Curex Pharmaceutical solicita una Secretaria Ejecutiva de alto nivel para Presidencia.Responsibilities- Organización y planificación diaria de la orden del día del director.- Organización y administración de las comunicaciones de la dirección y coordinación de las actividades - Organización de la información que se utiliza en diferentes reuniones, como carpetas, material audiovisual o presentaciones digitales.- Elaboración de informes y cualquier otro documento pertinente, como presentaciones o propuestas.- Redacción de correspondencia y documentos complejos siguiendo las indicaciones de su superior, que pueden ser detalladas o no, y los prepara para su firma.- Procesamiento de documentación de gestión empresarial, confidencial o no, y la archiva de manera organizada según el propio criterio para facilitar su acceso posterior.- Organización y gestión de viajes de trabajo de la dirección (vuelos, trenes, hoteles, restaurantes, etc.).- Asistencia a reuniones cuando sea necesario y redacción de los informes o actas sobre los temas tratados.- Control, protección y almacenamiento de la documentación confidencial.- Organización de los expedientes y documentos.- Manejo avanzado de sistemas tecnológicos y manuales de información.- Asistencia a los eventos para apoyar en atención.- Atención a clientes visitantes bajo niveles de calidad y ética institucional, mientras esperan reunirse con el director.- Actividades de relaciones públicas en la empresa.- Organización de eventos o celebraciones de la empresa.- Capacitación individual y colectiva del personal nuevo de oficina.- Supervisión del progreso y la ejecución de las tareas del nuevo personal de oficina.- Vocero a nivel corporativo.- Selección y archivo de documentos y comunicaciones.- Detección de problemas y necesidades y la posible solución de los mismos.- Anticipación de soluciones para evitar los problemas con base en la información disponible.- Toma de notas de información relevante para hacer recordatorios.- Atención a llamadas telefónicas, programación de citas y recepción. - Asignación de tareas a los empleados de oficina, elaboración de cronogramas semanales o mensuales, y alineación con el flujo laboral diario.- Registro de los gastos departamentales y desarrollo de oportunidades para mejorar.- Saludar a los visitantes y dirigirlos a las personas correspondientes - Responder a las consultas en persona, por teléfono o correo electrónico. - Desarrollar e implementar procedimientos de oficina. - Mantener sistemas generales de registro de la empresa para resguardar la precisión de los archivos. - Visualizar documentos, reservar salas de reuniones, organizar conferencias telefónicas y tomar mensajes. - Realizar tareas administrativas, incluyendo archivar y fotocopiar.Control y manejo de la caja chica de la dirección general. QualificationsCONOCIMIENTOS- Nivel Académico A- Licenciatura en Carrera Adminsitrativa - Minimo 5 años de experiencia- Dominio en gestión del tiempo- Dominio el inglés al más alto nivel- Manejo avanzado de paquetería Office y otros relacionados. - Experiencia en el mantenimiento y priorización del calendario del Presidente. - Capaz de trabajar bajo presión- Capaz de trabajar independientemente. - Comportamiento amistoso y profesional. - Habilidades excepcionales de comunicación escrita y verbal.- Puntualidad impecable.
Job Title
Asistente Ejecutiva para Presidencia