Au sige social de Groupe Desgagns, Qubec, tout passe par un point central : la rception. Cest l que les visiteurs sont accueillis, que les appels sont dirigs et que les premires impressions se crent. Dans cet espace dynamique, ladjoint administratif rceptionniste occupe un rle essentiel. Cest la personne qui assure une prsence professionnelle, qui rpond avec calme et efficacit, et qui reprsente lentreprise ds le premier contact. Ce qui tattend Chaque matin, avant le dbut des runions et des activits internes, tu es la premire personne donner le rythme de la journe. Le volume dappels augmente rapidement, particulirement les mercredis et jeudis : tu reois des appels de marins qui souhaitent joindre le service de gestion des quipages, demploys qui ont des questions lies la paie, ainsi que de partenaires cherchant parler la bonne unit daffaires. Ton rle consiste couter attentivement, poser les bonnes questions pour comprendre la nature des demandes et orienter les appels vers les bons intervenants. Plus quun simple transfert, tu analyses les besoins, tu apaises certaines situations urgentes et tu contribues ce que linformation circule efficacement dans lorganisation. Et puis, il y a les visiteurs. Ceux qui arrivent pour rencontrer le Prsident, un fournisseur, ou un collgue. Tu es la premire personne quils voient, celle qui donne limpression dune entreprise solide, humaine et organise. Tu accueilles, tu ouvres les portes, parfois mme lascenseur, tu prpares les salles, tu tassures que tout est irrprochable, de la vidoconfrence la simple carafe deau qui tmoigne dun sens du dtail irrprochable. Le Prsident sappuie sur toi, tout comme sa secrtaire de direction : tu fais partie de ce noyau discret mais essentiel qui veille ce que tout roule, sans accroc. Ton quotidien est ponctu de tches diverses qui rendent la journe vivante. Une pile de factures qui arrive, que tu traites et numrises pour tassurer quelles se rendent aux bonnes quipes payables. Tu jongles ensuite avec des commandes internes, certains achats pour les bateaux, des fournitures de bureau ou encore des billets de tombola pour lesquels tu gres les inscriptions, les tirages, les suivis et les courriels en franais et en anglais. Rgulirement, tu dois rdiger des messages, des lettres, des communications. Ton franais est donc impeccable, et ton anglais solide. Tu passes naturellement dune langue lautre selon les besoins, surtout puisquune partie importante des collgues et partenaires gravitent lextrieur du Qubec. Tu participes aussi la mise jour du site Web, de lintranet, des nouvelles internes, du Facebook de lentreprise. Tu entretiens la base de donnes des contacts une vritable mmoire institutionnelle et veilles mme lorganisation des albums photo qui servent aux prsentations et documents officiels. Ce quon attend de toi Bien sr, ce rle ne convient pas quelquun qui se sent dpass lorsque plusieurs demandes surviennent en mme temps. Il ncessite une personne calme, dbrouillarde, curieuse, capable de grer des interlocuteurs plus exigeants et de recevoir des consignes parfois trs directes sans perdre son efficacit. Il faut aimer apprendre, avoir du jugement, savoir naviguer entre la routine et linattendu. Nous recherchons une personne qui ne se laisse pas perturber par les petits imprvus du quotidien, qui accepte autant les tches plus simples que celles qui sont plus importantes, et qui demeure laise lorsquun nouvel outil ou une nouvelle procdure fait son entre. Cest un poste qui se fait entirement en prsentiel, car ta prsence sur place est essentielle : tu deviens le point de contact pour les visiteurs et les quipes, la personne qui accueille, qui rpond et qui assure la coordination au quotidien. Plus prcisment, le poste a pour principales responsabilits de : Accueillir les visiteurs, grer louverture des portes et offrir un service professionnel la rception; Rpondre aux appels entrants en franais et en anglais, comprendre les demandes et rediriger efficacement vers les bonnes quipes; Traiter le courrier postal, les courriels gnraux et les colis reus; Grer et numriser les factures provenant de diffrentes units daffaires; Mettre jour les bases de donnes (contacts daffaires, contacts publicitaires); Rdiger et envoyer des communications en franais et en anglais; Prparer les salles de runion, le matriel ncessaire et assurer la logistique des rencontres; Effectuer divers achats internes (fournitures, matriel pour les bateaux, commandes via plateformes); Coordonner les commandites, contributions, tirages de billets et en assurer les suivis; Contribuer la mise jour du site intranet, des nouvelles internes et parfois des mdias sociaux; Maintenir les albums photo corporatifs (physiques et numriques); Offrir un soutien administratif ponctuel au Prsident, sa secrtaire de direction et dautres services au besoin; Grer les cartes daccs temporaires et participer aux exercices dintervention durgence. Conditions de travail Poste permanent, de jour; Salaire pay lheure Le poste est en prsentiel 100 % , du lundi au vendredi : Lhoraire prvu la base est de 8 h 17h , incluant 30 minutes de pause repas, pour un total de 42,5 heures par semaine (40 h + 2,5 h rmunres en temps supplmentaire selon les politiques en vigueur); Il est toutefois possible de faire un horaire diffrent selon les prfrences, tout en respectant les besoins oprationnels du sige social; Soit un horaire de 40 h, de 8h 17h avec un 1h de pause repas Soit un horaire de 38,75 de 8h 16h30 avec 45 minutes pour la pause repas ou encore la personne pourrait dbuter 7h45 et terminer 16h15. Programme dassurance collective complet (incluant lassurance dentaire); Rgime enregistr dpargne-retraite (avec cotisation de lemployeur); Programme daide aux employs et tlmdecine; Allocation bien-tre mensuelle; Programme de formation continue offert aux employs; Club social; Stationnement disponible et accessibilit par le traversier Qubec-Lvis; Vacances annuelles; Congs mobiles, congs de maladie et jours fris. En plus de ces avantages, viens vivre le bonheur de travailler dans le Quartier Petit Champlain prs de leau (parfait pour un jogging matin-midi-soir!), des boutiques et des restos-terrasses! DEC en technique de bureau ou autre formation pertinente ou exprience quivalente; Minimum de quatre annes dexprience dans un poste de rception ou associ au service la clientle; Parfaitement bilingue, autant loral qu lcrit; Connaissance approfondie des logiciels de la suite Office (particulirement Word, Excel et Outlook, SharePoint) et de la gestion des rseaux sociaux; Excellentes habilets relationnelles et de communication; Sens des responsabilits, de lengagement et du travail bien fait; Sens de la planification et de lorganisation; Dbrouillardise, jugement, autonomie et disponibilit. La connaissance de l''anglais est indispensable pour ce rle en raison des interactions quotidiennes avec des collgues, clients et partenaires qui sont majoritairement situs hors Qubec et afin de comprendre les exigences rglementaires et les instructions et spcifications techniques.
Job Title
ADJOINT ADMINISTRATIF-RÉCEPTIONNISTE (Bilingue)