Job Title

Lieu : Montral (prsentiel) Relve de : Adjoint(e) excutif(ve) du CEO, du Prsident et du CFO Soutien excutif : CPO, COO et CTO Gestion dquipe : Aucune Sommaire du rle Le ou la Coordonnateurtrice Oprations du studio et soutien excutif joue un rle cl dans le bon fonctionnement quotidien, professionnel et conforme du studio de Montral, tout en assurant un soutien de coordination excutive auprs du CPO, du COO et du CTO. Ce rle en prsentiel agit la fois comme point central des oprations du studio et comme partenaire de coordination pour lquipe de direction. Il combine oprations du studio (40 %) , coordination excutive (30 %) et culture et engagement (30 %) afin dassurer une gestion fluide des espaces de travail et des activits excutives. Ce poste sinscrit dans des processus et des budgets tablis et requiert une grande organisation, un souci du dtail ainsi quune capacit anticiper les besoins. La personne agit de manire autonome tout en escaladant les situations complexes ou les priorits conflictuelles au besoin. Responsabilits principales Oprations du studio et installations Agir comme point de contact principal sur place pour les oprations quotidiennes du studio. Effectuer des vrifications rgulires des espaces (salles de runion, rception, cuisine, espaces communs) afin dassurer quils sont propres, scuritaires et bien entretenus. Coordonner les quipes dentretien et amliorer en continu les standards oprationnels. Grer les fournitures de bureau, la restauration et les achats ponctuels approuvs, dans le respect du budget. Coordonner le courrier, les services de messagerie et les livraisons. Identifier les besoins de rparation ou dentretien et coordonner les fournisseurs pour assurer une rsolution rapide. Maintenir les fournitures durgence et assurer la prparation en matire de scurit au travail. Documenter les incidents en milieu de travail conformment aux exigences de la CNESST et aux politiques internes. Coordonner la gestion et la planification de lappartement de lentreprise pour les employs en dplacement. Scurit et accs Grer laccs au studio et accueillir les visiteurs. mettre et suivre les cartes daccs. Collaborer avec lquipe IT pour la gestion des postes de travail et des quipements. Coordination excutive (CPO, COO, CTO) Grer des agendas complexes et organiser les runions. Coordonner les dplacements nationaux et internationaux conformment aux politiques internes. Assurer le suivi du temps dans Autodesk ShotGrid. Prparer et soumettre les dpenses en collaboration avec lquipe Finance. Soutenir la prparation de prsentations et de documents administratifs. Anticiper les conflits dhoraire et ajuster les plans de manire proactive. Escalader les situations sensibles ou risque lorsque ncessaire. Culture et engagement du studio Coordonner les vnements du studio (sur site et lextrieur), les activits et les initiatives dengagement. Soutenir les initiatives favorisant la collaboration entre quipes et studios. Contribuer activement crer un environnement de travail positif et accueillant. Suivi et responsabilits administratives Assurer le suivi des dpenses lies au bureau et des fournisseurs. Garantir la prcision et la ponctualit des suivis de temps et des dpenses pour les dirigeants soutenus. Maintenir une documentation structure des incidents et des lments lis la scurit. Identifier et signaler les enjeux rcurrents lis aux cots ou aux oprations. Ce que vous apportez au rle laise de travailler en prsentiel Montral selon un horaire de 8 h 30 17 h 30 , avec une flexibilit occasionnelle selon les besoins oprationnels ou les vnements. Excellentes comptences organisationnelles avec un grand souci du dtail et une approche proactive pour amliorer les processus. Une attitude proactive et oriente solutions , avec une volont de simpliquer davantage lorsque ncessaire. Capacit grer plusieurs priorits tout en faisant preuve de professionnalisme, de discrtion et de rigueur. Excellentes aptitudes relationnelles et capacit crer un environnement de travail positif et accueillant. Intrt marqu pour la culture dentreprise et lengagement des quipes . Exprience en oprations de bureau, coordination excutive ou rle similaire (atout). Intrt pour lindustrie des effets visuels et du divertissement (atout). Bilingue en franais et en anglais (oral et crit), requis pour soutenir les operations quotidiennes et communiquer avec les quipes et la direction. Indicateurs de russite Des oprations quotidiennes fluides et efficaces. Une gestion des agendas excutifs structure et sans conflits majeurs. Un environnement de travail scuritaire, organis et accueillant. Une excution de qualit des vnements et initiatives internes. Une bonne gestion des dpenses et des ressources. Une communication proactive et une gestion rapide des enjeux. Informations complmentaires Le rle sinscrit dans des processus tablis et des budgets approuvs. Les priorits excutives sont dfinies par la direction; ce rle se concentre sur la coordination et lexcution. Les dcisions financires importantes et les engagements fournisseurs suivent des processus dapprobation internes. --- Location: Montral (On-site) Reports to: Executive Assistant to the CEO, President & CFO Executive Support Scope: CPO, COO & CTO Direct Reports: None Role Summary The Studio Operations & Executive Coordinator plays a key role in ensuring the smooth, professional, and compliant day-to-day operation of the Montral studio while providing dedicated executive coordination support to the CPO, COO, and CTO. This on-site position acts as both the operational anchor for the studio and a trusted coordination partner to senior leadership. The role balances studio operations (40%) , executive coordination (30%) , and culture & engagement (30%) , ensuring both the physical workplace and executive logistics run seamlessly. Operating within established processes and budgets, this role requires strong organization, attention to detail, and the ability to anticipate needs. The Coordinator works independently while escalating complex risks or competing priorities when needed. Key Responsibilities Studio & Facility Operations Act as the primary on-site point of contact for day-to-day studio operations. Perform regular facility checks to ensure all spaces (meeting rooms, reception, kitchen, common areas) are clean, safe, and professionally maintained. Coordinate cleaning staff and continuously improve operational standards. Manage office supplies, catering, and approved ad hoc purchases within budget. Coordinate mail, courier services, and vendor deliveries. Identify maintenance or repair needs and coordinate vendors to ensure timely resolution. Maintain emergency supplies and ensure workplace safety readiness. Document workplace incidents in alignment with CNESST requirements and internal policies. Coordinate scheduling and upkeep of the company apartment for visiting staff. Security & Access Manage studio access and act as the main point of contact for visitors. Issue and track access cards. Partner with IT to coordinate desk assignments and equipment setup. Executive Coordination (CPO, COO, CTO) Manage complex calendars and meeting logistics. Coordinate domestic and international travel in line with company policies. Track time in Autodesk ShotGrid. Prepare and submit expenses in partnership with Finance. Support preparation of presentations and administrative materials. Anticipate scheduling conflicts and proactively adjust plans. Escalate high-risk or sensitive conflicts when appropriate. Culture & Studio Engagement Coordinate studio events (on-site and off-site), classes, and engagement initiatives. Support initiatives that strengthen collaboration and connection across teams and studios. Contribute actively to creating a positive, welcoming, and engaging workplace environment. Reporting & Administrative Responsibilities Track office-related expenses and vendor spend to support budget visibility. Ensure accurate and timely time tracking and expense submissions for supported executives. Maintain organized safety documentation and incident records. Flag recurring operational or cost-related issues. What You Bring to the Role Comfortable working on-site in Montral with a schedule of 8:30 AM 5:30 PM, with flexibility for occasional earlier starts or extended hours depending on operational or event needs. Strong organizational skills with exceptional attention to detail and a proactive approach to improving processes. A hands-on, can-do attitude, with a willingness to go above and beyond when needed. Ability to manage multiple priorities while maintaining professionalism, discretion, and accuracy. Strong interpersonal skills and a natural ability to create a welcoming and positive workplace experience. Genuine interest in company culture, employee engagement, and event coordination. Previous experience in office operations, executive coordination, or a similar role is an asset. Interest in the VFX and entertainment industry is a strong plus. Bilingual in French and English (spoken and written), required to support day-to-day operations and communication with teams and leadership. Success in This Role Looks Like Smooth and efficient daily studio operations. Well-managed executive schedules and logistics with minimal conflicts. A safe, organized, and welcoming workplace environment. High-quality execution of events and engagement initiatives. Strong budget awareness and responsible use of resources. Proactive communication and timely escalation of risks when needed. Additional Information This role operates within established processes and pre-approved budgets. Executive prioritization is guided by leadership; this role focuses on execution and coordination. Major financial decisions and vendor engagements follow internal approval processes.