Job Title

Titre: Coordonnateur la formation The Vertex Company est la recherche dun coordonnateur la formation pour soutenir les programmes et les activits de formation. La personne qui occupera ce poste sera responsable de la planification, de la coordination et de lexcution des oprations de logistique pour les activits de formation prises en charge par RPS. Le candidat idal saura rapidement et aisment tablir des relations avec les membres de lquipe et les clients, fera preuve de flexibilit afin de sadapter aux besoins volutifs de lentreprise et possdera dexcellentes comptences en matire de communication professionnelle. De plus, le candidat retenu saura porter une attention particulire aux dtails et possdera le sens de lorganisation et de la gestion du temps. Il pourrait galement avoir faire preuve dune certaine flexibilit pour assister les clients dont les quarts de travail ou les fuseaux horaires sont diffrents. Liste Des Tches Requises (non Exhaustive) Discuter des critres des activits et les obtenir auprs des clients internes et externes et soumettre des ides et des suggestions sur les meilleures pratiques Fournir un soutien logistique complet pour les activits de formation Organiser les salles de formation et planifier un chancier pour les instructeurs, les services de traiteurs, la reproduction dimpression, la prparation et/ou les commandes dautres matriaux et quipements requis Effectuer la prise en charge des cours dispenss virtuellement Communiquer par courriel, par tlphone, lors de runions virtuelles et runions en personne, avec les participants, les instructeurs, les fournisseurs et les commanditaires des activits Utilisation intensive du systme de gestion de lapprentissage pour planifier les cours, grer et mettre jour divers types de processus dinscription et dexcution, et gnrer des rapports Grer et faire le suivi des informations lies aux cours/programmes, des exigences et de lexcution des tches associes aux activits Coordonner, mettre jour et rcuprer le contenu des sites SharePoint et dautres ressources en ligne Pallier rapidement les problmes connus et inattendus qui pourraient avoir une incidence sur la bonne excution dune activit ou dun programme de formation Faciliter lencadrement lors des cours en direct et distance (c.--d. aider lors des exercices/interactions en classe, organiser des runions virtuelles pour les participants distance) Donner une formation individuelle ou en petit groupe et du dpannage informatique, selon les besoins, pour des programmes plus complexes ncessitant une approche prparatoire ou une configuration dquipement prcise Effectuer la mise jour des documents de formation (c.--d. insrer des questions dans des diapositives PowerPoint de formation, crer des instructions dtailles pour les participants dune classe virtuelle) Recueillir toutes les donnes de facturation pour les cours et les programmes en sassurant quelles sont exactes et recueillies temps Fournir du soutien aux infrastructures quotidiennes et aux besoins oprationnels du centre de formation selon les besoins et si le temps le permet. Des heures supplmentaires et du travail les soirs et fin de semaines peuvent tre ncessaire pour linstallation/le dmontage des salles de classes ou pour du support lors dvnements spciaux Dautres tches peuvent tre assignes Comptences Requises Capable de suivre des processus rationnels, de travailler de manire indpendante ou en quipe avec un minimum de supervision Exprience de travail dans un contexte damlioration continue - capacit identifier les problmes potentiels, les prsenter la direction en proposant des solutions potentielles pour aider limiter les risques et amliorer la prestation de services Matrise de la suite MS Office et d''autres applications de bureautique courantes (au minimum, matrise intermdiaire des logiciels Excel, Outlook, Word et PowerPoint et Adobe Pro) Doit possder dexcellentes comptences relationnelles et un grand souci du service la clientle Doit possder dexcellentes comptences en communication professionnelles loral et lcrit, en franais et en anglais Capacit de crer des rapports pour prsenter diffrentes situation aux clients (dfinition des paramtres appropris, analyse des donnes pour confirmation dexactitude/cerner les problmes, rsum des donnes et formatage de sortie des rapports pour faciliter la rvision) Capacit hirarchiser et grer les affectations de travail afin de respecter les chances du projet et les prvisions budgtaires La capacit de soulever des poids pouvant aller jusqu 25 livres est essentielle pour ce travail Comptences Souhaites Exprience antrieure en planification dvnements (idalement des vnements de formation) pour des clients internes et/ou externes Exprience avec les systmes de gestion de la formation en entreprise Capacit identifier les secteurs ncessitant une amlioration constante, autant dans le milieu de travail que dans les processus Exprience en formation de clients dans le cadre de leur utilisation dapplications ou doutils, et/ou autre exprience de mentorat tudes Baccalaurat en administration des affaires ou quivalent. Notes Il sagit dun poste sur site avec possibilit de tltravail selon les besoins Des heures supplmentaires et du travail les soirs et fin de semaines peuvent tre ncessaire pour linstallation/le dmontage des salles de classes ou pour du support lors dvnements spciaux La capacit de soulever des poids pouvant aller jusqu 25 livres est essentielle pour ce travail Job Duties Include, But Are Not Limited To Discuss and obtain event requirements with internal and external customers and provide feedback and suggestions related to best practices Provide end-to-end logistical support for training events for local and remote locations Arrange and schedule training rooms, instructors, catering, print reproduction, preparation and/or ordering of other materials, and required equipment Support and moderation of classes delivered virtually Communicate with students, instructors, suppliers, and event sponsors via email, phone, virtual meetings, and face-to-face meetings Extensive use of Learning Management System (LMS) to schedule courses/classes, manage and update various types of enrollment processes and completions, and generate reports Track and manage class/program information, requirements, and completion of tasks associated with event support Coordinate, update, and retrieve content from SharePoint sites and other online repositories Promptly mitigate known and unexpected issues that could impact a timely and successful execution of a training event/program Provide facilitation support during live and remotely delivered classes (i.e. assist with class exercises/interactions, run virtual meetings for remote attendees. Provide one-on-one or small group training and systems troubleshooting as required for more complex programs involving extensive pre-work or equipment setup Create training documentation updates (i.e. embedding survey questions into Training PowerPoint slides, creating step by step instructions for virtual class participants) Timely and accurate collection and completion of all billing information for classes and programs Provide support for the daily facilities and operations needs of the Learning Center as needed and time allows. Overtime and work on weekends/evenings may be required for a class set up/tear down and other event support Other Job duties may be assigned Required Skills Able to follow defined processes, work independently or as a team with minimal oversight Experience working in a continuous improvement environment - ability to identify potential issues, present them to management offering potential solutions to assist in mitigating risks and improving service delivery Must be proficient with all MS Office Suite applications and other standard office applications (minimally, intermediate using Excel, Outlook, Word, and PowerPoint) Must possess excellent customer service and interpersonal skills Must possess excellent written and verbal business communication skills in French and English Experience running reports to provide status updates to customers (set correct parameters, analyze the data for accuracy/issues, summarize data, and format the report output for easy review) Ability to prioritize and self-manage work assignments in order to meet project deadlines, and cost expectations The ability to lift up to 25 pounds is an essential function of this job Desired Skills Previous experience planning events (ideally training events) for internal and/or external customers Experience with business Learning Management Systems Ability to identify areas for continuous improvement in the work environment and processes Experience training customers to use applications or tools, and/or other facilitation experience Required Education Bachelors degree in Business Administration or equivalent. Note This is an on-site position, with the possibility of hybrid work based on needs Overtime and work on weekends/evenings may be required for a class set up/tear down and other event support The ability to lift up to 25 pounds is an essential function of this job #J-18808-Ljbffr