Job Title

Lieu : Montral (prsentiel)Relve de : Adjoint(e) excutif(ve) du CEO, du Prsident et du CFOSoutien excutif : CPO, COO et CTOGestion dquipe : AucuneSommaire du rleLe ou la Coordonnateurtrice Oprations du studio et soutien excutifjoue un rle cl dans le bon fonctionnement quotidien, professionnel etconforme du studio de Montral, tout en assurant un soutien decoordination excutive auprs du CPO, du COO et du CTO.Ce rle en prsentiel agit la fois comme point central des oprations dustudio et comme partenaire de coordination pour lquipe de direction. Ilcombine oprations du studio (40 %), coordination excutive (30 %) etculture et engagement (30 %) afin dassurer une gestion fluide desespaces de travail et des activits excutives.Ce poste sinscrit dans des processus et des budgets tablis et requiertune grande organisation, un souci du dtail ainsi quune capacit anticiper les besoins. La personne agit de manire autonome tout enescaladant les situations complexes ou les priorits conflictuelles aubesoin.Responsabilits principalesOprations du studio et installationsAgir comme point de contact principal sur place pour les oprationsquotidiennes du studio.Effectuer des vrifications rgulires des espaces (salles de runion,rception, cuisine, espaces communs) afin dassurer quils sontpropres, scuritaires et bien entretenus. Coordonner les quipes dentretien et amliorer en continu lesstandards oprationnels. Grer les fournitures de bureau, la restauration et les achatsponctuels approuvs, dans le respect du budget. Coordonner le courrier, les services de messagerie et les livraisons. Identifier les besoins de rparation ou dentretien et coordonner lesfournisseurs pour assurer une rsolution rapide. Maintenir les fournitures durgence et assurer la prparation enmatire de scurit au travail. Documenter les incidents en milieu de travail conformment auxexigences de la CNESST et aux politiques internes. Coordonner la gestion et la planification de lappartement delentreprise pour les employs en dplacement.Scurit et accs Grer laccs au studio et accueillir les visiteurs. mettre et suivre les cartes daccs. Collaborer avec lquipe IT pour la gestion des postes de travail etdes quipements.Coordination excutive (CPO, COO, CTO) Grer des agendas complexes et organiser les runions. Coordonner les dplacements nationaux et internationauxconformment aux politiques internes. Assurer le suivi du temps dans Autodesk ShotGrid. Prparer et soumettre les dpenses en collaboration avec lquipeFinance. Soutenir la prparation de prsentations et de documentsadministratifs. Anticiper les conflits dhoraire et ajuster les plans de manireproactive. Escalader les situations sensibles ou risque lorsque ncessaire.Culture et engagement du studio Coordonner les vnements du studio (sur site et lextrieur), lesactivits et les initiatives dengagement. Soutenir les initiatives favorisant la collaboration entre quipes etstudios. Contribuer activement crer un environnement de travail positif etaccueillant.Suivi et responsabilits administratives Assurer le suivi des dpenses lies au bureau et des fournisseurs. Garantir la prcision et la ponctualit des suivis de temps et desdpenses pour les dirigeants soutenus. Maintenir une documentation structure des incidents et deslments lis la scurit. Identifier et signaler les enjeux rcurrents lis aux cots ou auxoprations.Ce que vous apportez au rle laise de travailler en prsentiel Montral selon un horaire de 8 h30 17 h 30, avec une flexibilit occasionnelle selon les besoinsoprationnels ou les vnements. Excellentes comptences organisationnelles avec un grand souci dudtail et une approche proactive pour amliorer les processus. Une attitude proactive et oriente solutions, avec une volont desimpliquer davantage lorsque ncessaire. Capacit grer plusieurs priorits tout en faisant preuve deprofessionnalisme, de discrtion et de rigueur. Excellentes aptitudes relationnelles et capacit crer unenvironnement de travail positif et accueillant. Intrt marqu pour la culture dentreprise et lengagement desquipes. Exprience en oprations de bureau, coordination excutive ou rlesimilaire (atout). Intrt pour lindustrie des effets visuels et du divertissement(atout). Bilingue en franais et en anglais (oral et crit), requis pour soutenirles operations quotidiennes et communiquer avec les quipes et ladirection.Indicateurs de russite Des oprations quotidiennes fluides et efficaces. Une gestion des agendas excutifs structure et sans conflitsmajeurs. Un environnement de travail scuritaire, organis et accueillant. Une excution de qualit des vnements et initiatives internes. Une bonne gestion des dpenses et des ressources. Une communication proactive et une gestion rapide des enjeux.Informations complmentaires Le rle sinscrit dans des processus tablis et des budgetsapprouvs. Les priorits excutives sont dfinies par la direction; ce rle seconcentre sur la coordination et lexcution. Les dcisions financires importantes et les engagementsfournisseurs suivent des processus dapprobation internes.---Location: Montral (On-site)Reports to: Executive Assistant to the CEO, President & CFOExecutive Support Scope: CPO, COO & CTODirect Reports: NoneRole SummaryThe Studio Operations & Executive Coordinator plays a key role inensuring the smooth, professional, and compliant day-to-day operation ofthe Montral studio while providing dedicated executive coordinationsupport to the CPO, COO, and CTO.This on-site position acts as both the operational anchor for the studio anda trusted coordination partner to senior leadership. The role balancesstudio operations (40%), executive coordination (30%), and culture &engagement (30%), ensuring both the physical workplace and executivelogistics run seamlessly.Operating within established processes and budgets, this role requiresstrong organization, attention to detail, and the ability to anticipate needs.The Coordinator works independently while escalating complex risks orcompeting priorities when needed.Key ResponsibilitiesStudio & Facility Operations Act as the primary on-site point of contact for day-to-day studiooperations. Perform regular facility checks to ensure all spaces (meeting rooms,reception, kitchen, common areas) are clean, safe, andprofessionally maintained. Coordinate cleaning staff and continuously improve operationalstandards. Manage office supplies, catering, and approved ad hoc purchaseswithin budget. Coordinate mail, courier services, and vendor deliveries. Identify maintenance or repair needs and coordinate vendors toensure timely resolution. Maintain emergency supplies and ensure workplace safetyreadiness. Document workplace incidents in alignment with CNESSTrequirements and internal policies. Coordinate scheduling and upkeep of the company apartment forvisiting staff.Security & Access Manage studio access and act as the main point of contact forvisitors. Issue and track access cards. Partner with IT to coordinate desk assignments and equipmentsetup.Executive Coordination (CPO, COO, CTO) Manage complex calendars and meeting logistics. Coordinate domestic and international travel in line with companypolicies. Track time in Autodesk ShotGrid. Prepare and submit expenses in partnership with Finance. Support preparation of presentations and administrative materials. Anticipate scheduling conflicts and proactively adjust plans. Escalate high-risk or sensitive conflicts when appropriate.Culture & Studio Engagement Coordinate studio events (on-site and off-site), classes, andengagement initiatives. Support initiatives that strengthen collaboration and connectionacross teams and studios. Contribute actively to creating a positive, welcoming, and engagingworkplace environment.Reporting & Administrative Responsibilities Track office-related expenses and vendor spend to support budgetvisibility. Ensure accurate and timely time tracking and expense submissionsfor supported executives. Maintain organized safety documentation and incident records. Flag recurring operational or cost-related issues.What You Bring to the Role Comfortable working on-site in Montral with a schedule of 8:30 AM 5:30 PM, with flexibility for occasional earlier starts or extendedhours depending on operational or event needs. Strong organizational skills with exceptional attention to detail and aproactive approach to improving processes. A hands-on, can-do attitude, with a willingness to go above andbeyond when needed. Ability to manage multiple priorities while maintainingprofessionalism, discretion, and accuracy. Strong interpersonal skills and a natural ability to create awelcoming and positive workplace experience. Genuine interest in company culture, employee engagement, andevent coordination. Previous experience in office operations, executive coordination, or asimilar role is an asset. Interest in the VFX and entertainment industry is a strong plus. Bilingual in French and English (spoken and written), required tosupport day-to-day operations and communication with teams andleadership.Success in This Role Looks Like Smooth and efficient daily studio operations. Well-managed executive schedules and logistics with minimalconflicts. A safe, organized, and welcoming workplace environment. High-quality execution of events and engagement initiatives. Strong budget awareness and responsible use of resources. Proactive communication and timely escalation of risks whenneeded.Additional Information This role operates within established processes and pre-approvedbudgets. Executive prioritization is guided by leadership; this role focuses onexecution and coordination. Major financial decisions and vendor engagements follow internalapproval processes.