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Executive Assistant & Project Manager About the Job FLUENT & PROFESSIONAL SPOKEN SPANISH & ENGLISH IS REQUIRED. Who is NDS? IG: NDS_MEXICO Redefining Investment Certainty through Design & Construction. NDS is more than a design studio; we are a project management and risk mitigation firm. We leverage ARCHITECTURE and CONSTRUCTION as our primary vehicles of service, shielding our clients through a strategic focus on investment certainty. The essence of NDS lies in the synergy between the studio, the client, and the environment—creating a unique /"frequency/" for every project. Our work is a testament to creative design, construction innovation, and a deep commitment to collaboration and adaptability. About the Role We’re looking for a sharp, proactive, and incredibly organized Executive Assistant & Project Manager to become the CEO’s right hand and the team’s accountability partner. This person will act as the operational heartbeat of the company; keeping projects on track, following up on deliverables, conducting research, and tracking performance across every department. You won’t just support the CEO; you’ll amplify him. Your job is to anticipate problems, keep team members aligned and on-task, and ensure that nothing slips through the cracks. You’ll check in with departments weekly, lead follow-up calls with team members who are behind, and deliver clear, motivating performance updates that highlight progress, bottlenecks, and wins. This role requires exceptional communication skills, emotional intelligence, and the ability to balance warmth with accountability. If you can hold the bar high while lifting people up, keep reading. Job Description As an Executive Assistant at NDS Noise Design Studio, you will be the right hand for managing various administrative and strategic tasks. Your main responsibilities will include scheduling, organizing meetings, overall coordination, and supporting decision-making. This is a full-time position and will be based in person at our office in Zapopan, Jalisco. Requirements Excellent interpersonal and communication skills to collaborate effectively with diverse teams and clients. Analytical skills for data management and complex problem-solving. Ability to provide excellent customer service and maintain positive relationships with stakeholders. Basic knowledge of financial management and budgeting. Organization, attention to detail, and proactivity are highly valued. What You’ll DoExecutive Support & Strategic Execution Serve as a true right-hand to the CEO; owning administrative, operational, and research tasks that allow him to focus on vision and growth, and to lean on you. Run point on scheduling, inbox management, and time prioritization so the CEO can focus on high-impact work Triage daily noise and surface only the most urgent updates with clear context and proposed next steps Maintain calm and clarity in high-pressure situations; act as a thought partner, not just a task-taker Company-Wide Accountability & Performance Tracking Monitor KPIs and hours worked across departments using tools like Asana; identify red flags early and take action to fix it with team. Track weekly progress across every project, team member, and department, and follow up directly where delays occur. Lead friendly but firm check-ins with team members falling behind; escalate to the CEO only when necessary Deliver weekly public performance updates to the team, celebrating wins, acknowledging delays, and reinforcing high standards Help team members stay aligned to long-term goals, weekly milestones, and personal growth targets Review weekly huddle KPIs, go into the weeds to check all data is 100% accurate added by team, review end of week reports and compare to asana. Organization & Project Management Keep Asana perfectly updated; manage timelines, subtasks, dependencies, and deadlines Proactively shift timelines, realign resources, and remove blockers to keep progress moving across departments Maintain detailed documentation on project status, key responsibilities, and who owns what across the company Proven ability to ensure end-to-end data accuracy by proactively identifying and resolving issues such as missing costs, broken links, or incorrect formulas before they impact reporting. Conduct ad hoc research tasks for the CEO, from competitor audits to product development research, with speed and accuracy What Makes You a Great Fit You’re fluent in English and a master communicator; written, spoken, and emotional You’re highly organized, proactive, and take extreme ownership over outcomes You’re kind but firm; people respect you because you’re fair, consistent, and always rooting for their success You have experience in operations, project management, executive support, HR, or similar; preferably in remote settings You’re tech-savvy and familiar with tools like Asana, Slack, Google Workspace. You thrive in fast-paced environments and aren’t afraid to take initiative when you see a better way You understand that accountability doesn’t mean punishment; it means support, clarity, and care You will stay in contact directly with lo & high level clients Hours & Compensation Salary:US$800–US$1100 per month, based on experience. Schedule:Monday through Friday, 9:00 AM to 6:00 PM, with some flexibility required (depending on workload). Additional Requirements: - Fully available to travel - Excellent image - Excellent attitude - Excellent sense of initiative and proactivity - Excellent sense of honesty and responsibility - Excellent sense of kindness - Excellent sense of organization and coordination Job based in Guadalajara or ZMG Fluid & continuous training, studying. Diplomas & Masters Expectations - Professional Presentation: A strong image that reflects the company's values and mission will be valued. - Active Lifestyle: We are looking for someone who promotes a healthy and dynamic work environment. - Interpersonal Skills: A person with excellent communication skills and a personality that fosters effective relationships within the team, external partners, and mid to high-level clients is required. Why You’ll Love Working Here Work directly with the CEO and leadership team on big-picture projects Eventually remote Supportive, mission-driven team focused on growth and kindness Customized growth plans, learning opportunities, and team support Mental health, vacation, and sick leave provided for full-time employees Ready to Join Us? If you're excited by the idea of being the glue that holds a fast-moving office together, and you’re ready to lead with heart and hustle, we want to meet you. Acerca del Trabajo SE REQUIERE ESPAÑOL E INGLÉS HABLADO FLUIDO Y PROFESIONAL. ¿Quién es NDS? IG: NDS_MEXICO Redefiniendo la Certidumbre de Inversión a través del Diseño y la Construcción. NDS es más que un estudio de diseño; somos una firma de gestión de proyectos y mitigación de riesgos. Aprovechamos la ARQUITECTURA y la CONSTRUCCIÓN como nuestros principales vehículos de servicio, protegiendo a nuestros clientes a través de un enfoque estratégico en la certidumbre de inversión. La esencia de NDS radica en la sinergia entre el estudio, el cliente y el entorno, creando una /"frecuencia/" única para cada proyecto. Nuestro trabajo es un testimonio del diseño creativo, la innovación en construcción y un profundo compromiso con la colaboración y la adaptabilidad. Acerca del Rol Buscamos una Asistente Ejecutivo aguda, proactivo y extremadamente organizado para convertirse en la mano derecha del CEO y el socio de responsabilidad del equipo. Esta persona actuará como el corazón operativo de la empresa; manteniendo los proyectos en camino, haciendo seguimiento de entregables, realizando investigaciones y rastreando el rendimiento en cada departamento. No solo apoyarás al CEO; lo amplificarás. Tu trabajo es anticipar problemas, mantener alineados a los miembros del equipo y asegurarte de que nada se escape. Te comunicarás con los departamentos semanalmente, liderarás llamadas de seguimiento con los miembros del equipo que están rezagados y entregarás actualizaciones de rendimiento claras y motivadoras que resalten el progreso, los cuellos de botella y los logros. Este rol requiere habilidades excepcionales de comunicación, inteligencia emocional y la capacidad de equilibrar calidez con responsabilidad. Si puedes mantener altos estándares mientras elevas a las personas, sigue leyendo. Descripción del puesto Como Asistente de Dirección en NDS Noise Design Studio, serás la mano derecha para la gestión de diversas tareas administrativas y estratégicas. Tus actividades principales incluirán la planificación de agendas, organización de reuniones, coordinación global y apoyo en la toma de decisiones. Este es un puesto de tiempo completo y se desarrollará de forma presencial en nuestra sede en Zapopan, JAL. Requisitos Aptitudes interpersonales y de comunicación para colaborar eficazmente con diferentes equipos y clientes. Habilidad analítica para gestión de datos y resolución de problemas complejos. Capacidad para ofrecer un excelente servicio al cliente y mantener relaciones positivas con los stakeholders. Conocimientos básicos en gestión financiera y presupuestación. Organización, atención al detalle y proactividad serán altamente valoradas. Lo que Harás Apoyo Ejecutivo y Ejecución Estratégica - Servir como la verdadera mano derecha del CEO; asumir tareas administrativas, operativas y de investigación que le permitan enfocarse en la visión y el crecimiento, y apoyarse en ti. - Gestionar la programación, la gestión de bandejas de entrada y la priorización del tiempo para que el CEO pueda concentrarse en trabajos de alto impacto. - Filtrar el ruido diario y presentar solo las actualizaciones más urgentes con contexto claro y pasos a seguir propuestos. - Mantener la calma y la claridad en situaciones de alta presión; actuar como un socio de pensamiento, no solo como un ejecutor de tareas. Responsabilidad y Seguimiento del Rendimiento a Nivel de Empresa - Monitorear KPIs y horas trabajadas en los departamentos utilizando herramientas como Asana; identificar señales de alerta temprano y tomar medidas para solucionarlo con el equipo. - Rastrear el progreso semanal en cada proyecto, miembro del equipo y departamento, y hacer seguimiento directamente donde ocurran retrasos. - Liderar revisiones amistosas pero firmes con los miembros del equipo que se están quedando atrás; escalar al CEO solo cuando sea necesario. - Entregar actualizaciones de rendimiento públicas semanales al equipo, celebrando logros, reconociendo retrasos y reforzando altos estándares. - Ayudar a los miembros del equipo a mantenerse alineados con los objetivos a largo plazo, hitos semanales y metas de crecimiento personal. - Revisar los KPIs de las reuniones semanales, asegurándose de que todos los datos sean 100% precisos, revisar informes al final de la semana y compararlos con Asana. Organización y Gestión de Proyectos - Mantener Asana perfectamente actualizado; gestionar cronogramas, subtareas, dependencias y plazos. - Proactivamente ajustar cronogramas, realinear recursos y eliminar bloqueos para mantener el progreso en todos los departamentos. - Mantener documentación detallada sobre el estado del proyecto, responsabilidades clave y quién es responsable de qué en la empresa. - Capacidad comprobada para asegurar la precisión de los datos de principio a fin identificando y resolviendo proactivamente problemas como costos faltantes, enlaces rotos o fórmulas incorrectas antes de que impacten en los informes. - Realizar tareas de investigación ad hoc para el CEO, desde auditorías de competidores hasta investigaciones de desarrollo de productos, con rapidez y precisión. Qué Te Hace un Gran Candidato - Eres fluido en inglés y un comunicador maestro; escrito, hablado y emocional. - Eres altamente organizado, proactivo y asumes una gran responsabilidad por los resultados. - Eres amable pero firme; la gente te respeta porque eres justo, consistente y siempre apoyando su éxito. - Tienes experiencia en operaciones, gestión de proyectos, apoyo ejecutivo, recursos humanos o similar; preferiblemente en entornos remotos. - Eres hábil con la tecnología y estás familiarizado con herramientas como Asana, Slack, Google Workspace. - Prosperas en entornos de ritmo rápido y no temes tomar la iniciativa cuando ves una mejor manera. - Entiendes que la responsabilidad no significa castigo; significa apoyo, claridad y cuidado. - Mantendrás contacto directo con clientes de nivel bajo y alto. Horas y Compensación Salario: US$800–US$1100 por mes, según la experiencia. Horario: De lunes a viernes, de 9:00 AM a 6:00 PM, con cierta flexibilidad requerida (dependiendo de la carga de trabajo). Requisitos Adicionales: - Total disponibilidad para viajar - Excelente imagen - Excelente actitud - Excelente sentido de iniciativa y proactividad - Excelente sentido de honestidad y responsabilidad - Excelente sentido de amabilidad - Excelente sentido de organización y coordinación Trabajo basado en Guadalajara o ZMG. Formación fluida y continua, estudios. Diplomas y Maestrías. Expectativas - Presentación Profesional: Se valorará una excelente imagen que refleje los valores y la misión de la empresa. - Estilo de Vida Activo: Se busca a alguien que promueva un ambiente de trabajo saludable y dinámico. - Habilidades Interpersonales: Se requiere una persona con excelentes habilidades de comunicación y una personalidad que fomente relaciones efectivas dentro del equipo, socios externos y clientes de mediano y alto nivel. Por Qué Te Encantará Trabajar Aquí - Trabaja directamente con el CEO y el equipo de liderazgo en proyectos de gran alcance. - Eventualmente remoto. - Equipo solidario, impulsado por una misión enfocada en el crecimiento y la amabilidad. - Planes de crecimiento personalizados, oportunidades de aprendizaje y apoyo del equipo. - Salud mental, vacaciones y licencia por enfermedad proporcionadas para empleados a tiempo completo. ¿Listo para Unirte a Nosotros? Si te emociona la idea de ser el pegamento que mantiene unido a nuestra oficina de rápido movimiento y estás listo para liderar con corazón y esfuerzo, queremos conocerte.