Job Title

Buscamos unOffice Manageraltamente organizado, proactivo y orientado al detalle para supervisar las operaciones diarias de la oficina y asegurar que todas las actividades administrativas se desarrollen de manera eficiente. La persona ideal será el punto de contacto central para empleados, proveedores y visitantes, garantizando un ambiente de trabajo funcional, ordenado y profesional. Este rol requiere habilidades de coordinación, comunicación, resolución de problemas y una fuerte capacidad para priorizar tareas en un entorno dinámicoResponsabilidades : Administrar y conciliar estados de cuenta de proveedores y clientes , asegurando exactitud en los saldos, seguimiento oportuno a pagos y cobranza, así como una comunicación fluida con todas las partes involucradas. Registrar y actualizar los movimientos contablesde la empresa, garantizando que la información esté completa, ordenada y cumpla con los lineamientos contables y fiscales vigentes. Dar seguimiento a procesos de cobranza , incluyendo emisión de recordatorios, coordinación de pagos, negociación de fechas y registro de ingresos. Gestionar la facturaciónde manera puntual y precisa, verificando datos, montos, conceptos y cumplimiento de requisitos fiscales. Preparar y enviar reportes a autoridades regulatorias , asegurando que la información sea correcta y se entregue dentro de los plazos establecidos. Supervisar el cálculo y cumplimiento de obligaciones fiscales e impuestos , coordinando con asesores contables externos en caso de ser necesario. Liderar la gestión contable general , manteniendo resguardos adecuados, orden documental y procesos auditables para la empresa. Controlar y monitorear los gastos operativos , elaborando reportes periódicos que permitan analizar áreas de mejora y optimización. Generar reportes ejecutivos para dirección general y accionistas , presentando información clara, estructurada y orientada a la toma de decisiones. Administrar movimientos bancarios , conciliaciones, apertura/cierre de cuentas y relación con instituciones financieras. Gestionar y mantener actualizada la plataforma del sistema administrativo/operativo (Nexus) , asegurando que la información esté cargada correctamente y que los usuarios internos la utilicen de forma adecuada. Supervisar la operación diaria , asegurando el cumplimiento de procesos internos y la detección temprana de desviaciones. Coordinar actividades de logística , incluyendo programación de entregas, seguimiento de envíos, comunicación con transportistas y solución de incidencias. Identificar oportunidades de optimización operativa , proponiendo mejoras en procesos administrativos, operativos y de comunicación interna. Supervisar y coordinar al personal administrativo , asignando tareas, dando seguimiento a desempeño y garantizando un ambiente de trabajo organizado. Elaborar reportes periódicos de desempeño, resultados y operación para dirección , integrando información financiera, operativa y administrativa.Requerimientos Altas capacidades de organización , con habilidad para estructurar información, mantener control de múltiples procesos simultáneos y asegurar que todas las tareas sigan un flujo ordenado y eficiente. Habilidades de liderazgo , orientadas a coordinar equipos administrativos, tomar decisiones informadas, guiar procesos y fomentar un ambiente de trabajo colaborativo y productivo. Excelente administración del tiempo , priorizando actividades críticas, gestionando plazos y asegurando el cumplimiento oportuno de reportes, pagos, entregas y requerimientos internos. Capacidad para delegar actividades de manera estratégica , asignando responsabilidades según habilidades del equipo y dando seguimiento para garantizar resultados de calidad. Conocimientos sólidos de contabilidad , incluyendo registros, reportes financieros, control de gastos y comprensión de obligaciones fiscales. Conocimiento en logística , manejo de rutas, coordinación con transportistas, seguimiento de entregas y solución de imprevistos operativos. Comprensión de procesos operativos , identificando oportunidades de mejora y asegurando que las tareas de la operación diaria se ejecuten de manera eficiente y conforme a procedimientos establecidos. Habilidad para interactuar con clientes y proveedores , con una comunicación clara, profesional y orientada a construir relaciones de confianza y resolver necesidades o incidencias. Inglés avanzado , capaz de comunicarse verbalmente y por escrito con clientes, proveedores y accionistas internacionales, así como comprender documentación corporativa. Conocimiento de la industria energética , entendiendo sus dinámicas, normativas, actores clave y particularidades operativas, contables o regulatorias.