titulaire du poste effectue diverses tches administratives essentielles au bon fonctionnement de la Municipalit, notamment : Service la clientle et rception Accueille les citoyens, visiteurs, lus et partenaires avec courtoisie et professionnalisme ; Identifie les besoins, fournit des renseignements gnraux et dirige les personnes vers les ressources appropries ; Rpond aux appels tlphoniques et aux courriels, les filtre, les transfre ou prend des messages dtaills ; Reoit, consigne et effectue le suivi des plaintes et requtes citoyennes en collaboration avec les services concerns ; Explique aux citoyens les procdures administratives gnrales (permis, locations, taxation, travaux municipaux, demandes diverses, etc.) ; Assure la gestion complte des locations de salles, incluant la prise de rservations, la prparation des ententes, la coordination logistique, la gestion des dpts pour les cartes, les suivis administratifs et la fermeture des dossiers ; Peroit les paiements effectus au comptoir selon les procdures en vigueur ; Tient un registre des visiteurs, met les badges au besoin et assure la gestion des cls et des accs ; Veille la propret, lordre et au professionnalisme de laire de rception ainsi que des espaces communs, notamment les bureaux, la vote, la salle dner, la cuisinette et le rfrigrateur ; Gre le courrier entrant et sortant (rception, tri, distribution, prparation des envois postaux, mise sous pli). Numrise lensemble des documents reus et assure leur transmission et leur classement appropri (physique et/ou numrique) la demande des dpartements concerns. Soutien administratif Rdige, corrige et met en page des lettres, courriels, avis publics et divers documents administratifs ; Assure une qualit irrprochable du franais crit (orthographe, grammaire, syntaxe, style) ; Adapte et amliore les textes pour garantir clart, cohrence et professionnalisme ; Prpare matriellement les runions (convocations, rservation de salles, prparation de documents, matriel, eau, etc.) ; Rdige des comptes rendus ou projets de procs-verbaux ; Effectue la tenue jour de lindex des rsolutions ; Organise et tient jour les calendriers des prsences, absences et rservations ; Assure le classement, larchivage et la gestion complte des documents papier et lectronique, incluant la tenue et lorganisation de la vote et des archives municipales, conformment la politique en vigueur ; Effectue le dchiquetage scuritaire des documents confidentiels ; Cre et met jour des dossiers administratifs (matricules, dossiers, suivis) ; Commande les fournitures de bureau et gre linventaire ; Optimise et modernise les procdures administratives existantes ; Effectue des recherches, documente et collige des informations pour soutenir ladministration ; Assure le suivi de divers mandats et respecte les chanciers tablis. Communications Rdige et diffuse des communications internes et externes ; Met jour le site web municipal et participe au dveloppement du nouveau site ; Assure la gestion et lanimation des rseaux sociaux (ex. : Facebook) ; Rdige du contenu informatif, promotionnel et institutionnel ; Conoit des affiches, publications et outils visuels (ex. : Canva, PowerPoint, IA, etc.) ; Gre le calendrier des communications et la planification des publications ; Assure la mise jour du panneau daffichage municipal ; Vrifie la rception des documents de chaque dpartement et en assure lenvoi au journal local Le Flix ; Collabore lorganisation et la promotion dactivits communautaires ; Veille la cohrence de limage et au respect des normes graphiques de lorganisation Participe lamlioration continue des stratgies de communication. Soutien aux dpartements municipaux Urbanisme Reoit les demandes de permis et certificats ; Vrifie que les dossiers sont complets selon les exigences tablies ; Informe les citoyens des documents requis et des tapes suivre ; Numrise les demandes et les documents inhrents, puis les transmet aux responsables ; Effectue les suivis administratifs des permis non pays ou non signs ; Assure le classement et la consignation des dossiers durbanisme ; Offre un soutien pour la prparation et la ralisation des activits environnementales. Autres dpartements Offre un soutien administratif aux travaux publics, la scurit incendie, la vie communautaire, la trsorerie, au greffe, aux communications et la direction ; Prpare, imprime, numrise et classe des documents, rapports et correspondances pour les diffrents services ; Transmet aux organismes concerns les rapports et autres documents requis ; Participe lorganisation dvnements municipaux ; Organise les activits et vnements internes de lquipe, incluant les ftes demploys, les clbrations de reconnaissance des annes de service et tout autre vnement visant la cohsion et la motivation du personnel ; Peut tre appele effectuer des remplacements administratifs ponctuels selon les besoins.
Job Title
Secrétaire-réceptionniste